Der Weg aus dem Buchhaltungs-Dschungel So schreiben Sie Software richtig ab und sparen bares Geld

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Abschreibungen sind essenzieller Teil des betrieblichen Rechnungswesens. Sie ermöglichen eine Verteilung der Kosten und somit des Aufwands der Anschaffung über die Lebensdauer des Investitionsobjektes.

Doch nicht nur Anlagen, Maschinen und Büroausstattung – auch Softwarelösungen können abgeschrieben und die Anschaffungskosten über die Jahre gelten gemacht werden. Diese Möglichkeit zahlt sich für viele Unternehmer aus, denn der Griff zu einer professionelleren und umfangreicheren Software ist meist die bessere Entscheidung als der Griff in eine kostenfreie und weniger professionelle Alternative.

Wichtig für die Abschreibung: Software ist nicht gleich Software

Jedoch gibt es einige Punkte zu beachten, denn Softwarelösungen unterscheiden sich essenziell. Für die Abschreibung ist es wichtig, die sogenannte Anwender- von der Systemsoftware zu unterscheiden. Letztere ist direkt mit der Hardware verbunden, wie etwa ein Betriebssystem. Anwenderprogramme hingegen sind einzelne Softwarelösungen, die von den Nutzern angewandt werden können, etwa Buchhaltungssoftware oder eine Software, die speziell für einen Nutzer programmiert wurde.

Es können Softwarelösungen nur dann als eigenständiges Wirtschaftsgut abgeschrieben werden, wenn diese keine Einheit mit der Hardware bilden. Sprich: Nur Anwendersoftware kann separat abgeschrieben werden. Systemsoftware hingegen kann nur in Verbindung mit der Hardware, also zum Beispiel mit dem Computer, abgeschrieben werden. Getrennte Buchungen gibt es in diesem Fall nicht, hier gelten die AfA-Tabellen für Computer.

Ob linear oder degressiv: die Nutzungsdauer ist entscheidend

Ganz generell gilt: Die Abschreibung von Software folgt im Allgemeinen denselben Prinzipien wie die Abschreibung anderer Vermögenswerte. Die lineare sowie die degressive Abschreibung sind dabei die häufigsten Methoden.

• Bei der linearen Abschreibung wird der Wert der Software über die geschätzte Nutzungsdauer gleichmäßig verteilt. Der jährliche Abschreibungsbetrag bleibt also konstant.

• Die degressive Abschreibung ermöglicht am Anfang eine schnellere und somit höhere Abschreibung und reduziert den Abschreibungsbetrag im Laufe der Zeit.

Softwarelösungen können also, wie andere Wirtschaftsgüter auch, normal abgeschrieben werden. Jedoch gibt es hier noch einige Punkte zu beachten: Die Nutzungsdauer individuell angefertigte Anwendersoftware mit Anschaffungskosten über 800 Euro kann über einen Zeitraum von fünf Jahren abgeschrieben werden. Handelsübliche Standardsoftware mit Anschaffungskosten über 800 Euro hingegen wird über drei Jahre abgeschrieben.

Unternehmen müssen nachweisen können, dass die Software tatsächlich über den Nutzungszeitraum, welcher der Abschreibung zugrunde gelegt wird, genutzt werden kann. Dies ist etwa über Lizenzen oder Verträge möglich. Kauft ein Unternehmen eine Lizenz für fünf Jahre, kann es die Nutzungsdauer entsprechend auf fünf Jahre festlegen. Liegen weder Verträge noch Lizenzen vor, so kann das Unternehmen auch auf interne Richtlinien und Erfahrungen zurückgreifen und die Nutzungsdauer schätzen. Zu bedenken und zu berücksichtigen ist dabei aber die technologische Entwicklung. Software kann schnell veraltet sein.

Im Jahr 2021 gab es eine Neuerung im Steuerrecht: Software darf ab dem Jahr 2021 rückwirkend auch sofort, also im Jahr der Anschaffung, abgeschrieben werden – und zwar unabhängig vom Kaufpreis. Dies gilt auch für Softwarelösungen, die vor dem Jahr 2021 angeschafft wurden und deren ursprüngliche Abschreibungsdauer von drei oder fünf Jahren noch nicht beendet ist.

Software mit Anschaffungskosten unter 800 Euro, sogenannte Trivialprogramme, zählen hingegen zu den beweglichen Wirtschaftsgütern mit geringem Wert (GWG – Geringwertige Wirtschaftsgüter) und werden entsprechend abgeschrieben. Sind sie günstiger als 250 Euro, dürfen sie sofort als Kosten verbucht werden. Bei einem Wert von 250 Euro bis 800 Euro sind sie als GWG zu erfassen und am Ende des Anschaffungsjahres abzuschreiben.

Schließlich stellt sich noch die Frage nach dem Umgang mit Updates. Wird eine Software regelmäßig aktualisiert, stellt sich die Frage, ob ein Update als ein eigenständiger Vermögenswert behandelt und entsprechend abgeschrieben wird oder ob das Update als laufende Wartungskosten behandelt und verbucht werden soll. Wird der immaterielle Gehalt einer Software durch ein Update aufrechterhalten bzw. fortgeschrieben, so liegt ein sofort abzugsfähiger Erhaltungsaufwand vor.

Investition in professionelle Software lohnt sich

Investitionen in gute, professionelle und umfangreiche Softwarelösungen sind in jedem Fall immer eine gute Lösung, an der man nicht sparen sollte. Sie vereinfachen den Arbeitsalltag und gestalten Prozesse effizienter. Von etwaigen Anschaffungskosten sollte sich jedoch niemand abschrecken lassen. Dank diverser Abschreibungsmöglichkeiten können diese Kosten stark minimiert werden. Diese Investitionen lohnen sich also in vielerlei Hinsicht.

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