Suchen

DocuSign unterstützt Automatisierung der Prozesse Wie CLM-Systeme das Vertragsmanagement ins 21. Jahrhundert bringen

Autor / Redakteur: Frank Harter* / Elke Witmer-Goßner

Seit Jahrhunderten nutzen Menschen Verträge, um Geschäfte und Partnerschaften abzuschließen. Was mit mündlichen Vereinbarungen auf Bauernmärkten im Mittelalter begann, ist heute ein gigantischer Pool aus Milliarden schriftlicher Dokumente, die jede Sekunde neu zwischen Menschen und Organisationen auf der ganzen Welt geschlossen werden.

Firma zum Thema

Oft sind veraltete Tools für die Vertragsverwaltung im Einsatz, weshalb tausende wichtiger Dokumente von Systemen abhängen, die dafür nicht ausgelegt sind.
Oft sind veraltete Tools für die Vertragsverwaltung im Einsatz, weshalb tausende wichtiger Dokumente von Systemen abhängen, die dafür nicht ausgelegt sind.
(Bild: gemeinfrei© Gerd Altmann / Pixabay )

Jeder dieser Verträge enthält Verpflichtungen und Verbindlichkeiten, die im Extremfall über das Bestehen oder Scheitern von Unternehmen und privaten Existenzen entscheiden können. Und die Tendenz, in Zukunft noch mehr und vor allem kleinteiligere Verträge abwickeln zu müssen, steigt. Immer strengere rechtliche Regelungen (wie zum Beispiel die DSGVO) zwingen Unternehmen dazu, sich gegenüber Kunden und Partnern stärker vertraglich abzusichern.

Trotz dieser immensen Menge an wichtigen Dokumenten, steckt das Vertragsmanagement in vielen Unternehmen erstaunlicherweise aber noch immer in den Kinderschuhen: Laut einer Umfrage des Marktforschungsunternehmens Forrester zusammen mit DocuSign (Forrester The State of Contract Management 2019) nutzen 31 Prozent der Befragten Fach- und Führungskräfte Excel oder andere Systeme zur Tabellenkalkulation als Grundlage für das Vertragsmanagement in ihren Unternehmen. Das Problem: Abstimmungsprozesse werden dadurch nicht nur langsam, sondern auch anfällig für menschliche Fehler.

Optimiertes Vertragsmanagement

Um solche vermeidbaren Risiken auszuschließen, bieten immer mehr Provider Lösungen für das Contract Lifecycle Management (CLM) an, die Verträge auf Basis einer eigens dafür entwickelten Software überwachen. Diese Systeme leiten den Nutzer automatisch und unter Berücksichtigung aller rechtlichen Regularien durch den Lebenszyklus eines Vertrages: Von der Entstehung bis zur Auflösung, Archivierung oder Verlängerung.

Dabei gibt es einiges zu beachten, wenn ein Unternehmen ein solches CLM-System einführen möchte. Darauf kann es sich aber mit und sein Team optimal vorbereiten. Als einer der weltweit größten Anbieter im Bereich CLM haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, aufkommende Fragen so transparent wie möglich zu beantworten.

Schritt für Schritt zu automatisiertem CLM

1. Vorlagen definieren

Werden im Büroalltag Vertragsvorlagen benötigt, wird es nicht selten hektisch: Der Vertrag muss schnell aufgesetzt werden und man sucht unter Altverträgen nach einer Vorlage, die man für den neuen Entwurf nutzen kann. Oft gibt es dann aber keinen Kontrollmechanismus, der dem Mitarbeiter sagt, ob diese Vorlage überhaupt noch aktuell und damit gültig ist. Einer der ersten Schritte auf dem Weg zum CLM ist es also, die Verträge zu identifizieren, die mit einem automatisierten Prozess generiert werden können und dafür verbindliche Vorlagen zu schaffen. Über ein CLM-System lässt sich dann für jede Vorlage genau erfassen, welche Felder, Absätze und Abschnitte typischerweise als Teil der Vertragsvorbereitungen ausgefüllt oder angepasst werden müssen. Hier können je nach Bedarf unterschiedliche Quellen genutzt werden, wie zum Beispiel die freie Formulareingabe durch den Benutzer oder Begriffe aus einer Klauselbibliothek. Außerdem können geltende Geschäftsregeln bei der Eingabe automatisiert berücksichtigt werden.

2. Der erste Schritt: Den Arbeitsablauf regeln

In CLM-Systemen können die Nutzer Arbeitsabläufe und Prozesse für jede Art von Vertrag selbst festlegen – so wie auch im analogen Arbeiten mit Systemen wie Excel oder Word. Der Unterschied: Ein CLM hält sich strikt an die vorgegebenen Abläufe und gibt Dokumente automatisch in der richtigen Reihenfolge an die bearbeitenden Personen weiter. Menschliche Fehler wie Verwechslungen oder Verspätungen werden so minimiert und behindern den Prozess nicht mehr.

3. Das Herzstück: Die Klauselbibliothek
Sobald die Bearbeitung eines Vertrages beginnt, rückt die sogenannte Klauselbibliothek in den Fokus. Sie enthält alle traditionell verhandelten Bedingungen, die über ein CLM-System automatisiert in Verträge übernommen werden können. Um sicherzugehen, dass Klauseln nur von dafür befugten Personen eingesetzt werden können, lassen sie sich beliebig mit Zugriffsrechten versehen. Jedes Unternehmen kann damit selbst festlegen, welche Klauseln beispielsweise ausschließlich durch die Rechtsabteilung, die Geschäftsleitung oder andere Unternehmenseinheiten eingesetzt werden können.

4. Die Sache wird ernst: Die Signatur
Ein digitales Vertragsmanagement kann nur funktionieren, wenn auch die Signatur digitalisiert ist. Ansonsten wüsste das System nicht, welche Freigabeprozesse bereits abgeschlossen sind und welche nicht. Daher braucht es für ein CLM auch eine verlässliche E-Signatur-Software, die ebenfalls noch einmal dazu beiträgt, Prozesse zu beschleunigen und sicherer zu machen. In der Regel bieten CLM-Provider wie DocuSign aber immer auch passende E-Signatur-Systeme an.

5. Wohin mit all den Verträgen? Das Vertragsarchiv
Ein weiter Schlüsselfaktor im Lebenszyklusmanagement von Verträgen ist die Art und Weise, wie Dokumente gespeichert, organisiert und zugänglich gemacht werden. Hier kommt das Vertragsarchiv ins Spiel: Die Verträge werden dafür in einer Cloud gespeichert, zu der man rund um die Uhr Zugriff hat, Lagerkosten fallen nicht an. Vorher ausgewählte Attribute und Metadaten können dabei als Filter innerhalb der Suchergebnisse und Berichte dienen. Eine automatisierte Ordnerstruktur im zentralisierten Archiv hilft, Dokumente strukturiert und leicht auffindbar zu archivieren. Auch können Dokumente einfach über ein Suchwort gefunden werden.

6. Vor dem Einsatz – Zeitplan für die Implementierung und den Roll-out
Bevor ein CLM-System final im Unternehmen eingeführt wird, sollte geprüft werden, welche Akteure und Abteilungen daran beteiligt sein werden. Hier sollte man im Vorfeld die Chance nutzen, Erwartungen und Ideen aller Beteiligten einzuholen und in die Bearbeitung der oben genannten Punkte einfließen zu lassen. Außerdem ist es sinnvoll, den Rollout (und dazu gehört auch das Sammeln von internem Feedback) von einem speziell dafür zusammengestellten Team überwachen zu lassen. Bei der Planung sollten Unternehmer sich folgende Fragen stellen: Wer muss an diesem Projekt beteiligt werden? Müssen Personen oder Gruppen zu Beginn, in der Mitte oder am Ende des Projekts einsteigen? Wie weit wird das Projekt insgesamt ausgerollt? Wer braucht Zugang zum System? Wie viele Lizenzen werden benötigt? Sind diese Fragen beantwortet und die Zugänge geschaffen, steht einem erfolgreichen Roll-out nichts mehr im Wege.

Gesparte Zeit, gespartes Geld

Frank Harter, DocuSign.
Frank Harter, DocuSign.
(Bild: DocuSign)

Ein CLM-System einzuführen macht also auf den ersten Blick erst einmal Arbeit – Teams müssen gebildet und Regeln definiert werden. Vor allem muss man kritisch hinterfragen, wie zeitgemäß das bisherige Vertragsmanagement noch ist. Vielleicht ist das einer der Gründe, aus dem viele Unternehmer sich noch nicht trauen, die bekannte Welt von Excel und Co. zu verlassen. Unser Tipp aus der Praxis: Berechnen Sie, wie lange der Weg vom Aufsetzen eines Vertrags bis zum Abschluss bisher dauert und wie viele Personen im Unternehmen daran beteiligt sind. Denn schaut man sich an, welche Zeitersparnis Unternehmen nach der Einführung von CLMs verzeichnen, wird schnell klar: Der Aufwand lohnt sich – und macht sich noch schneller bezahlt.

* Der Autor Frank Harter ist Area Vice President & Managing Director bei DocuSign.

(ID:46576596)