Definition: Enterprise Content Management weitergedacht Was ist eine Content Services Platform?

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Eine Content Services Platform unterstützt Unternehmen dabei, ihre Inhalte von einer zentralen Stelle aus zu verwalten. Eine solche Plattform integriert verschiedenste Dienste rund um Content und erlaubt gemeinsames Planen und Bearbeiten der Inhalte.

Eine Content Services Platform (CSP) ist eine Plattform, die zahlreiche Dienste rund um die Erstellung, Verwaltung und Verarbeitung von Inhalten integriert. Neben der klassischen Dokumentenverwaltung gehören z. B. auch Tools rund um Produktivität und Geschäftsprozesse zu den Leistungen einer CSP. Typisch für CSPs ist, dass sie auch mobil und geräteunabhängig genutzt werden können. CSP löst in gewisser Weise Enterprise-Content-Management-Systeme ab, weil diese nicht mehr allen Anforderungen der modernen Arbeitswelt gerecht werden.

Content Services Platform vs. Enterprise Content Management

Enterprise Content Management (ECM) war für Unternehmen lange Zeit das Mittel der Wahl, wenn es um das gebündelte Verwalten von Dokumenten und Inhalten ging. Allerdings hatten diese Systeme ihre Schwachstellen und konnten so nicht den Anforderungen des gesamten Unternehmens gerecht werden. So gibt es inzwischen z. B. viele neue Technologien und Dienste, die für Unternehmen interessant sind, aber nicht komfortabel ins bestehende ECM-System integriert werden können. Zum Teil muss man also mehrere ECM-Systeme parallel betreiben. Und damit muss man auch mehrere Repositories separat pflegen, um sinnvoll mit den unterschiedlichen Systemen arbeiten zu können. Mitarbeiter müssen geschult werden, in welchem System welche Information zu finden ist. Auch in Punkten wie Geräte- und Standortunabhängigkeit können diese Systeme teils schon nicht mehr mit der heutigen Arbeitsweise mithalten.

CSP kann in diesem Zusammenhang als Weiterentwicklung der ECM-Systeme betrachtet werden. Man versucht, Verwaltung von Inhalten und betriebsweite Workflows besser zu vereinen. Im Idealfall müssen Mitarbeiter nur noch ein zentrales System kennen, um ihre täglichen Aufgaben zu erledigen. Sie werden durch innovative Funktionen und gut auf interne Prozesse abgestimmte Workflows bei ihrer täglichen Arbeit unterstützt. Das kann z. B. durch eine zentrale Plattform erreicht werden, die viele gut abgestimmte Schnittstellen für die Dienste von Drittanbietern enthält und damit individuell auf die Bedürfnisse des Betriebs abgestimmt werden kann. Dabei liegt besonderer Wert darauf, das System unabhängig von Hardware, Technologie und Ort zu gestalten.

Eigenschaften von Content Services Platforms

Eine Content Services Platform ist allgemein gesagt eine Sammlung von Diensten, die sich mit der Verwaltung und Verarbeitung von digitalen Inhalten befassen. Zu den wichtigsten Eigenschaften gehören:

• SaaS: Statt einer allumfassenden monolithischen Lösung wie beim ECM arbeitet CSP mit einer cloud-basierten, flexibel anpassbaren Plattform. Cloud-basierte Dienste zeichnen sich z. B. dadurch aus, dass sie von überall aus erreichbar sind und vergleichsweise unkompliziert mit wachsender oder sinkender Auslastung skalieren können.

• Unterstützung aller Arten von Content: CSPs sollen in allen Bereichen eines Unternehmens und darüber hinaus nützlich sein. Deshalb wird versucht, möglichst alle Arten von digitalen Inhalten und Formaten zu unterstützen. Auch Repositories aus vielen anderen für das Unternehmen wichtigen Systemen können integriert werden.

• Tools für produktiveres Arbeiten: Nutzer sollen möglichst effizient mit der CSP arbeiten können. Dafür werden Werkzeuge angeboten, welche z. B. das Erfassen, Kategorisieren, Finden, Bearbeiten, Teilen und Verwalten von Inhalten erleichtern.

• Flexibel anpassbar: Das System kann individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens, aber auch des einzelnen Mitarbeiters angepasst werden. So kann jeder Mitarbeiter auf eine Art mit dem System arbeiten, die seine alltäglichen Aufgaben ideal unterstützt.

• Integration mit Content Services Applications: Viele Systeme liefern neben den allgemeinen Funktionen auch aufbauende Content Services Applikationen oder können mit solchen verknüpft werden. Content Services Applications bieten meist gezielt Unterstützung für bestimmte Prozesse, die für den Unternehmensalltag wichtig sind und eng im Zusammenhang mit Inhalten stehen. Das können Themen wie z. B. Fallmanagement, Korrespondenz oder Vertragsmanagement sein. Oft können auch Workflows passend zu den individuellen Prozessen und Anwendungen im Betrieb angelegt werden.

• Integration mit Content Services Components: Ebenso bieten CSPs die Möglichkeit, den Funktionsumfang mit diversen inhaltsbezogenen Komponenten individuell zu erweitern. Diese Komponenten übernehmen in der Regel eine sehr spezifische Aufgabe, die mit digitalen Inhalten zusammenhängt, z. B. das automatische Erzeugen von inhaltsbasierten Tags oder das automatische Übersetzen von Inhalten.

Public, Private, Hybrid & Co.: Definitionen rund um Cloud Computing

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