Das Prinzip „Nutzen statt besitzen“ setzt sich auch am Arbeitsplatz durch Was steckt hinter „WaaS“?

Der „as a Service“-Trend ist am Arbeitsplatz angekommen: Die gesamte IT, den digitalen Arbeitsplatz, nur noch mieten, statt Laptops, Handys und Software-Lizenzen zu kaufen, hat gerade für KMUs und Startups viele Vorteile.

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„Workplace-as-a-Service“, kurz „WaaS“, der Arbeitsplatz „als ein Service“ – was dies genau bedeutet, darüber ist sich der Markt noch nicht einig. Die Angebote sind schwierig miteinander vergleichbar, meistens punktuell. Mal wird unter WaaS die Bereitstellung von IT-Infrastruktur, mal der Verkauf von Lizenzen für Cloud-Dienste, dann wieder ein Portfolio aus Hardware-Endgeräten mit Office 365 gefasst. Das Gros der Anbieter konzentriert sich auf die Anforderungen größerer Unternehmen, manchmal mit lokalem Fokus. Wenige Dienstleister adressieren KMUs. Das ist insofern erstaunlich, als das Statistische Bundesamt errechnete, dass rund 96 Prozent der Unternehmen in Deutschland 50 oder weniger Mitarbeiter beschäftigen.

Der WaaS-Markt ist also unübersichtlich. Noch. Was allen Workplace-as-a-Service-Angeboten gemein ist, ist das Mietmodell, wie wir es aus anderen „as-a-Service“-Angeboten, etwa aus dem Bereich Software, kennen. Die IT wird für ein definiertes Zeitintervall, in der Regel pro Monat, gemietet. Dahinter steckt ein gesellschaftlicher Trend, den wir mit der Phrase „Nutzen statt besitzen“ wohl recht gut treffen. Die Aufgabe, die erledigt werden soll, ist nicht mehr zwangsläufig mit dem Gegenstand oder dem Besitz des Gegenstands, der hierzu notwendig ist, verbunden. Um Auto zu fahren, müssen wir kein Auto mehr besitzen. Gleiches gilt für die IT.

Freier Kopf fürs eigene Business

Mit der monatlichen Miete ist bei Workplace-as-a-Service die komplette Nutzung der zur Verfügung gestellten Technik abgedeckt. Das hat für den Nutzer viele Vorteile. So sind tiefe IT-Kenntnisse nicht mehr notwendig: Weder bei der Beschaffung müssen sich Unternehmen mit Laptop- und Handy-Modellen oder mit Software auskennen, noch bei der Einrichtung und Wartung. Das spart natürlich eine Menge Zeit, die für das Kerngeschäft aufgewendet werden kann. Die Technik ist stets auf dem aktuellen Stand, ob es sich nun um Updates oder aber das Gerät oder die Lizenz in seiner Gänze handelt.

Skalierbarkeit ist ein ganz großes Thema: Wenn das Geschäft wächst, lassen sich neue Arbeitsplätze schnell dazu buchen. Gleiches gilt – idealerweise – auch für die andere Richtung. Wenn sich Ihr Business verändert, lässt sich das „Workplace“-Arrangement anpassen. Und oft kommen WaaS-Angebote inklusive Support zum Kunden. So kann im Problemfall eine Hotline angerufen oder ein Service-Team via E-Mail kontaktiert werden. Und das Miet-Modell hat auch steuerliche Vorteile. Weil die IT monatlich bezahlt wird, werden die IT-Kosten zu Betriebskosten und können steuerlich in voller Höhe geltend gemacht und nicht, wie beim Kauf, nur abgeschrieben werden.

An dieser Stelle wird deutlich, dass Workplace-as-a-Service vor allem für kleine Unternehmen und Startups ohne eigene IT-Abteilung, oft auch ohne dickes finanzielles Polster, ein interessantes Modell ist.

Einen vertrauensvollen Anbieter finden

Die komplette IT an einen Workplace-as-a-Service-Anbieter auslagern: Das klingt bequem. Allerdings geben Unternehmen damit eine Menge Kontrolle über ihre Technik an einen externen Dienstleister. Das erfordert Vertrauen. Daher ist es wichtig, einen besonders vertrauensvollen WaaS-Partner zu finden.

Dabei ist Expertise der wichtigste Punkt bei der Anbieterauswahl. Kennt sich der Anbieter wirklich mit dem aus, was er da tut? Gute Indizien liefern die Webseite, Online-Bewertungen, Erfahrungen anderer Unternehmer, Medienberichte, Referenzen usw. Rufen Sie den Anbieter einfach mal an! Allerdings adressieren viele WaaS-Anbieter große Unternehmen. Sie sind selbst oft große Unternehmen. Das bringt ein Ungleichgewicht in die Kommunikation, wenn ein Unternehmen eher in den Bereich KMU einzuordnen ist. Daher sollten sich gerade kleinere Firmen einen Anbieter suchen, bei dem sie das Gefühl haben: „Der spricht auf Augenhöhe mit mir.“ Ein gutes Indiz ist auch hier das Telefon: Wie werde ich dort behandelt? Komme ich überhaupt gleich an einen „echten“ Mitarbeiter?

Holger Heeren, IP Dynamics GmbH.

Und eine weitere wichtige Frage gilt es zu beantworten: Wie komplett ist der Service? Viele der Angebote, die heute am Markt sind, entsprechen dem Begriff „Workplace-as-a-Service“ eigentlich nicht, weil sie zu punktuell sind. Einen kompletten Arbeitsplatz als Service können diese gar nicht bieten. Halten Sie Ausschau nach Anbietern, die ein möglichst breites Angebot in petto haben, von Telefonie, Email, Konferenzlösungen und Dokumentenverarbeitung über Cloudspeicher, CRM-Software, E-Commerce IT, Website-Projekten bis zur Hardware. Oder, wenn das Geschäft sehr speziell ist, ein Angebot, das die individuellen Unternehmensbedürfnisse möglichst komplett und gut abdeckt.

Entscheidend ist auch das Thema Transparenz, welches den Punkt versteckte Kosten und Klauseln betrifft. Kunden sollten sich das Vertragswerk genau durchlesen, auch wenn es Zeit kostet. Wie lange binden sie sich? Wie sind die Kündigungsfristen? Wie skalierbar ist das Angebot, nach oben und unten? Was passiert mit Daten, wenn sie kündigen? Ein vertrauensvoller Anbieter beantwortet alle kritischen Fragen.

* Der Autor Holger Heeren ist Business Consultant für IPD Now bei der IP Dynamics GmbH.

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