Fünf typische Fehler bei der Sharepoint-Integration

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4. Fehleinschätzung von Sharepoint als „intuitivem“ Produkt „out of the box“

Viele Verantwortliche für Sharepoint-Projekte sehen in der SharePoint-Technologie fälschlicherweise ein Produkt, welches man intuitiv bedienen kann. Die Folge: Die Anwender werden für die Zusammenarbeit via Sharepoint nicht geschult und ungeschulte Anwender steuern zudem die Berechtigungen weiterer Nutzer. Insbesondere die User-Experience und auch das Intranet selbst werden nicht geplant. Daraus resultiert, dass sich typische Projektziele wie Zeitersparnis bei Recherchen sowie der Aufbau einer gemeinsamen Wissensbasis nicht wie erwartet umsetzen lassen.

5. Collaboration-Planung ohne Business-Use-Cases

Wird die Sharepoint-Technologie in einem Unternehmen eingeführt, fehlt häufig ein Szenario bei der Umsetzung. Vielmehr wird spontan drauflos experimentiert mit Aufgabenstellungen wie „Wir machen mal ein Wiki“. Relevant wäre es hingegen, die Funktionalitäten des Sharepoints gezielt dort zu nutzen, wo im Wissensentstehungsprozess noch technische Unterstützung fehlt oder mangelhaft ausgebildet ist. Der Zusammenarbeit innerhalb von Sharepoint wird in vielen Unternehmen jedoch – in bester Absicht – freien Lauf gelassen, indem den Anwendern die Standard-Teamsite-Templates zur Verfügung gestellt werden. Dabei steht dann leider häufig nicht im Fokus, ob die Prozesse, das Know-how und die Zusammenarbeitskultur zueinander passen.

„Es ist wichtig, dass die Sharepoint-Technologie zwar den Anwendern den notwendigen Spielraum und die Funktionen bietet, damit diese auch ohne IT-Unterstützung schnell auf neue Anforderungen reagieren können. Zugleich muss die Sharepoint-Umgebung aber auch insgesamt überschaubar, steuerbar und beherrschbar bleiben“, erklärt IPI-Geschäftsführer Roland Klein. „Sharepoint bietet nicht automatisch durch die bloße Installation und technische Bereitstellung eine Lösung für diese grundlegende Herausforderung. Das System muss gezielt geplant und konzipiert werden. Insbesondere muss ein Sharepoint-Projekt auch als Mittel verstanden werden, die Kommunikations- und Informationsstrukturen im Unternehmen abzubilden und zu optimieren.“

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