Definition: Digitale Teamarbeit mit Microsoft Teams Was ist Microsoft Teams?

MS Teams ist ein Kollaborations-, Kommunikations- und Videokonferenz-Tool des Unternehmens Microsoft. Es steht in verschiedenen Leistungsstufen als kostenloses oder kostenpflichtiges Tool innerhalb verschiedener Microsoft 365- und Office 365-Abonnements zur Verfügung.

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Microsoft Teams, in der Kurzform MS Teams, ist der Name eines Kollaborations- und Kommunikations-Tools des Unternehmens Microsoft. Es ist tief in die Produkte von Microsoft wie Microsoft 365 oder Office 365 integriert und bietet eine Plattform für die digitale Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen. Es stellt in eine Alternative zu Lösungen wie dem webbasierten Instant-Messaging-Tool des US-amerikanischen Unternehmens Slack Technologies dar, bietet aber hinsichtlich der Kollaboration und weiterer Anwendungen einen größeren Funktionsumfang.

Innerhalb von Microsoft 365 ist MS Teams der zentrale Ort für die digitale Zusammenarbeit. Microsoft Teams ermöglicht Gruppenchats, die gemeinsame Arbeit an Dokumenten, Newsfeeds, Video- und Telefonkonferenzen, Online-Meetings und vieles mehr. Darüber hinaus wird ein gemeinsam nutzbarer Cloud-Speicherplatz zur Verfügung gestellt. Die Plattform ist von verschiedenen Geräten wie PCs, Laptops, Smartphones oder Tablets nutzbar. Unterstützte Betriebssysteme sind Android, iOS, Windows, macOS und Linux.

Zur Realisierung der Services nutzt Microsoft Teams teilweise proprietäre Protokolle wie MNP24 oder MS-SIP. Für Verbindungen mit externen Lösungen auf Basis von H.323 oder SIP existieren Gateways. Microsoft Teams ist in verschiedenen Leistungsstufen mit unterschiedlichem Funktionsumfang kostenlos oder kostenpflichtig verfügbar. Aufgrund der Coronavirus-Pandemie sind viele Leistungsmerkmale bis Ende 2020 kostenlos nutzbar.

Grundsätzlich ist Microsoft Teams in den verschiedenen Business-Abonnements von Microsoft 365 und Office 365 enthalten. Diese Abonnements sind beispielsweise:

• Microsoft 365 Business Basic,

• Microsoft 365 Business Standard,

• Microsoft 365 Business Premium,

• Microsoft 365 E3, E5, F3,

• für den Bildungsbereich in Office 365 A1, A3, A5.

Im Bildungsbereich gestattet Teams die Einrichtung von Klassen oder Lerngemeinschaften. Lehrkräfte können mit Teams digitalen Unterricht organisieren, Aufgaben zuweisen und Teammitgliedern Rückmeldungen geben. Erstmals erschienen ist Microsoft Teams im Jahr 2017.

Konzept und Funktionsweise

Im Mittelpunkt der verschiedenen Funktionen von Microsoft Teams stehen die sogenannten Teams. Es handelt sich um Gruppen, die von einem Gruppenadministrator (Team-Besitzer) angelegt werden und Personen innerhalb oder außerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation aufnehmen. In einem Team lassen sich beispielsweise Mitglieder einer Abteilung, eines Projekts oder einer Lerngemeinschaft versammeln.

Je Gruppe stehen Kanäle, denen bestimmte Themen zugeordnet sind, zur Verfügung. Innerhalb der Kanäle lassen sich Registerkarten wie Beiträge oder Dateien darstellen und bei Bedarf erweitern. So können beispielsweise Excel- oder Word-Dokumente, Notizbücher, Videos, Pläne oder SharePoint-Ziele hinzugefügt werden. Der Team-Besitzer hat die Möglichkeit, anderen Mitgliedern bestimmte Aufgaben und Zuständigkeiten zu übertragen. Teams unterstützt Office 365-Gruppen. Über Konnektoren lassen sich externe Services wie Dropbox, YouTube und andere einbinden.

Die verschiedenen Rollen in Microsoft Teams

Microsoft Teams unterscheidet für die Anwender die folgenden drei Rollen:
- Team-Besitzer (Team-Owner),
- Team-Mitglied (Team-Member),
- Team-Gast (Team-Guest).

Der Team-Besitzer ist der Administrator eines Teams. Er hat das Recht, neue Mitglieder hinzuzufügen oder Personen aus einem Team zu entfernen, Team-Einstellungen vorzunehmen, Teams umzubenennen oder Teams zu löschen. Anderen Mitgliedern eines Teams kann der Besitzer Aufgaben oder Zuständigkeiten übertragen und sie ebenfalls zu Besitzern machen. Innerhalb von SharePoint ist der Team-Besitzer der Websitesammlungsadministrator.

Team-Mitglieder arbeiten mit anderen Mitgliedern, Gästen oder dem Besitzer zusammen. Sie dürfen selbst Kanäle hinzufügen, Kanäle umbenennen oder Konnektoren einfügen. Die Mitglieder haben zu den Informationen eines Teams gleichberechtigten Zugang. Wer Mitglied im Team ist, darf nicht nur lesen, sondern auch schreiben oder editieren.

Bei einem Team-Gast handelt es sich um eine unternehmens- oder organisationsfremde (externe) Person. Voraussetzung für die Teilnahme an einem Team als Gast ist ein gültiges E-Mail-Konto. Einige teaminterne Funktionen sind für Gäste beschränkt, der Zugriff auf Microsoft-Anwendungen innerhalb der Organisation ist möglich. Gäste können Konnektoren hinzufügen oder Organigramme von Personen einsehen. Die Rolle eines Gasts berechtigt an der Teilnahme an Besprechungen und Konferenzen. Die Gastfunktion lässt sich für ein Team deaktivieren, was die Teilnahme von Gästen verhindert.

Einzelne Funktionen näher betrachtet

Für die digitale Kommunikation und Zusammenarbeit bietet Microsoft Teams einen großen Funktionsumfang. Im Folgenden ein etwas genauerer Blick auf einige dieser Funktionen:

• Chat-Funktionen,

• Kollaborations-Funktionen,

• Meeting-Funktionen,

• Office-Anwendungen,

• Business Apps,

• Newsfeeds,

• Cloud-Speicherplatz.

Der Chat ist Rich-Text-fähig, unterstützt Interaktionen und animierte GIFs, erlaubt den direkten Datenaustausch innerhalb des Chats und integriert Audio- und Videobesprechungen. Er ist der zentrale Ausgangspunkt für die Kommunikation. Über den Chat lassen sich Besprechungen durchführen. Bei Bedarf steht die komplette Aufzeichnung der Besprechung zur Verfügung. Über Konnektoren lassen sich externe Services wie Twitter oder Google Analytics in Chats einbinden.

Die Kollaborations-Funktionen erlauben das Suchen nach Personen, Dateien und Informationen. Dokumente können in Word, Excel oder PowerPoint aufgerufen, geteilt und bearbeitet werden. Weitere Office-Anwendungen wie SharePoint, OneNote, Power BI oder Planner sind integriert.

Über die Meeting-Funktionen sind private Besprechungen und Channel-Besprechungen möglich. Es werden Audio-, Video- und Web-Konferenzen mit bis zu 10.000 Teilnehmern unterstützt. Präsentationen oder Anwendungen lassen sich während eines Meetings übertragen. Die Meetings können aufgezeichnet, transkribiert und übersetzt werden.

Die verschiedenen Office-Anwendungen sind in Microsoft Teams direkt integriert. Mitglieder eines Teams arbeiten mit den verschiedenen Office-Dokumenten in Echtzeit zusammen. Dokumente müssen nicht verschickt werden, sondern sind zentral innerhalb des Teams abgelegt. Sowohl die Arbeit mit der Desktop-Office-Suite als auch mit der Office-Online-Version ist möglich.

Microsoft Teams gestattet die Integration zahlreicher externer Business Apps. Darunter sind Apps für gemeinsame Notizen, für die Erstellung von Umfragen und vieles mehr.

Mit Hilfe von Newsfeeds lassen sich Informationen in einem Team bereitstellen und teilen. Ein Newsfeed ist mit einem Social-Media-Feed vergleichbar und listet aktuelle Neuigkeiten des Projekts oder des Teams in chronologischer Form.

Dateien lassen sich innerhalb von Microsoft Teams über den Cloud-Speicher teilen. Je nach Microsoft 365-Abonnement und Teams-Funktionsumfang steht unterschiedlich viel Cloud-Speicherplatz zur Verfügung.

Vorteile durch den Einsatz von Microsoft Teams

Der Einsatz von Microsoft Teams bietet Unternehmen oder Organisationen zahlreiche Vorteile.

Diese Vorteile sind beispielsweise:

• mehr Transparenz in der Projekt- und Teamarbeit,

• Einbindung zahlreicher externer Services möglich,

• tiefe Integration in die Microsoft-Produktwelt,

• von verschiedenen Geräten aus nutzbar,

• Unterstützung zahlreicher Betriebssysteme,

• mehr Effizienz in der Kommunikation,

• Einsparung von Reisekosten durch virtuelle Meetings,

• Bereitstellung einer einheitlichen cloudbasierten Datenbasis – kein Verschicken von Dokumenten notwendig,

• einfache Einbindung externer Personen,

• Unterstützung der Arbeit im Homeoffice,

• Strukturierung und Gruppierung von Themen über Kanäle,

• gemeinsame Arbeit an Dokumenten,

• flexible Verwaltung von Arbeits- und Projektgruppen.

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