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Wechsel zur Cloud-Software Was bei Microsoft Vertragsrenewals zu beachten ist

| Autor / Redakteur: Alfred Girr* / Elke Witmer-Goßner

Covid-19 hat einen beträchtlichen Einfluss auf das Tagesgeschäft aller Unternehmen. Ihnen wurden in den letzten Monaten sowohl die Grenzen des Machbaren zur Erhaltung des laufenden Betriebs aufgezeigt als auch der notwendige bislang ausgebliebene Digitalisierungsbedarf in den Betrieben.

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Nach Änderung der Lizenzbedingungen bzw. Produktnutzungsrechte müssen Unternehmen bei der Softwarenutzung noch genauer prüfen, ob die neuen Verträge weiter sinnvoll im IT-Budget liegen.
Nach Änderung der Lizenzbedingungen bzw. Produktnutzungsrechte müssen Unternehmen bei der Softwarenutzung noch genauer prüfen, ob die neuen Verträge weiter sinnvoll im IT-Budget liegen.
(Bild: © Gorodenkoff - adobe.stock.com)

Vor allem eine digitale Arbeitsweise ist unausweichlich, um den Geschäftsbetrieb am Laufen zu halten. Die Kommunikationswege haben sich durch virtuelle Videokonferenzlösungen deutlich verschoben, mit einem massiven Zuwachs der Nutzung von Cloud-Produkten diverser Firmen. Für die Software-Hersteller ist dies ein echter Gewinn, doch für die Einkäufer ein Graus, da die Kosten ungeplant und unkalkulierbar auf sie zugekommen sind. Aber mit guten Tricks und Tipps kann auch diese Reise eine positive sein.

Aktuell ist bereits erkennbar, dass verstärkt nationale Server-Hubs von Microsoft, Google und Amazon, aber auch von Anbietern wie Telekom und IBM aufgebaut werden. Einerseits, um den nationalen, gesetzlichen Anforderungen im Sinne des Datenschutzes gerecht zu werden, andererseits um die kritische Haltung der Endkunden unter dem Gesichtspunkt der Vertrauensfrage zu lösen. Erkennbar ist eine deutliche Nachfrage nach Cloud-Diensten sowie der Verschiebung der Server-Lastenverteilung und entsprechender Kosten.

Inventardaten, Software-Nutzung & Konfiguration

Ohne ein fundamentales Konzept zu wichtigen Fragestellungen, ist die Kostenexplosion bei den Unternehmen, welche sich der Cloud-Nutzung im Client- und Server-Bereich öffnen, nicht aufzuhalten. Interessant ist dabei, dass sowohl die Software-Hersteller und deren so genannte unabhängige Berater gewillt sind bei Cloud-Vertragsverhandlungen zu helfen, aber wichtige Informationen zur eindeutigen Bewertung der Kostenfrage nicht ausreichend vermittelt werden.

Um überhaupt die Kosten klar bewerten und halbwegs planen zu können, sollten folgende Faktoren unbedingt mit dem Anbieter geklärt sein: Welche Software des relevanten Herstellers ist im Einsatz und gibt es eine Alternative hierzu? Wurde eine IT-Strategie für die nächsten drei bis fünf Jahre definiert? Sollen Teile der Server-Infrastruktur in die Cloud migriert werden? Falls ja, welche, und wer übernimmt die Verantwortung für die Konfiguration und das Monitoring? Ist ein SAM-Tool oder Managed Services im Lizenzmanagement durch Dritte beispielsweise Deloitte im Einsatz?

Ohne die Antwort auf diese wichtigen Fragen ist das Erzielen von Savings, woran Einkäufer gemessen werden, in größerem Umfang nur schwer bis gar nicht möglich. Tendenziell ist sogar davon auszugehen, dass die Software-Hersteller deren Marktmacht in Verbindung mit dem Technologiebedarf ausnutzen. Dies lässt sich beispielsweise bei Microsoft nachvollziehen.

Unbegrenzte Server-Cloud-Nutzung

Mit der Zeichnung von Vertragsrenewals geht man als Einkäufer davon aus, dass das neu gezeichnete Framework vollumfänglich die Bedürfnisse des Unternehmens über die Laufzeit abdeckt. Aber dann zeigt sich die Realität: Das Vertragswerk als solches deckt den Abruf der Cloud-Serverleistung formal zwar ab, aber in Sachen Konfiguration auf Unternehmensseite übernimmt weder der Partner noch der Software-Hersteller die Verantwortung.

Das heißt, jede Minute, in der eine Server-Umgebung aktiv geschaltet ist, wird abgerechnet. Erst wenn das Volumen aufgebraucht ist, kommt die böse Überraschung in Form einer Benachrichtigung, das Kontingent zu erhöhen. Millionen-Beträge für die geplante Volumenabnahme sind dabei schnell aufgebraucht. Im Kontext einer Kostenoptimierung kaum nachvollziehbar in dieser schweren wirtschaftlichen Krise bedingt durch Covid-19.

Um unnötige Eskalationen mit den Software-Herstellern zu vermeiden, ist es daher zwingend erforderlich, das Thema Server-Verlagerung konzeptionell mit folgenden Maßnahmen aufzubereiten. Erstens sollten Unternehmen ein Konzept zur Server-Cloud-Nutzung erarbeiten und von einem unabhängigen Berater, welcher sich der Cloud-Kostenoptimierung widmet, prüfen lassen. Zweitens sollten sie ein kleines Team ernennen, welches die Server-Infrastruktur definiert, konfiguriert und fortlaufend die Kosten überwacht. Und drittens sollten sie sich einen Partner für Managed Services zur Unterstützung bedarfsgerechter Cloud-Nutzung unter Einsatz von Inventarisierungstechnologien ins Boot holen.

Trade-in „alter“ Kauflizenzen

Seit 2019 ist ein Muster des Herstellers Microsoft bei Vertragsverhandlungen in Europa erkennbar. Die Verlängerung der bestehenden Software-Nutzung wird den Unternehmen nicht mehr als Option angeboten, sondern nur noch die Cloud-Version im Lizenzmodell. Deren Lizenz Solution Partner (LSP) tun ihr Übriges, um die Alternativlosigkeit zu untermauern, denn sie gewinnen mit jeder abgeschlossenen Cloud-Vertragszeichnung. Das Problem dabei ist, dass die bestehenden Anwendungen technologisch so stark in den bestehenden Applikationen der Betriebe verfestigt sind, dass eine Abkehr von Microsoft fast nicht mehr möglich ist. Sodass selbst der Cloud-Druck unausweichlich scheint und von den Unternehmen ohne Multi-Cloud-Strategie stillschweigend akzeptiert werden muss.

Parallel bietet der Hersteller ein Trade-in der bisherigen Kauflizenzen und die Verrechnung mit den Cloud-Kosten. Klingt auf den ersten Blick vernünftig. Aber ist das wirklich so? Klar ist, dass Microsoft einerseits den Verkauf der Kauflizenzen an den Gebrauchtsoftwaremarkt verhindern möchte und das Konzept der Cloud-Transition schön rechnet. Andererseits erhöht der Konzern damit den Zwang in die Cloud zu wechseln. Konzeptlose Unternehmen stehen damit vor einem Desaster und spätestens beim Renewal bleiben nur noch wenige Alternativen übrig. Ist der der Trade-in gezeichnet, sind die Lizenzen spätestens mit dem Ende der Laufzeit des neuen Vertrages auf Microsoft übergegangen. Sinnvoll ist das für die Nutzer nicht, denn der positive Effekt der Kostenverrechnung entpuppt sich als Märchen, dem niemand glauben schenken sollte.

Änderung der Produktnutzungsrechte

Schleichend ändern Software-Hersteller ihre Produktnutzungsrechte, um erfahrungsgemäß im Sinne des Herstellers das Nutzungsverhalten zu beschränken. So geschehen mit der Änderung der Produktnutzungsrechte von Microsoft ab 1. Mai 2020. Sie hat massive Auswirkungen auf alle künftigen sowie bereits durchgeführte Lizenzverkäufe bei Wahl des „from SA“-Discounts. Sollten Unternehmen ab 1. Mai 2020 ein Vertragsrenewal mit Microsoft mit der Suite O365 E3/E5 oder M365 E3/E5 mit dem „from SA“-Discount zeichnen wollen, steht nun fest, dass die bisherigen Kauflizenzen (z.B. Office, CALs, Windows Upgrade) nicht am Gebrauchtsoftware-Markt verkauft werden dürfen. Grund dafür ist, dass dies Microsoft als Bedingung zur Wahl des „from SA“-Discounts ab 1. Mai 2020 definiert hat.

Als Einkäufer sollte man mit der Rechtsabteilung die Änderung der Produktnutzungsrechte ab 1. Mai 2020 aktiv wie folgt „aushebeln“, wodurch der angedachte Verkauf zur Rekapitalisierung mit den Lizenzbedingungen des Herstellers übereinkommt: Produktnutzungsrechte aus April 2020 werden in dem Renewal „gefixt“ oder das nachteilige Wording betreffend „from SA“ wird mittels Addendum heraus verhandelt. Gerade bei diesem Thema können Gebrauchtsoftware-Spezialisten und Lizenzexperten wie die Relicense AG eine große Hilfe sein.

Klar ist, ohne Konzept und fortlaufende Überwachung, steht den Unternehmen eine Kostenexplosion bei den Lizenznutzungen ins Haus. In Zeiten von Covid-19 und den damit verbundenen massiven Auswirkungen auf die Unternehmen sollte der Mensch und Mitarbeiter im Vordergrund stehen.

Alfred Girr, Relicense AG.
Alfred Girr, Relicense AG.
(Bild: Relicense)

Insofern sollte auch seitens der Software-Hersteller eine bedarfsgerechte Nutzung und Unterstützung der Einkäufer an erster Stelle stehen. Die oben genannten Vertragstaktiken sollten Hersteller mit Sicherheit überdenken! Und Unternehmen vorbereitet sein.

* Der Autor Alfred Girr ist Alliance Manager Sourcing der Relicense AG.

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