Definition: Anwendungsplattform für die Zusammenarbeit im Unternehmen Was ist Microsoft SharePoint (Online)?

Microsoft SharePoint ist eine Anwendungsplattform für die Zusammenarbeit im Unternehmen. Sie arbeitet webbasiert und erleichtert das Teilen von Informationen über das Intranet und Internet. SharePoint ist für die On-Premises-Installation als Server-Version oder für den Zugriff über die Cloud als Online-Version verfügbar.

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Microsoft SharePoint ist die Produktbezeichnung einer 2001 von Microsoft veröffentlichten Anwendungsplattform für die Zusammenarbeit im Unternehmen. Die Software geht auf eine Entwicklung aus dem Jahr 1996 zurück, die verschiedene Vorläuferprodukte und Funktionalitäten unter dem Codenamen Tahoe zusammenführte. Die Kollaborationsplattform arbeitet webbasiert und erleichtert die Zusammenarbeit und das Teilen von Informationen im Unternehmen und in Arbeitsgruppen. Informationen und Dokumente lassen sich einfach über das Intranet oder Internet bereitstellen und mit anderen teilen oder bearbeiten.

Neben dem Einrichten von teambasierten Webseiten und Content Management ermöglicht es SharePoint, Workflows und Aufgaben zu organisieren und zu koordinieren, Informationen schnell zu finden und Diskussionsgruppen, Blogs oder Wikis zu betreiben. Über verschiedene User-Rollen lässt sich der Zugriff auf die Daten komfortabel steuern.

Die Kollaborationsplattform ist als Server-Version erhältlich und kann On-Premises installiert und betrieben werden, oder lässt sich in der Online-Version als Service der Microsoft-Cloud abonnieren und nutzen. Gängige Webbrowser wie Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox oder Apple Safari sind für die Arbeit mit SharePoint nutzbar. Für mobile Geräte mit den Betriebssystemen Android und iOS stehen in den jeweiligen Appstores SharePoint-Apps von Microsoft zur Verfügung.

Für SharePoint existieren zwei verschiedene Bereitstellungskonzepte. SharePoint lässt sich als Software in einer Server-Version On-Premises installieren und betreiben, oder kann in der Online-Version als voll gemanagter Service aus der Microsoft-Cloud bezogen werden.

Die Server-Version von Microsoft SharePoint

Die Server-Version von Microsoft SharePoint lässt sich auf einem einzigen Server oder verteilt auf mehreren Servern installieren und betreiben. Die Architektur der Software ist mehrschichtig organisiert und besteht aus Datenbank, verschiedenen Diensten und Anwendungen und dem Front-End-System. Für den Zugriff auf die SharePoint-Services benötigen die Anwender eine Zugriffslizenz (Client Access License - CAL). Die Lizenzierung ist in unterschiedlichen Editionen für User oder für Geräte möglich.

Die On-Premises-Installation von SharePoint bietet eine hohe Flexibilität und maximale Kontrolle über die Funktionen und die Daten der Kollaborationssoftware. Sie lässt sich individuellen Anforderungen eines Unternehmens leicht anpassen. Die kleinstmögliche Installation besteht aus einem einzigen Microsoft Windows Server mit installierter Server-Version von Microsoft SharePoint, die alle SharePoint-Schichten und Funktionskomponenten inklusive Microsoft SQL Server und Datenbank bereitstellt. Die Anzahl der Anwender ist in dieser Konstellation beschränkt.

Um die Installation zu skalieren und SharePoint für eine große Anzahl an Nutzern redundant zur Verfügung zu stellen, kann die Software auf mehreren Servern betrieben werden. Die verschiedenen Schichten wie die SQL-Datenbank-, die Front-End- und die Anwendungsschicht sind gruppiert auf unterschiedlichen Servern verteilt.

Die Online-Version von Microsoft SharePoint (Cloud-Service)

Microsoft SharePoint Online ist in der Microsoft-Cloud auf Microsoft-Servern gehostet. Die Kollaborationsplattform lässt sich über das Internet als Cloud-Service nutzen und erfordert keine eigenen Server. Microsoft managt den Service vollständig und stellt den Dienst als Abonnement mit nutzungsbasierten Abrechnungsmodellen zur Verfügung. SharePoint kann als Teil von Microsoft 365 oder eigenständig abonniert werden.

2020: Umbenennung von Office 365 in Microsoft 365

Was ist Microsoft 365?

Die eigenständigen Abonnements „SharePoint Online Plan 1“ und „SharePoint Online Plan 2“ unterscheiden sich in ihrem Leistungsumfang und monatlichen Preis je Nutzer. Sie enthalten keine Office-Anwendungen wie Word, Excel oder Outlook. In einem Microsoft 365-Abonnement sind sowohl SharePoint- als auch die Office-Anwendungen enthalten. Die SharePoint-Kollaborationsplattform ist tief in die Office-365-/Windows-365-Anwendungswelt integriert und erweitert deren Funktionalität.

Gegenüber der Server-Version fehlen allerdings die Anpassungs- und Kontrollmöglichkeiten einer selbst gehosteten Installation. SharePoint Online beinhaltet auch Lizenzen (CAL), die für den Zugriff auf die auf On-Premises-Equipment installierte SharePoint-Serversoftware notwendig sind. Dank diesen Dual Access Rights ist SharePoint in einem hybriden Modell nutzbar.

Funktionen und Anwendungsmöglichkeiten von SharePoint (Online)

SharePoint ist über die gängigen Webbrowser nutzbar. Für mobile Geräte mit Android- oder iOS-Betriebssystem wie Tablets oder Smartphones stellt Microsoft eigene SharePoint-Apps zur Verfügung. Die Kernfunktionalitäten von Microsoft SharePoint sind auf eine optimierte Zusammenarbeit im Unternehmen und auf das einfache Bereitstellen, Teilen und Finden von Informationen ausgerichtet. SharePoint erlaubt das Erstellen und Nutzen von Intranet-Portalen, Team-Websites, Websitesammlungen, Diskussionsforen, Blogs, Wikis und Teamkalendern. Darüber hinaus bietet SharePoint ein umfangreiches Content- und Dokumentenmanagement inklusive Versionierung. Mithilfe leistungsfähiger Filter- und Suchfunktionen lassen sich Informationen schnell finden und passend darstellen.

Als zentrale Anlaufstelle für die Anwender fungieren die SharePoint-Websites, die sich beliebig untergliedern lassen und den eigentlichen Content aufnehmen. Die Websites können individuell gestaltet werden und gestatten die Einbindung weiterer Microsoft-Anwendungen. Auch selbst entwickelte oder externe Apps lassen sich in die Websites integrieren. Community-Funktionen ermöglichen die Kommunikation und Interaktion der Nutzer. Business-Intelligence- und Geschäftsanwendungen komplettieren den Funktionsumfang von SharePoint. Unternehmensdaten lassen sich damit sammeln, aufbereiten, analysieren und auf vielfältige Art und Weise visualisieren.

Zum Offline-Arbeiten und zur Synchronisation der Daten ist SharePoint zusammen mit OneDrive nutzbar. Der SharePoint Designer ist ein kostenlos verfügbares Programm zur Gestaltung von Webseiten. Er ist Nachfolger von Microsoft Frontpage und bietet umfangreiche Funktionen zur grafischen Bearbeitung und Darstellung des Webdesigns der mit SharePoint erstellten Websites. Websites lassen sich mit dem SharePoint Designer beispielsweise im Corporate Design eines Unternehmens gestalten.

Vorteile von Microsoft SharePoint (Online)

Die Kollaborationsplattform Microsoft SharePoint (Online) bietet zahlreiche Vorteile wie:

• komfortable Zusammenarbeit im Unternehmen und in Arbeitsgruppen über das Intranet und Extranet;

• einfaches Bereitstellen und Teilen von Informationen;

• schnelles und komfortables Suchen und Filtern von Informationen;

• Zusammenarbeit mit Personen innerhalb und außerhalb des Unternehmens;

• mit allen gängigen Standardbrowsern und Betriebssystemen nutzbar;

• eigene SharePoint-Apps für mobile Geräte mit Android- oder iOS-Betriebssystem;

• als Online-Cloud-Version und als installierbare On-Premises-Server-Version verfügbar;

• kein eigenes Server-Equipment für die Nutzung von SharePoint Online notwendig;

• Unterstützung hybrider Nutzungsmodelle (Online und On-Premises)

• ohne tieferes Web-Know-how zu verwenden;

• einfache Informationsverteilung über personalisierte Nachrichten und Social Intranet;

• leistungsfähiges Content- und Dokumentenmanagement inklusive Versionierung;

• Optimierungsmöglichkeiten von Geschäftsprozessen und Workflows;

• komfortable Steuerung des Zugriffs auf Informationen und Dokumente über User-Rollen;

• mehr Transparenz im Unternehmen, Team und Projekt;

• trägt dazu bei, die E-Mail-Flut zu reduzieren;

• Integration eigener oder externer Anwendungen möglich;

• höhere Produktivität im Unternehmen;

• hoch skalierbar und für alle Unternehmensgrößen geeignet;

• mit hoher Verfügbarkeit betreibbar.

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