Reibungsloser Datenaustausch zwischen Projektteams 3 Grundlagen für ein solides Projektmanagement-Toolkit

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Jedes Projekt ist anders. Das gilt auch für Teams, die an verschiedenen Projekten arbeiten. Aber keine Projektmanagement-Lösung deckt die unzähligen Bereiche eines Projekts oder die verschiedenen Bedürfnisse eines Projektteams ab. Unternehmen sollten daher ihr eigenes Projektmanagement-Stack aufbauen.

Innerhalb dieser Ansammlung verschiedener Projektmanagement-Lösungen, die sich nahtlos in die Prozesse und Arten der Zusammenarbeit der verschiedenen Teams einfügt, können die verschiedenen Softwarelösungen für einen reibungslosen Datenaustausch miteinander integriert werden. So verschwenden die Teams keine Zeit mit repetitiven Datenerfassungsaufgaben. Gut zusammengestellte Projektmanagement-Werkzeuge können zahlreiche typische Probleme von Projektteams verhindern, beispielsweise eine schlechte Planung, Kommunikationsverzögerungen oder Fehlschläge aufgrund eines unzureichenden Risikomanagements.

Die drei Grundlagen

Um einen soliden Projektmanagement-Stack aufzubauen, müssen Unternehmen die folgenden Bereiche mit Softwarelösungen abdecken:

• 1. Planung: In dieser Anfangsphase kalkuliert die Projektleitung die Zeit, das Budget und die menschlichen Fähigkeiten, die zur Projektdurchführung benötigt werden. Hierfür braucht sie Projektplanungstools, mit denen wichtige Aufgaben priorisiert und den richtigen Personen zugewiesen werden können.

• 2. Überwachung: Die kontinuierliche Überwachung von Projektmeilensteinen und -zielen ist unverzichtbar, wenn Projektpläne erfolgreich umgesetzt werden sollen. Mit Projektüberwachungstools können alle wichtigen Ergebnisse im Blick behalten werden.

• 3. Kommunikation: Der Erfolg eines Projekts hängt stark davon ab, wie effektiv die Teammitglieder zusammenarbeiten. Spezielle Software für die Zusammenarbeit kann dabei einen großen Unterschied machen.

Was Unternehmen für die Projektplanung benötigen

Für die Projektplanung werden zwei Arten von Projektmanagementlösungen benötigt. Zum einen eine Projektplanungssoftware. Mit dieser werden Aufgabenprioritäten verwaltet, damit Projekte rechtzeitig und im Rahmen des verfügbaren Budgets fertig werden. Mit der Software kann das Projektteam die kritischen Projektpfade aufzeichnen. Dabei werden Projekte in eine Abfolge von Aufgaben aufgeteilt und die nötige Zeit für deren Erledigung abgeschätzt.

Häufig umfasst die Software Funktionen wie Gantt-Diagramme, Kalender, Ressourcenplanung und Kommunikationstools. Zusätzlich kann es Funktionen für die Aufgabenverwaltung, Budgetierung und Ausgabenverfolgung geben. Projektplanungssoftware hilft dabei die Zeitachse des Projekts auf einem Kalender zu visualisieren, Aufgabenprioritäten und abhängige Aufgaben zu identifizieren, Risiken und Engpässe zu erkennen und mit Teammitgliedern über Projektzeitpläne zu kommunizieren.

Zum anderen benötigen Unternehmen eine Software für das Ressourcenmanagement, mit Hilfe dieser die Projektleitung Engpässe und Konflikte bei der Arbeitszuweisung erkennen kann. Unternehmen können mit der Software die Fähigkeiten und die Verfügbarkeit von Angestellten effektiv verwalten. Die Software dient dazu, die Zuteilung von Personen (Ressourcen) zu einem Projekt zu planen und zu optimieren. Zentrale Funktionen sind Mitarbeiterplanung, Qualifikationsabgleich, Personalprognosen und Stundenzettel-Management.

Ressourcenmanagement-Software hilft Personalzuweisung zu Projekten zu planen, vorhandenes oder noch benötigtes qualifiziertes Personal zu überblicken und von Angestellten zur Erledigung von Aufgaben benötigte Zeit zu verfolgen.

Softwarelösungen für die Projektüberwachung

Besonders entscheidend für die Projektüberwachung sind folgende Lösungen:

Mit Projekttracking-Software können Unternehmen verschiedene Bereiche eines Projekts nachverfolgen, beispielsweise Zeitplan und Budget. Mit der Software können wichtige Projektmetriken kontinuierlich überwacht und die bisherige Performance analysiert werden, um zukünftige Projektpläne zu optimieren. Die Software bietet fortgeschrittene Berichtsfunktionen, um Daten zu visualisieren und Projekt-KPIs zu messen. Projekttracking-Software hilft den Status von Projektzeitplänen und Meilensteinen im Blick zu behalten, die Ressourcenauslastung zu visualisieren und Entscheidungen anhand von Erkenntnissen aus der früheren Projekt-Performance zu treffen.

Software für die Zeit- und Spesenerfassung wird genutzt, um die für Aufgaben und Projekte aufgewendete Zeit und die projektbezogenen Kosten zu verfolgen. Sie bietet Funktionen wie Zeiterfassungstools, Ausgaben-Tracking und projektbasierte Buchhaltung, um Rechnungen für Kunden zu erstellen und unnötige Projektkosten zu identifizieren. Zeit- und Spesenerfassung hilft Arbeitszeiten der Angestellten im Blick zu behalten, Material- und Reisekosten im Zusammenhang mit Projekten nachzuverfolgen und die Auslastung von Angestellten über Berichte zu analysieren.

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Softwarelösungen für die Projektkommunikation

Für die Kommunikation im Projekt helfen folgende Tools:

Software für die Teamkommunikation hilft Teams, Verzögerungen in der Kommunikation zu vermeiden, die zu verpassten Deadlines führen könnten. Zu den üblichen Funktionen gehören Privat- und Gruppenchats, Anrufe und Videoanrufe, Bildschirmfreigaben und Dateiübertragungen. Kommunikationstools helfen vor allem, wenn dein Team von verschiedenen Orten aus arbeitet (beispielsweise im Homeoffice) oder an Projekten beteiligt ist, die eine ständige Kommunikation erfordern, um Zweifel zu klären, Ideen zu brainstormen oder Neuigkeiten mitzuteilen. Software für die Teamkommunikation hilft zudem Nachrichten und Dateien an Einzelpersonen und Gruppen zu senden, Bildschirme und Präsentationen zu übertragen sowie Anrufe und Videoanrufe über Computer oder mobile Apps zu tätigen.

Dokumentenmanagementsoftware unterstützt Unternehmen dabei, eine durchsuchbare und organisierte Ablage mit projektbezogenen Dokumenten und Aufzeichnungen zu erstellen. Mit Funktionen wie Indexierung, Berechtigungsverwaltung und Dokumentenveröffentlichung können Unternehmen Dokumente erstellen, bearbeiten und verschiedene Versionen in organisierten digitalen Bibliotheken speichern. Dokumentenmanagementsoftware unterstützt dabei, eine digitale Ablage für Dokumente zu erstellen, sensible Informationen in einem sicheren Portal aufzubewahren und den Benutzerzugriff auf Projektinformationen zu kontrollieren.

* Die Autorin Ines Bahr ist Senior Content Analyst bei Capterra, einer unabhängigen Such- und Vergleichsplattform für Unternehmenssoftware. Das Unternehmen bietet verifizierte Nutzerbewertungen und unabhängige Testberichte in über 800 Softwarekategorien, die monatlich mehr als drei Millionen Käufer dabei unterstützen, die passende Software zu finden.

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