Lizenz-Management Wenn Miete und Cloud für Kopfzerbrechen sorgen

Mietmodelle ersetzen zunehmend Kauflizenzen und virtualisierte Anwendungen gewinnen kontinuierlich an Popularität. Entgegen der Meinung mancher Verantwortlicher lichten Miete und Cloud keineswegs das Lizenz-Dickicht, sondern fügen Stolperfallen hinzu.

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Gleichzeitig gehören Software-Audits mittlerweile zum Alltag. Steigende Komplexität trifft auf verstärkte Kontrolle. Unternehmen haben daher gute Gründe, ihre Prozesse für Software Asset Management (SAM) auf den Prüfstand zu stellen.

Mietmodelle breiten sich vor allem aus zwei Gründen rasant aus: Die großen Hersteller wenden sich zunehmend von der herkömmlichen Kauflizenz ab und bringen immer mehr Mietmodelle auf den Markt. Zum anderen setzen Start-up-Unternehmen für ihre Produkte von Anfang an ausschließlich auf Abo-Modelle. Viele Lizenzprogramme sind schon ausgereift und die Anwenderakzeptanz nimmt ständig zu. Nicht überraschend – denn die Entwicklung hat Vorteile für beide Seiten. Anhand der Verträge weiß der Hersteller genau, wann er wie viel Geld bekommt. Zudem kann er durch Internet-basierte Mechanismen überprüfen, ob die Lizenzen noch gültig sind und so Unterlizenzierungen der Kunden erschweren. Die Anwenderunternehmen hingegen zahlen regelmäßig kleinere Beträge und müssen nicht mehr so große Einmalinvestitionen zu Lizenzbeginn tätigen.

Mietlizenzen und ihre Tücken

Die größte Veränderung betrifft das Nutzungsrecht. Bei einer Kauflizenz darf die Anwendung in der erworbenen Version oder Edition zeitlich unbegrenzt verwendet werden. Die einzige Herausforderung besteht darin, die Lizenzbestimmungen, die sich von Anwendung zu Anwendung unterscheiden können, zu kennen – eine typische Aufgabe des Lizenz-Managements. Im Gegensatz dazu endet bei einer Miet- oder Abonnementlizenz das Nutzungsrecht, sobald das Vertragsverhältnis ausläuft. Häufig prüft eine Online-Abfrage regelmäßig die Gültigkeit der Lizenzen. Sobald die Hersteller-Datenbank das Mietende mitteilt, stellt die Software ihren Betrieb ein und sämtliche Funktionalität lässt sich nicht mehr nutzen.

Selbst wenn die Weichen eindeutig in Richtung Mietmodelle gestellt sind, wird es weiterhin Kauflizenzen im Softwarebestand der Unternehmen geben. Kauf- und Mietlizenzen müssen daher mit all ihren Eigenheiten parallel erfasst und verwaltet werden. Denn auch wenn Unternehmen Software ausschließlich mieten, bedeutet das nicht, dass sie vor Audits geschützt und automatisch compliant sind. Zwar existieren Mechanismen, die das Ausmaß der Compliance-Verletzungen reduzieren. Gänzlich verhindern lassen sie sich aber nicht. Ein gutes Beispiel hierfür ist Office 365 von Microsoft, das in mehreren Ausprägungen angeboten wird. In manchen Editionen darf die Software neben der Online-Variante ebenso lokal installiert werden und bei anderen kategorisch nicht. Andere Mietmodelle erlauben die Installation auf physikalischen Geräten, aber nicht auf virtuellen. Durch diese Besonderheiten drohen die gleichen Unterlizenzierungsrisiken wie bei den Kauflizenzen.

Auf der anderen Seite laufen Unternehmen Gefahr, überlizenziert zu sein. Übersehen sie das Recht auf Mehrfachinstallation, erwerben sie möglicherweise mehr Lizenzen als gebraucht und binden dadurch unnötig Kapital. Dieser Fall stellt in Audits zwar kein Problem dar, dennoch verletzt das Unternehmen die Compliance – nämlich die eigene.

Virtualisierung ist nicht gleich Virtualisierung

Neben dem Wandel von Kauf- zu Mietlizenzen verändert die zunehmende Virtualisierung das Aufgabenspektrum des Software Asset Management. Zu On-premise-Lizenzen kommen nun virtualisierte und Cloud-Lizenzen hinzu. Wie stark die Komplexität im Lizenz-Management ansteigt, hängt davon ab, was Unternehmen virtualisieren. Die Spannbreite reicht von Infrastructure-as-a-Service (IaaS), bei dem zusätzliche Rechnerkapazität angemietet wird, bis hin zum Software-as-a-Service (SaaS), bei dem Unternehmen das tatsächliche Software-Endprodukt erwerben.

Jede einzelne Komponente bringt ihre eigenen Lizenzbestimmungen mit sich. Zusätzliche Komplexität entsteht durch die Interaktion der Elemente, etwa wenn SaaS-Produkte auf IaaS-Strukturen installiert werden. Die meisten SaaS- und IaaS-Angebote stammen von unterschiedlichen Herstellern. Die Kompatibilität lässt sich nicht immer voraussetzen. Je mehr Produkte im Unternehmen im Einsatz sind, desto mehr Querverbindungen entstehen, deren Übereinstimmungen mit den Lizenzbedingungen wiederum überprüft werden müssen.

Cloud ist nicht gleich Cloud

Auch beim Begriff Cloud treten Unterschiede auf: Unternehmen können im eigenen Rechenzentrum Private-Cloud-Strukturen etablieren oder sie nutzen die Public Cloud von Herstellern wie Microsoft oder VMware. Aber je nachdem, ob eine dedizierte Cloud oder geteilte Cloud angemietet wurde, können sich wieder Unterschiede in der Lizenzierung auftun. Daneben existieren Zwischenlösungen, sogenannte Hybrid Clouds, bei denen ein Teil der Anwendungen im eigenen Rechenzentrum und andere wiederum auf der Plattform des Herstellers laufen.

Eng verknüpft mit der Cloud ist das Thema Datenschutz. Mittlerweile haben die meisten großen Hersteller auf die Kritik der Anwender reagiert und Rechenzentren in Deutschland beziehungsweise Europa errichtet. Nun enthalten viele Verträge zwischen Hersteller und Anwender genaue Angaben zum Speicherort der Daten und zum Hauptsitz des Herstellers. Je stärker also Unternehmen auf den Datenschutz Wert legen, desto intensiver sollten sie sich mit den Vertragsdetails beschäftigen.

Bessere Prozesse

Anstatt die Komplexität im Lizenz-Management zu reduzieren, verschärfen die aktuellen Trends die Lage somit zusätzlich. Denn die bekannte Vielfalt bei den Kauflizenzen lässt sich ebenso auf die Miet- und Virtualisierungsangebote übertragen. Dabei sollten Unternehmen bedenken, dass sich die Komplexität nicht einfach nur verdreifacht. Durch die Kombination unterschiedlicher Lizenztypen wird diese potenziert – genauso wie der Aufwand, alles im Blick zu behalten.

Der Inhalt von Audits und Compliance-Projekten verändert sich durch die neuen Lizenztrends dagegen nicht. Im Zentrum steht weiterhin die Lizenzbilanz, also der Abgleich der bezahlten Lizenzen mit den tatsächlich verwendeten. Die Herausforderung besteht vielmehr darin, das vorhandene Lizenzwissen zu erweitern sowie regelmäßig zu aktualisieren und die bestehenden Abläufe an die neuen Lizenztypen anzupassen. Der Wandel der Modelle ist noch lange nicht abgeschlossen und bringt täglich neue Arten von Lizenzbestimmungen hervor. Lizenz-Management lässt sich daher nicht mehr als einzelnes Projekt betrachten, sondern muss als langfristiger, kontinuierlicher Prozess konzipiert werden.

Full-Time-Aufgabe

Ein effizientes Lizenz-Management setzt viel früher an als nur bei der reinen Verwaltung der Lizenzen. Angesichts der Vielfalt an Möglichkeiten benötigen Unternehmen von Anfang an eine klare Lizenzstrategie, die sich auf ausgewählte Anwendungen konzentriert. Dabei müssen intern unterschiedliche Interessen und Faktoren berücksichtigt werden. Aus kaufmännischer Sicht zählen dazu beispielsweise Vertragsbindung, Budgetplanung und Kapitalbindung. Für den Anwender steht die Aktualität der Software im Vordergrund. Der IT-Abteilung geht es um Datensicherheit sowie eine einfache Verwaltung der Software.

In einem weiteren Schritt müssen die Kommunikation und Prozesse zwischen den beteiligten Abteilungen, also Personal, Einkauf und IT, gut organisiert sein. Denn in vielen Lizenzbestimmungen verbergen sich Wechselwirkungen, die leicht übersehen werden. Beispielsweise führen zusätzliche Prozessoren in einem Server bei manchen Anwendungen zu zusätzlichen Lizenzkosten. Dies verlangt nach organisatorischen Veränderungen, die sich nur teilweise durch Automatisierungen mit geeigneten SAM-Tools umsetzen lassen.

Lieber helfen lassen

Im Fokus des Lizenz-Managements bleibt dennoch der richtige Umgang mit den Software-Lizenzen. Der Aufwand dafür hängt natürlich von mehreren Faktoren ab: die Unternehmensgröße, die Anzahl der Hersteller, für deren Produkte Lizenzbilanzen benötigt werden, die Bandbreite der eingesetzten Software sowie die einzelnen Zielsetzungen der Unternehmen. Manche IT-Abteilung ist von diesem Aufwand für das Lizenz-Management überfordert. Anstatt alles autark umsetzen zu wollen, bieten sich spezialisierte Dienstleister unter Umständen als kosteneffizientere Alternative an. Sie unterstützen bei der Definition der richtigen Strategie und helfen bei der akkuraten Umsetzung. Durch die umfangreichere Expertise und dem aktuelleren Know-how können sie oftmals bessere und kostengünstigere Lösungen finden. In Form von Managed Services lassen sich sowohl das gesamte Lizenz-Management als auch nur Teilbereiche davon auslagern.

Aktuelle Entwicklungen weisen den Weg: Die große Komplexität im Software Asset Management wird bleiben und sogar zunehmen. Denn nicht nur die Auswirkungen der Virtualisierung sind immens, auch weitere technische Veränderungen mit ihren eigenen Effekten auf die Lizenzbestimmungen werden folgen. Die alte kaufmännische Frage „Make or Buy“ wird diesen Bereich noch intensiver dominieren als bisher. Angesichts des Aufwandes dürften sich viele Unternehmen für eine Auslagerung entscheiden. Dadurch können sie sich auf ihre eigenen Kernkompetenzen konzentrieren und dennoch ein hochwertiges und kostenoptimiertes Lizenz-Management erreichen.

Carsten Wemken, Comparex Deutschland.

* Carsten Wemken ist Consultant Software Asset Management bei Comparex Deutschland.

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