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Lizenzierung, Abomodelle, Aktualisierungen und Spielräume Windows 10 und Office in Unternehmen

Autor / Redakteur: Thomas Joos / Dr. Stefan Riedl

Windows 10 und Office 2013/2016 sind eine gerne genutzte Kombination. Letzteres gibt es auch im Abomodell, im Gegensatz zu Windows-Clientsystemen. IP-Insider gibt eine Übersicht.

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Windows 10 und Office im Unternehmen richtig lizenzieren
Windows 10 und Office im Unternehmen richtig lizenzieren
( © fotomek - Fotolia)

Neben Windows 10 setzen viele Unternehmen auch auf Microsoft Office 2013/2016. Im Gegensatz zu Windows-Clientsystemen oder den verschiedenen Microsoft-Servern, lässt sich Office 2013/2016 auch über ein Abomodell nutzen.

Dieses trägt die Bezeichnung Office 365, darf aber nicht mit der Cloudlösung Office 365 verwechselt werden, über die Microsoft Exchange, SharePoint und Skype for Business (ehemals Lync) anbietet.

Kompatibilität

Zunächst muss bei möglichen Aktualisierung auf Office 2016 auf die Kompatibilität von Outlook 2016 geachtet werden.

Die neue Outlook-Version lässt sich aktuell noch nicht an Exchange 2007 anbinden. Microsoft arbeitet aber an dem Problem. Um Windows 10 und Office 2016 optimal zu lizenzieren, haben Unternehmen weiterhin ähnliche Möglichkeiten, wie bei den Vorgängerversionen.

Beim Einsatz mehrerer Rechner bieten sich häufig die Volumenlizenzprogramme Open, Select Plus und EA (Enterprise Agreement) an. Allerdings gibt es diese im Fall von Windows 10 meistens nur als Upgrade-Lizenz. Das heißt, Unternehmen müssen ein Betriebssystem für jeden Rechner vorweisen, das ein Update zu Windows 10 erlaubt. Das erfüllen Windows 7 und Windows 8.

Legale Aktualisierung

Unternehmen, die Volumenlizenzen von Windows 7 oder Windows 8 einsetzen, müssen für die legale Aktualisierung einiges beachten. Der Vorgang darf nicht skriptgesteuert durch Administratoren oder Berater gestartet werden. Die Aktualisierung zu Windows 10 muss auf jedem PC mit lokalen Administrator-Rechten gestartet werden. Außerdem darf der Rechner für den Zeitraum der Registrierung kein Bestandteil einer aktiven Windows-Domäne sein. Microsoft geht auf diesen Sachverhalt in einem Blogbeitrag genauer ein.

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Office 2016 oder Office 365?

Für Unternehmen stellt sich oft die Frage, ob sie Office 2016 als herkömmliche Version lizenzieren sollen oder im Abomodell bei Office 365. In vielen Fällen, vor allem bei Office 2016, sind die Abomodelle günstiger. Dazu kommen Zusatzfeatures wie mehr Cloudspeicher sowie ein vollwertiges Exchange-Postfach. Die Lizenzen für die Installation von Office 2016 erlauben teilweise die Installation auf bis zu fünf Computern oder Mac-Rechnern. Im Gegensatz zur einmaligen Zahlung der Lizenz ist dagegen eine monatliche Zahlung fällig. Microsoft informiert über die Unterschiede auf einer eigenen Webseite.

Hier sollte genau geprüft werden, welche Variante am besten geeignet ist. Wer die Vorteile herkömmlicher Installationen mit Office 365 vergleichen will, wird ebenfalls bei Microsoft fündig.

Firmen, die Microsoft Software Assurance (SA) abschließen, können immer automatisch das neueste Microsoft-Betriebssystem einsetzen, das im Vertrag enthalten ist.

SA ist der Wartungs- und Supportvertrag für Volumenlizenzverträge. Diese Verträge werden häufig eingesetzt, wenn in Unternehmen die Enterprise-Version von Windows 10 genutzt werden soll.

Step-Up-Lizenzen

Eine Variante der Software-Assurance sind die so genannten Step-Up-Lizenzen, auch SKU genannt. Diese bieten die Möglichkeit, günstiger von einer Version zu einer neuen zu wechseln. Der Vorteil dieser Lizenzen ist der Preis, da Kunden nur die Differenz zwischen der aktuell eingesetzten Software und der neuen Version zahlen. Diese Art des Bezugsmodells ist nicht nur für Windows 10 interessant, sondern auch für Office 2016.

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Die Step-Up-Lizenzen sind für viele Microsoft Produkte verfügbar, wie beispielsweise für Office, Windows 7 oder Visual Studio. Step-Up setzen eine gültige Software Assurance voraus. Außerdem muss ein Volumenlizenzvertrag wie Open-Value abgeschlossen werden.

OEM-Versionen

Liegen für manche Rechner keine Betriebssystemlizenzen vor, können OEM-Versionen ein guter Weg zu günstigen Lizenzen sein. Microsoft bietet für Windows 10 auch so genannte „Legalization Get Genuine“-Versionen im Volumenlizenzprogramm an. Dabei handelt es sich sozusagen um die nachträgliche korrekte Lizenzierung von fehlerhaft lizenzierter Software. Microsoft bietet diese Art der Lizenzierung ab fünf Rechnern an. Microsoft bietet dabei verschiedene Pakete an.

Das „Get Genuine Online Kit“ bietet Legalisierungsrechte für Windows 7, das „Get Genuine Windows“ für Windows 8, Windows 8.1 und Windows 10.

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Lizenzierung von Office 2016 mit Windows 10

Office 2016 ist sozusagen die offizielle Office-Version von Windows 10. Selbstverständlich unterstützen auch die Vorgänger Office 2010/2013 das neue Microsoft-Betriebssystem, aber Office 2016 wurde für den Betrieb mit Windows 10 optimiert. Im Gegensatz zu Windows 10 können Unternehmen Office 2013 nicht kostenlos auf Office 2016 aktualisieren.

Genauso wie Windows 10 bietet Office 2016 neue Funktionen im Bereich Teamwork, funktioniert optimal mit Tablets sowie Smartphones und kann auch parallel auf mehreren Geräten eingesetzt werden.

Abonnenten von Office 365, die aktuell noch Office 2013 einsetzen, können kostenlos auf Office 2016 updaten. Dazu wird einfach das Installationsprogramm gestartet, mit dem Office aus der Cloud heruntergeladen wird. Natürlich besteht weiterhin die Möglichkeit Office 2013 einzusetzen, allerdings erfolgt das technisch über Umwege, da Microsoft die neue Office-Version verteilen möchte. Wie dabei vorgegangen wird, erklärt Microsoft in der Hilfe für Office 365

Das Microsoft Volumenlizenzprogramm ist ab fünf Lizenzen sinnvoll, wenn auf Open-NL gesetzt wird. Microsoft bietet verschiedene Rabatte, die nach einem Punktesystem erteilt werden. Diese tragen die Bezeichnung Open-C, für Behörden Open-D und für Bildungseinrichtungen Open-E. In diesem Bereich bietet Microsoft aber auch weitere Pakete an. Hier sollte ein Lizenzierungsexperte beauftragt werden, um die optimale Lizenzierung zwischen Open-Value, Open-Value-Subscription und School-Agreement zu erfragen.

Lizenzierungsvarienten

Nutzen Unternehmen Lizenzierungsvarianten mit Virtual Desktop Access, zum Beispiel Open-License, Open-Value, Select-Plus und Enterprise-Agreement, besteht die Möglichkeit, lokale Installationen von Windows 10 einzusetzen. Parallel dürfen die Anwender mit einer VDI-Lösung oder Windows to Go arbeiten, ohne weitere Lizenzen zu nutzen. Abhängig vom eingesetzten Vertrag, dürfen Anwender auf ihren Rechnern auf weitere Windows-Installationen virtualisieren, zum Beispiel über Hyper-V.

Diese virtuellen Betriebssysteme sind mit manchen Verträgen, zum Beispiel Open-License, Open-Value, Select-Plus und Enterprise-Agreement abgedeckt, teilweise muss dies aber gesondert vereinbart werden.

Software-Assurance-Vertrag

Um VDA zu verwenden, muss ein Software-Assurance-Vertrag für das lizenzierte Gerät vorliegen. Allerdings darf in diesem Fall nur ein Hauptbenutzer mit dem System arbeiten. Andere Benutzer dürfen zwar mit dem Computer arbeiten, erhalten aber kein Recht zusätzlich eine VDI-Lösung oder Windows-to-Go zu nutzen.

Stellen Unternehmen den virtuellen Desktop über Remote-Desktop-Services (RDS) zur Verfügung, sind zusätzlich Serverzugriffslizenzen (Windows-Server-CALs und RDS CALs) erforderlich.

Diese werden durch die Windows 10-Lizenzierung nicht abgedeckt, sondern sind immer zusätzlich notwendig.

Companion Subscription License

Zusätzlich gibt es noch die Companion Subscription License (CSL). Diese erlaubt dem Hauptbenutzer und keinem anderen Benutzer des Rechners, zusätzlich bis zu vier private Geräte mit CSL zu lizenzieren, damit von diesen Rechnern aus ein Zugriff auf eine VDI-Umgebung oder Windows-to-Go erlaubt ist.

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Über den Autor

 Thomas Joos

Thomas Joos

Freiberuflicher Autor und Journalist