Definition: Dokumentenmanagment aus der AWS-Cloud Was ist Amazon WorkDocs?

Amazon WorkDocs ist ein Cloud-Service für Unternehmen, mit dem sich beliebige Dateien speichern und freigeben lassen. Neben dem klassischen Web-Zugriff per Browser steht zur Nutzung Client-Software für unterschiedliche Betriebssysteme zur Verfügung.

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WorkDocs ist die Bezeichnung eines von Amazon angebotenen Cloud-Dienstes. Er wird auf der Cloud-Plattform Amazon Web Services (AWS) produziert und ist vollständig verwaltet. Der Service bietet Unternehmen die Möglichkeit, beliebige Dateien in der Cloud zu speichern und Freigaben für Benutzer einzurichten. Er gestattet ein komfortables gemeinsames Arbeiten mit den Daten und versioniert die Dateien. Verschiedene Inhalte, Dokument- und Medientypen lassen sich auf Amazon WorkDocs erstellen, gemeinsam bearbeiten, kommentieren und mit anderen austauschen. Darüber hinaus lässt sich der Cloud-Storage per Amazon WorkDocs Drive als Laufwerk in Windows- und macOS-Rechner einbinden und synchronisieren.

Auch die Einrichtung von Genehmigungs-Workflows ist mit WorkDocs realisierbar. Der Zugriff über das Internet ist mit den entsprechenden Berechtigungen von überall aus möglich. Beliebige Endgeräte wie PCs, Laptops, Smartphones oder Tablets lassen sich für die Arbeit mit Amazon WorkDocs verwenden. Für gängige Betriebssysteme wie Windows, macOS, Android oder iOS bietet Amazon geeignete Client-Software für die Arbeit mit den Daten an. Alternativ kann über das Webinterface und den Standard-Webbrowser auf die Dateien zugegriffen werden. Für die Einbindung des Cloud-Storage als Laufwerk und die Synchronisierung lokal beziehungsweise offline erstellter Daten steht für macOS und Windows die Software WorkDocs Drive zur Verfügung.

Für Entwickler und die Integration von Amazon WorkDocs in eigene Anwendungen ist ein Software Development Kit (SDK) vorhanden. Es eignet sich für zahlreiche Programmiersprachen. Das Preismodell von Amazon WorkDocs ist nutzungsabhängig. Es fallen weder Einmalkosten noch Vorauszahlungen an. Die monatlichen Kosten sind von der Anzahl der gebuchten Benutzer und vom verwendeten Speicherplatz abhängig. Zum Testen und für den Einstieg in WorkDocs steht eine 30 Tage kostenlos nutzbare Testversion zur Verfügung. Die Preise für die Nutzung der Amazon WorkDocs-API richten sich nach der Anzahl und Art der über die API ausgeführten Anfragen.

Funktionsumfang von Amazon WorkDocs

Amazon WorkDocs bietet eine große Vielfalt an Funktionen. Einrichten lässt sich der Cloud-Speicher für ein AWS-Konto über die AWS-Management-Konsole. Ist der Storage angelegt, können fast beliebige Dateitypen im Cloud-Speicher abgelegt werden. Jeder Benutzer hat eine vorgegebene maximale Speicherkapazität zur Verfügung, die vom Administrator verändert werden kann. Die Versionierung der Dateien ist unbegrenzt und bietet Zugriff auf vorherige Dateiversionen. Für die komfortable Suche nach Dateien ist die leistungsfähige Suchfunktion Amazon WorkDocs Smart Search integriert. Sie unterstützt neben der Suche nach Ordner- und Dateinamen die Suche nach Kommentaren, Dokumenteninhalten, Dateitypen, Zeitstempel und anderen Merkmalen.

Public Cloud Services aus der Amazon Cloud

Amazon Web Services im Überblick

Das umfangreiche Freigabemanagement erlaubt eine genaue Steuerung, wer Dateien aufrufen, bearbeiten, herunterladen oder kommentieren darf. Über Links lässt sich der Zugriff auf Dateien für bestimmte Benutzer oder öffentlich freigeben. Die Links können mit einem Passwortschutz und Ablaufdatum versehen werden. Auch externe Benutzer lassen sich für die Arbeit mit Dateien in WorkDocs einladen. Mit Amazon WorkDocs Tasks ist die Einrichtung eines Aufgabenmanagements und von Genehmigungs-Workflows in WorkDocs realisierbar. Einige Dokumententypen wie PDF-, TXT- und Office-Dateien lassen sich direkt im Browser und Microsoft Office bearbeiten.

Während der Übertragung von Dateien von und zu Amazon WorkDocs und beim Speichern im Cloud-Storage sind die Daten verschlüsselt. Administratoren haben über die Konsole Zugriff auf umfangreiche Nutzungsstatistiken und -daten, mit denen sich nachverfolgen lässt, von welchen Geräten und IP-Adressen wann auf welche Dateien zugegriffen wurde.

Amazon WorkDocs Drive

Amazon WorkDocs Drive ist eine Desktop-Anwendung, die für die Betriebssysteme Windows und macOS verfügbar ist. Sie bindet den Cloud-Speicher in den Datei-Explorer beziehungsweise in den Mac Finder ein und ermöglicht den direkten Dateizugriff vom PC oder Laptop. Mit den Dateien des eingebundenen Laufwerks lässt sich wie mit den Dateien eines lokalen Laufwerks arbeiten. WorkDocs Drive besitzt eine Offline-Funktion, mit der bei nicht vorhandener Netzwerkverbindung offline auf Inhalte zugegriffen werden kann. Nachdem die Onlineverbindung wieder hergestellt ist, synchronisiert Amazon WorkDocs Drive die offline veränderten Dateien mit dem Cloud-Speicher.

Amazon WorkDocs SDK

Für die Programmiersprachen Java, Python, Go, JavaScript, .NET, PHP und Ruby bietet Amazon ein Amazon WorkDocs SDK (Software Development Kit) an. Mit dem SDK können Entwickler den Cloud-Speicher Amazon WorkDocs in eigene Anwendungen und Lösungen integrieren. Unterstützt werden zahlreiche Funktionen wie das Signieren von API-Anfragen, die Autorisierung mit OAuth 2.0, die Integration des Rollen- und Berechtigungsmanagements mit dem AWS Identity und Access Management (IAM), die Integration in AWS CloudTrail und Amazon SNS und vieles mehr. Über die erweiterbare API sind Aktionen auf Benutzer- oder Administratorebene wie das Kommentieren von Inhalten, das Freigeben von Dateien, die Benutzeradministration und vieles mehr möglich.

Anwendungsmöglichkeiten für Amazon WorkDocs

Amazon WorkDocs bietet zahlreiche Anwendungsmöglichkeiten. On-Premise-Dateispeicher lässt sich durch Cloud-Speicher ersetzen. Mithilfe von Amazon WorkDocs Drive kann der Storage auf Rechnern lokal eingebunden werden. WorkDocs Drive eignet sich dank leistungsfähigem Freigabemanagement und automatischer Versionierung der Dateiänderungen für die gemeinsame Arbeit an Dateien in internen oder externen Teams. Eine weitere Anwendungsmöglichkeit ist das Einrichten und Arbeiten mit Genehmigungs-Workflows. Unternehmensprozesse lassen sich dadurch effizienter gestalten.

Vorteile von Amazon WorkDocs

Das Arbeiten mit Amazon WorkDocs bietet zahlreiche Vorteile wie:

• voll verwalteter Dateispeicher mit Dateiversionierung und leistungsfähigen Freigabefunktionen,

• keine Investition in eigene Hard- oder Software notwendig,

• transparentes Pricing mit nutzungsabhängigen Kosten,

• hohe Verfügbarkeit des Cloud-Storage,

• Zugriff von überall mit beliebigen Geräten per Webbrowser oder App,

• Unterstützung zahlreicher Betriebssysteme,

• WorkDocs Drive zur Desktop-Einbindung für Windows und macOS verfügbar,

• mit WorkDocs Drive und Offline-Modus auch ohne Netzwerkverbindung mit Dateien arbeiten,

• Software Development Kit für verschiedene Programmiersprachen zur Einbindung von WorkDocs in eigene Anwendungen und Lösungen,

• einfaches Teilen von Daten mit internen oder externen Benutzern,

• gemeinsames Arbeiten an Dateien in internen und externen Teams,

• Einrichten und Arbeiten mit Genehmigungs-Workflows,

• umfangreiche Kommentarfunktionen,

• verschlüsselte Speicherung und Übertragung der Daten,

• einfaches Nachverfolgen von Dateizugriffen,

• leistungsfähige Suchfunktionen,

• direktes Öffnen bestimmter Dateitypen im Browser und Microsoft Office.

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