Definition: ECM (Enterprise Content Management) Was ist Enterprise Content Management?

Enterprise Content Management und das daraus abgeleitete Acronym ECM bezeichnen einen methodisch und technisch definierten Bereich des Informationsmanagements. Dank neuer Funktionen erweitert es die verbreitet anzutreffenden Dokumenten-Management-Systeme (DMS).

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Während DMS Funktionen für das Handling von Dokumenten und Dateien bereit stellt, bietet Enterprise Content Management mächtige Werkzeuge zur Verknüpfung unterschiedlich strukturierter Dokumente und „Workflow“-Arbeitsschritte. Dazu zählen externe, als „Cloud Service“ und „SaaS“ bekannte IT-Dienste.

Internationale Begriffsbestimmung

Der Branchenverband AIIM International liefert die Begriffsbestimmung: „Enterprise Content Management - kurz: ECM - umfasst die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zu Unterstützung organisatorischer Prozesse“ (siehe auch Wikipedia).. Dieser Ansatz trägt modernen, intern und extern ablaufenden und verknüpften Informationsprozessen Rechnung. Alle Unternehmensinformationen werden auf einer einheitlichen Nutzungsplattform bereit gestellt. Neben der internen Nutzung bietet ein ECM-System Lösungen für die Zusammenarbeit im Partnerverbund sowie das externe Datenhandling unter Nutzung verfügbarer Internet-Techniken. Aktuelle Themen sind Cloud Service und das SaaS (Software as a Service) Software-Servicemodell mit nutzungsabhängiger Gebührenstruktur („pay per use“).

Bausteine des Enterprise Content Management

Bei der ECM-Informationsverarbeitung geht es darum, Dokumente zu erstellen bzw. analoge Dokumente zu digitalisieren und für vielfältige Arbeitsabläufe und Verarbeitungsschritte vorzuhalten. Hinzu kommen die Funktionen Speicherung und Archivierung für die zukünftige Nutzung. Die folgenden Komponenten und damit einher gehenden Arbeitsschritte charakterisieren das System in seinem Aufbau:

• Capture - Erfassung

• Manage - Verwaltung

• Store - Steuerung

• Deliver - Ausgabe

• Preserve - Bewahrung/Bereithaltung.

Die Vorteile dieser Strukturierung liegen auf der Hand. Das Zusammensuchen von Informationen aus unterschiedlichen Systemen bleibt den Mitarbeitern erspart. Alle Informationen sind an zentraler Stelle auffindbar und ohne Umwege nutzbar. Verwaltungs-Automatismen sorgen für die Aktualisierung des Datenbestands. Dies resultiert in schlanken, betriebswirtschaftlich effizienten Arbeitsabläufen.

ECM als integrierende Kraft

Die Praktikabilität eines Datenmanagementsystems ist gegeben, wenn die Integration bestehender Techniken ermöglicht wird. In diesem Sinne versteht sich das Enterprise Content Management System als integrierende Kraft. Dies gilt auch für die Nutzung zukunftsweisender IT-Infrastrukturen wie beispielsweise der Cloud im Rahmen des Cloud Computing. Diese externe Erweiterung eröffnet Unternehmen die bedarfsgerechte Bereitstellung und Nutzung von benötigtem Speicherplatz und Rechenleistung. Dank attraktiver Software-Sharing Kostenmodelle wie SaaS - Software as a Service - als Teilbereich eines Cloud Services stehen den Unternehmen über ihre Heim-Systembasis hinaus professionelle Serviceleistungen zur Verfügung. Basierend auf einer zeitlichen Taktrate berechnet der IT-Servicegeber seinen Sharing-Kunden eine nutzungsabhängige Gebühr für die Inanspruchnahme von Rechenleistung und Speicherplatz. Für kleine und mittelständische Unternehmen bietet dieser Weg der bedarfsgerechten IT-Nutzung neben der Reduzierung des Investitionsrisikos aufs Kerngeschäft zusätzlich ein hohes Maß an IT-Kostentransparenz und Mobilität.

Eine kurze Zusammenfassung mit Ausblick ist der Komplexität der dynamischen IT-Entwicklung geschuldet. Aus dem Dokumentenmanagement heraus hat sich ECM entwickelt. Der Trend hin zu immer weiter fortschreitender Informationsvernetzung gab den Ausschlag. Die nächsten Schritte bahnen sich unter dem Acronym BI - Business Intelligence - bereits an: In der nächsten Phase wird es darum gehen, ECM-Funktionalitäten um BI-Komponenten zu ergänzen, um Informationsflüsse noch transparenter zu gestalten.

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