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Ohne elektronische Post geht es nicht! Warum Social Enterprise Tools die E-Mail nicht ersetzen können

Autor / Redakteur: Michael Kleist / Dipl.-Ing. (FH) Andreas Donner

Seit rund einem Jahr prognostizieren einige Marktbeobachter der E-Mail einen frühen Untergang. Der Grund: Soziale Netzwerke wie Facebook & Co. sollten die gute alte elektronische Post schon sehr bald überflüssig machen. Doch ist dem wirklich so?

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Bild: Wolfgang Dirscherl & Gerd Altmann pixelio.de
Bild: Wolfgang Dirscherl & Gerd Altmann pixelio.de

Im letzten Jahr verfielen viele Marktbeobachter dem Trend, einem der größten Alltagshelfer der Business-Welt eine schwarze Zukunft vorherzusagen: der E-Mail. Studien wollten herausgefunden haben, dass insbesondere die Generation Facebook fast gar keine elektronische Post mehr verschicke. Namhafte Unternehmen kündigten an, die E-Mail-Nutzung zurückzufahren, der IT-Berater Atos wollte sich sogar komplett von internen E-Mails verabschieden.

Grund genug für einzelne „Marktexperten“ zu behaupten, die E-Mail sei nahezu dem Untergang geweiht. Unserer Meinung nach ist dies jedoch eine Überspitzung ohnegleichen, auch wenn das Prinzip Social Media immer mehr Einzug in die Arbeitswelt hält und die elektronische Post von ihrem Thron zu stoßen droht.

Natürlich gibt es den nachweislichen Trend, dass in der privaten Kommunikation gerade die jüngere Generation keine E-Mails mehr versendet. Nachrichten werden schnell, meist über hybride soziale Netzwerke aus Chat- und Nachrichtensystem verbreitet. Sobald die Generation Facebook jedoch im Berufsleben ankommt, wird auch sie sehr schnell feststellen, dass E-Mails in Unternehmen nach wie vor das Kommunikationsinstrument Nummer Eins sind. An diese Regel wird der junge Arbeitnehmer sich dann auch sehr schnell gewöhnen, ob er möchte oder nicht.

E-Mails sind nicht wegzudenken

Die E-Mail wird schon deshalb nicht so schnell verschwinden, weil es bislang kein alternatives Tool gibt, das die Ansprüche erfüllen kann, die sich aus Compliance-Prozessen und rechtlichen Vorgaben ergeben. Instant-Messenger, Social Enterprise Plattformen und Video-Chats sind eine effiziente Erweiterung der Kommunikation am Arbeitsplatz, lassen jedoch keine vergleichbare Archivierungsmöglichkeiten zu.

Nicht umsonst gibt es schriftliche Protokolle von Telefonkonferenzen, die im Anschluss an das Gespräch per E-Mail geteilt werden – insbesondere dann, wenn es um tatsächliche Entscheidungen geht.

Technisch wäre eine Archivierung sicherlich möglich, man darf hierbei jedoch ein gerade in Deutschland heikles Thema nicht vergessen: die Gewährleistung von Datenschutz am Arbeitsplatz. Der Aufschrei wäre groß, wenn Unternehmen beginnen würden, die Nachrichten aus den verwendeten Instant-Messengern zu speichern oder gar auszuwerten. Für die Archivierung und Nachverfolgung von wichtigen Informationen und offiziellen Absprachen ist die E-Mail also immer noch unabdingbar. Auch schon deshalb, weil ein Unternehmen einem anderen Unternehmen nicht vorschreiben kann, dass der weltweite Standard, E-Mail, nicht mehr zu nutzen ist.

Auch wenn die E-Mail Bestand haben wird, heißt das nicht, dass sich Kommunikationsstrukturen nicht ändern werden bzw. sich nicht schon geändert haben. Es wird hier durchaus einen Generationsumbruch geben, der Social-Network- und Browser-basierte Kommunikationsmodelle in die Unternehmen trägt – und zwar in einem viel höheren Maße, als dies bislang der Fall ist.

Social Enterprise – Herausforderung für die IT

IT-Abteilungen werden dann vor einer Reihe neuer Probleme stehen. Sie müssen dafür sorgen, dass die „neue“ Welt der Social Networks mit der „alten“ Welt der E-Mailkommunikation technologisch vereint wird. Dieser Punkt ist nicht zu unterschätzen, da nur eine gelungene Zusammenführung die nötige Akzeptanz bei den Mitarbeitern schafft, vor allem wenn diese mit Facebook & Co. nicht vertraut sind.

Außerdem wird es bei Web- bzw. Cloud-basierten Kommunikationsmodellen immer schwieriger werden, diese in bestehende Strukturen zu integrieren. Die Integration im Rechenzentrum muss für den Anwender in jedem Falle transparent sein. Jeder Mitarbeiter möchte auch weiterhin so auf Informationen zugreifen, wie er es gewohnt ist.

Konkret heißt das, dass er eine zentrale Anlaufstelle braucht, von der aus er alle weiteren Informationen erreichen kann – und nicht bloß verschiedene Programme, die nebeneinander existieren. Bei Novells Social Collaboration Plattform Vibe ist dies beispielsweise der eigene „digitale Arbeitsplatz“.

Hier laufen E-Mails und Kalender aus Novell GroupWise sowie weitere Informationen aus den Teamarbeitsbereichen und den globalen Bereichen zusammen. Unter Teamarbeitsbereichen versteht man dabei virtuelle Gruppenbüros, in denen alle Projektdaten zusammenfließen. Der globale Bereich beinhaltet die Informationen, die heute im Intranet zu finden sind, und ermöglicht Zusammenarbeit über Projektteams hinweg.

Die Unternehmens-IT muss dabei sicherstellen, dass die Integration und Synchronisierung der verschiedenen Anwendungen und Datenquellen im Backend reibungslos geschieht. Die Mitarbeiter müssen sich darauf verlassen können, dass – egal von welchem Endgerät sie zugreifen, sei es PC, Tablet, Smartphone oder stationäres Voice-over-IP-Telefon – die Daten inhaltlich und zeitlich synchronisiert sind. Auch muss bei der Einführung solcher Systeme unbedingt auf Aspekte des deutschen Arbeitsrechts Rücksicht genommen werden. Eine frühzeitige Einbindung der Betriebsräte, um Themen wie Arbeitsabläufe, Datenschutz und Mitarbeiterbewertung zu klären, ist für eine erfolgreiche Einführung von Social Collaboration unerlässlich.

Kommunikations-Symbiosen

Die Diskussion über den Tod der E-Mail ist also müßig. Vielmehr stellt sich die Frage welche neuen Kommunikations-Symbiosen entstehen, wenn soziale Netzwerke und Cloud-basierte Collaboration-Modelle breiteren Einzug in die Arbeitswelt halten.

Michael Kleist, Managing Director Central Europe bei Novell
Michael Kleist, Managing Director Central Europe bei Novell

Die oben beschriebene vollständige Digitalisierung des Arbeitsplatzes wäre eine Möglichkeit und könnte die physischen Grenzen der täglichen Zusammenarbeit in globalen Teams überwinden helfen. Doch gerade dann braucht es elektronische Kommunikationsprozesse, die sich langfristig und in ihrer Verzweigung zurückverfolgen lassen und als verlässliche Dokumentationsquelle dienen. Diese Veränderung ist jedoch ein schleichender Prozess, der eher evolutionäre denn revolutionäre Züge trägt.

Über den Autor

Michael Kleist, Managing Director Central Europe bei Novell

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