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Definition: Das Office-Paket von Microsoft im Überblick Was ist Office 365?

Autor / Redakteur: Dipl.-Ing. (FH) Stefan Luber / Florian Karlstetter

Office 365 ist eine Kombination aus Online-Services und Desktop-Software aus dem Hause Microsoft, die privaten oder gewerblichen Usern Büro-Anwendungen bereitstellt. Es sind verschiedene Office 365-Pakete verfügbar, die alle auf einem Abo-Modell beruhen. Seit April 2020 offeriert Microsoft die Office-Suite offiziell unter der Bezeichnung Microsoft 365.

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Microsoft Office 365 - Abo-Modell für Office-Anwendungen
Microsoft Office 365 - Abo-Modell für Office-Anwendungen
(Bild: gemeinfrei (geralt / pixabay) / CC0 )

Microsoft Office 365 kombiniert verschiedene Online-Services und -Anwendungen mit Desktop-Office-Software und ist in Paketen mit unterschiedlichem Leistungsumfang verfügbar. Zu den Kernbestandteilen gehören die Office-Webanwendungen und die Office-Software von Word, PowerPoint, Excel, Outlook und weitere. Sowohl den Online-Anwendungen als auch der Software liegt das Bezahlmodell eines Abonnements zugrunde. Die Webanwendungen von Office 365 sind per Browser über eine Onlineverbindung von Rechnern mit beliebigen Betriebssystemen nutzbar.

Je nach Typ des gebuchten Office 365-Abonnements gehören neben den Büroanwendungen weitere Leistungen wie E-Mail-Lösungen (Exchange), Webspace oder Tools für die Zusammenarbeit und Kommunikation im Unternehmen wie SharePoint und Skype for Business mit zum Leistungsangebot. Mit Office 365 steht Anwendern aus dem privaten Bereich, kleinen und mittleren Unternehmen sowie Großunternehmen im Zeitraum eines gültigen Abonnements stets die aktuellste Office-Version zur Verfügung. Die Office-Software ist nicht an einen Rechner, sondern an den Abonnenten gebunden und kann auf mehreren Rechnern gleichzeitig installiert werden. Lokal auf einem Rechner installierte Office-Software erlaubt die Offline-Nutzung der Anwendungen und die lokale Speicherung der Daten unabhängig von den Microsoft Cloud-Services.

Die Bestandteile von Microsoft Office 365

Grundsätzlich lassen sich die Bestandteile von Microsoft Office 365 in Web- und Cloud-Services sowie lokal installierbare Software unterteilen.

Die Webanwendungen beinhalten Online-Versionen von Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook und OneDrive und werden oft auch unter dem Namen Microsoft Office Online zusammengefasst. Microsoft Office Online stellt eine eigenständige Lösung dar, die die Office-Anwendungen von jedem Rechner mit Browser und Online-Verbindung unabhängig vom installierten Betriebssysteme nutzbar macht. Microsoft Office Online steht in Konkurrenz mit ähnlichen Cloud-Office-Services anderer Anbieter wie mit Google Docs, Sheets, Slides und Forms.

Die Online-Versionen der Office-Software stehen mit verringertem Leistungs- und Funktionsumfang auch kostenlos jedem Anwender mit Microsoft-Account zur Verfügung. Neben den Online-Office-Anwendungen sind weitere Cloud-Services Bestandteil des kostenpflichtige Office 365-Abonnements. Je nach Tarif gehören Webspace für Websites, professionelle E-Mail-Lösungen, SharePoint Online oder Yammer und weitere mit zum Leistungsumfang.

Zur lokal installierbaren Software verschiedener Office 365-Abonnements gehören die Desktop-Versionen von Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Publisher, Skype for Business und InfoPath. Die Software setzt Betriebssysteme wie Windows oder MacOS voraus. Während der Dauer eines gültigen Office 365-Abonnements aktualisiert sich die Software automatisch.

Die verschiedenen Microsoft Office 365 Leistungspakete

Grob lassen sich die Leistungspakete von Microsoft Office 365 in Abonnements für private Anwender und die Business und Enterprise Abonnements für Unternehmen unterscheiden. Je Bereich sind wiederum verschiedene Pakete mit unterschiedlichem Leistungsumfang verfügbar.

Office 365 für Privatanwender

Private Anwender können unter anderem die beiden Pakete Office 365 Home und Office 365 Personal buchen. Wesentliches Unterscheidungsmerkmal der beiden Abonnements ist die Anzahl der Personen, die das Office-Paket nutzen können. Während Office 365 Personal die Anwendungen nur für eine Person bereitstellt, ermöglicht Office 365 Home die Nutzung durch bis zu fünf unterschiedliche Personen. Dies bedeutet, dass die Office-Anwendungen Word, Excel, PowerPoint, Access und weitere auf bis zu fünf unterschiedlichen Windows-PCs oder Macs installiert werden können. Zusätzlich ist die optimierte Office-Oberfläche auf fünf Smartphones und fünf Tablets nutzbar. Die Dateispeicherung und die Dateifreigabe mit jeweils einem Terabyte OneDrive-Speicher pro Benutzer steht ebenfalls für bis zu fünf Personen zur Verfügung.

Office 365 für Unternehmen

Office 365 für Unternehmen unterscheidet zwischen Office 365 Business und Office 365 Enterprise. Die drei Business-Abonnements Office 365 Business, Office 365 Business Premium und Office 365 Business Essentials sind maximal jeweils für bis zu 300 Benutzer einsetzbar. Office 365 Enterprise ist nicht auf 300 Benutzer begrenzt und bietet zusätzlich Enterprise-Funktionen wie Business Intelligence oder die Bereitstellung von Services auf einem Terminalserver.

Abgrenzung zwischen Office 365-Abonnements und der Dauerlizenz der Microsoft Office-Software

Der Name Microsoft Office steht für die verschiedenen Büroanwendungen von Microsoft. Die Anwendungen sind in unterschiedlichem Leistungsumfang und in zwei grundsätzlichen Bezahlmodellen verfügbar. So kann die Software als Dauerlizenz einmalig käuflich erworben oder als Abonnement gebucht werden. Käuflich erworbene Office Software ist auf einem Windows- oder Mac-Rechner installierbar und kann dort unbegrenzt lange genutzt werden. Die einmal erworbene Software wird jedoch nicht aktualisiert. Für die Aktualisierung der Software ist ein erneuter Kauf des Office-Pakets oder einer Upgrade-Option notwendig. Zusätzliche Online-Services beinhaltet die Kaufversion der Software in der Regel nicht.

Office 365-Abonnements werden monatlich oder jährlich abgerechnet und beinhalten je nach Paket verschiedene Web- und Cloudservices sowie auf Einzelrechnern installierbare Software. Im Zeitraum eines gültigen Abonnements haben die User das Recht die jeweils neueste Office-Version zu verwenden. In der Regel aktualisiert sich die Software selbst.

Vor- und Nachteile von Office 365

Office 365 bietet gegenüber der herkömmlichen Kauflizenz der Office-Software eine ganze Reihe von Vorteilen aber auch einige Nachteile.

Office 365 stellt dem Anwender neben der installierbaren Office-Software zahlreiche Web- und Cloudservices zur Verfügung. Unternehmen können die Kosten für den Betrieb eigener Infrastruktur für Office-Services dadurch minimieren. Anwender haben den Vorteil, dass die Dienste für beliebige Geräte von jedem Ort aus nutzbar sind. Die Flexibilität der Services erhöht sich ebenfalls, da sich bereitgestellte Dienste quasi online den sich verändernden Anforderungen anpassen lassen.

Die Lizenz für die Office-Software ist nicht mehr an die Hardware, sondern den Anwender gebunden. Je nach gebuchtem Leistungspaket kann die Software auf mehreren Rechnern installiert werden. Die Anwender haben immer Zugriff auf die jeweils aktuellste Office-Version. Nach der Veröffentlichung neuer Office-Funktionen muss keine neue Software mehr gekauft und installiert werden. Dank des Abo-Modells mit monatlich oder jährlich zu zahlenden Gebühren sind die Kosten für die Office-Lösung abhängig von der Anzahl der User sehr gut kalkulierbar. Einmalkosten für die Anschaffung neuer Software fällt nicht an.

Als Nachteil lässt sich aufführen, dass die Nutzungsrechte für die Software nach dem Ablauf eines Abonnements erlöschen. Der Anwender kann zwar seine Daten lokal speichern, aber die Office-Anwendungen nicht mehr ausführen. Beim Kauf einer Softwarelizenz hingegen, bleibt die Software unbegrenzt, wenn auch in veralteter Version nutzbar.

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