Definition: Amazons digitale Sprachassistenz für Unternehmen Was ist Alexa for Business?

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Amazons digitale Sprachassistentin Alexa soll Organisationen und ihre Mitarbeiter dabei unterstützen, effektiver zu arbeiten zu steigern. Der Amazon-Dienst Alexa for Business ermöglicht vor allem, wiederkehrende Routineaufgaben zu automatisieren.

Digitale Sprachassistenten – der Google Assistant, Siri von Apple, Microsofts Cortana und Alexa von Amazon – sind auch in Deutschland auf dem Vormarsch. Im Jahr 2019 wurden sie bereits in 15 Prozent aller deutschen Privathaushalte verwendet. Eine Studie des Marktforschungsinstituts Splendid Research aus dem Jahr 2021 weist aus, dass Alexa bei Privatanwendern bisher nach den drei anderen Diensten nur den vierten Platz belegt – allerdings würden sich 67 Prozent der Verbraucher, die bisher keinen Sprachassistenten nutzen, bei Bedarf für Amazon entscheiden.

Auch das geschäftliche Potenzial der digitalen Sprachassistenz hat Amazon bereits früh erkannt. In den USA kam der Amazon-Dienst Alexa for Business bereits im Jahr 2017 auf den Markt, in Deutschland wird er seit 2019 angeboten. Alexa for Business ist zwar nicht das einzige Angebot auf dem Markt, das sich speziell an Unternehmen wendet, wird jedoch generell als die bisher fortschrittlichste Lösung für den Einsatz digitaler Sprachassistenzen in einem geschäftlichen Umfeld angesehen. Einen wesentlichen Beitrag hierzu leisten die Alexa-Skills, die mit kleinen Apps vergleichbar sind. Sie ermöglichen, den digitalen Assistenten an die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens anzupassen.

Wie funktioniert Alexa for Business?

Anwendern von Alexa for Business stehen zwei unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung, um Alexa-Skills zu nutzen. Zum einen können den Geräten im Unternehmen die im Amazon-Shop erhältlichen regulären Skills zugewiesen werden. Zum anderen stellt Amazon für eine zielgerichtete und unternehmensspezifische Entwicklung solcher Apps Abonnenten des Dienstes ein eigenes Framework zur Verfügung.

Amazon unterscheidet bei Alexa für Business zwischen zwei Nutzer-Klassen und Geräten. Gemeinsame Geräte befinden sich in öffentlichen Räumen. Sie werden beispielsweise während Meetings eingesetzt – der Zugriff auf Funktionen und Skills sind allen Nutzern möglich. Persönliche Geräte sind dagegen mit den individuellen Alexa-Konten der Mitarbeitenden verknüpft, die darauf neben den allgemeinen Alexa- for-Business-Funktionen auch ihre eigenen Skills nutzen können.

Die Funktionen der gemeinsamen ebenso wie der persönlichen Geräte werden durch einen Administrator aktiviert, so dass das Unternehmen die Kontrolle über die jeweils verfügbaren und genutzten Anwendungen behält. Persönliche Geräte ermöglichen außerdem einen ortsunabhängigen Zugriff auf die Alexa-Funktionen des Unternehmens – sie lassen sich also auch zu Hause oder unterwegs direkt nutzen. Eine leistungsstarke Rechteverwaltung sorgt dafür, dass relevante Standards der IT-Sicherheit eingehalten werden.

Der Prozess der Nutzung von Alexa for Business gestaltet sich folgendermaßen:

• Nutzer formulieren Anfragen auf ihren gemeinschaftlich oder persönlich genutzten Alexa-Geräten. Bei diesen handelt es sich um smarte Lautsprecher, die mit einer digitalen Spracherkennung ausgestattet sind.

• Alexa for Business interpretiert die Anfrage mittels Spracherkennung.

• Das Alexa-System stellt diese Anfragen in einen bestimmten Kontext und liefert gegebenenfalls zusätzliche Informationen.

• Alexa reagiert auf die Anfrage und führt die gewünschten Aktivitäten aus.

Wie lässt sich Alexa for Business im Geschäft verwenden?

Alexa for Business wird bisher vor allem dafür eingesetzt, Routinetätigkeiten auf der Grundlage von Spracherkennung zu automatisieren. Dabei kann es sich um die Terminverwaltung, wiederkehrende Materialbestellungen, die Übermittlung von Informationen an ausgewählte Mitarbeitende oder Teams oder den schnellen Zugriff auf Kennzahlen und andere Datenbestände handeln. Außerdem lässt sich Alexa for Business mit Smart-Building-Anwendungen koppeln.

Für die Nutzung von Alexa-Skills auf persönlichen Geräten gibt es praktisch keine Grenzen. Beispielsweise stellt Alexa den Anwendern Auskunftsfunktionen zu öffentlichen Verkehrsmitteln oder Navigations- und Routenplanungsfunktionen zur Verfügung. Ebenso können entsprechend programmierte Alexa-Skills digitales Lernen, die Orientierung im Unternehmen oder die Umsetzung von Prozessen unterstützen. Geschäftlich relevante Informationen aus dem Internet lassen sich so nahezu ohne Aufwand abfragen.

Vor- und Nachteile von Alexa for Business

Der wesentliche Vorteil von Alexa for Business besteht in der intuitiven sprachbasierten Nutzung des Dienstes. Viele zuvor aufwändige Tätigkeiten können durch Alexa stark vereinfacht werden – ein Beispiel dafür ist die Planung von Meetings im Unternehmen. Um die Verfügbarkeit eines Besprechungsraumes zu ermitteln, reicht es aus, Alexa eine entsprechende Frage zu stellen. Die Raumbuchung und die Einladung der Teilnehmenden wird ebenfalls per Spracheingabe vorgenommen. Kurz vor dem Meeting kann der Dienst bei Bedarf eine Erinnerung an alle eingeladenen Personen versenden.

Grundsätzlich nutzt Alexa hierfür Gerätekonten, Benutzerkonten - inklusive individueller E-Mail-Konten und Kalender – sowie die bereits programmierten Skills. Auf diese Weise lassen sich zum Beispiel Videokonferenzen auf automatischem Wege organisieren. Optional ist es möglich, innerhalb des Unternehmens eine komplette Alexa-for-Business-Infrastruktur mit maßgeschneiderten Funktionen zu etablieren und diese mit anderen IT-Systemen (Salesforce, CRM etc.) zu verknüpfen.

Potenzielle Nachteile ergeben sich vor allem im Hinblick auf IT-Sicherheit und Datenschutz. Unternehmen müssen darauf durch die Entwicklung entsprechender Sicherheitsstrategien reagieren. Zudem muss der Einsatz von Alexa for Business so gestaltet werden, dass die Vorgaben der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DGSVO) und des darauf aufbauenden deutschen Datenschutzgesetzes eingehalten werden.

Welche Kosten fallen für die Nutzung von Alexa for Business an?

Amazon bietet Alexa for Business als Dienst mit einer nutzungsabhängigen Bezahlung an. Die Gebühren sind moderat und richten sich nach der Zahl der im jeweiligen Unternehmenskonto angemeldeten Benutzer sowie der gemeinschaftlich genutzten Geräte. Registrierte Privatanwender verknüpfen ihr persönliches Alexa-Konto mit dem Business-Dienst. Registrierte Benutzer können eine beliebige Anzahl von Geräten nutzen. Die Alexa-Geräte sind kein Bestandteil des Abonnements, sondern müssen separat erworben werden.

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