Interview mit Gerhard Roggemann, Aufsichtsratsmitglied in verschiedenen Unternehmen Vorstandsetage: Was leistet das papierlose Büro in der Cloud wirklich?

Gerhard Roggemann ist als Aufsichtsratsmitglied in verschiedenen Unternehmen tätig. Er vertraut auf den mobilen Datenzugriff über eine gehostete Lösung, um jederzeit und von überall auf der Welt, sicher auf seine Aufsichtsratsunterlagen zugreifen zu können.

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Arvato Systems

Fujitsu Technology Solutions GmbH

OutSystems

Diligent Technologies Corp

CloudComputing-Insider: Herr Roggemann, warum haben Sie sich für einen cloud-basierten Datenzugriff gerade im Umfeld von sicherlich sehr sensiblen Unternehmensdaten entschieden?

Gerhard Roggemann ist Aufsichtsratsmitglied in verschiedenen Unternehmen und Vize-Präsident bei Hawkpoint Partners Limited.

Gerhard Roggemann: Der Informationsfluss in Unternehmen wird immer entscheidender für den Erfolg. Wir müssen in der Lage sein, schnell und effizient zu kommunizieren. Obwohl auch im Top-Management Begriffe wie Smartphone, Tablet, Mobile und Cloud längst keine Fremdwörter mehr sind, wird in den Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen oft noch mit umfangreichen Papierstapeln gearbeitet. Das papierlose Büro hingegen ist ein Konzept, das schon seit einiger Zeit diskutiert wird. Schon heute brauche ich nur noch mein iPad für die Aufsichtsratssitzungen. Die Lösung, die ich nutze – Diligent Boardbooks – läuft in einer streng kontrollierten privaten Cloud-Umgebung auf den Servern von Diligent.

Welches sind denn die Probleme mit papiergebundenen Vorstandsunterlagen?

Roggemann: Ich bin als Aufsichtsratsmitglied für mehrere Unternehmen tätig, was zur Folge hat, dass ich viel auf Reisen bin. Dies erschwerte in der Vergangenheit meine Vorbereitung auf die verschiedenen Sitzungen, da die Unterlagen per Kurier an meine Privatadresse gesendet wurden. Die einzelnen Dokumentenmappen umfassten häufig einige hundert Seiten, wodurch das Ganze sehr umständlich war und in der Praxis zu Problemen führte: Beispielsweise haben viele Airlines Gewichtsbeschränkungen für das Handgepäck. Ich reise meist mit lediglich einem Pilotenkoffer, der allerdings oft schon allein mit den Unterlagen bis oben hin voll war. Außerdem kam es immer wieder vor, dass überarbeitete Versionen oder einzelne Seiten nachgeschickt werden mussten und mich dann nicht mehr rechtzeitig vor Sitzungsbeginn erreichten. All dies gehört jetzt der Vergangenheit an.

Welche Vorteile bietet denn der einheitliche Datenzugriff via Diligent Boardbooks?

Roggemann: Die App spart zunächst mal Zeit und Geld für den Versand. Dies ist insbesondere wichtig, da die Unterlagen für Aufsichtsratssitzungen mindestens 14 Tage vor dem Meeting bei den Aufsichtsratsmitgliedern eintreffen müssen. Nicht zu vergessen die Änderungen, die in letzter Minute vorgenommen werden. Bevor wir auf die digitale Lösung umgestiegen sind, kam es häufiger vor, dass zu Beginn der Sitzungen erst einmal aktualisiertes Material ausgeteilt wurde. Mit der digitalen Portal-Lösung kann ich jetzt sehr leicht nachvollziehen, welche Teile der Unterlagen aktualisiert wurden und mit einem Klick auf die neueste Version zugreifen. Dadurch habe ich nun mehr Zeit, mich auf die Meetings vorzubereiten.

Ist es nicht ungleich riskanter in der Online-Welt, zum Opfer von Datendiebstahl oder Datenspionage zu werden, als zuvor im papierbasierten Büro?

Roggemann: In der Vergangenheit barg die Bereitstellung der vertraulichen Unternehmensinformationen auf Papier stets ein Sicherheitsrisiko. Wenn ich außer Haus war, wurden die zugestellten Dokumente nicht selten einfach vor der Haustür abgelegt oder einem Nachbarn anvertraut. Die vertraulichen Informationen bleiben jetzt immer in den richtigen Händen.

Selbst wenn ich mein iPad verlieren sollte weiß ich, dass die sensiblen Unterlagen durch die hohen Sicherheitsstandards der Lösung bestens geschützt sind. Der Zugang zur App ist passwortgeschützt und die Daten selbst sind verschlüsselt.

Wie das Leben in einer online-basierten Vorstandswelt konkret aussieht und worauf bei der Handhabung mobiler Endgeräte zu achten ist erfahren Sie auf der nächsten Seite.

Chancen und Risiken bei einem radikalen Schwenk in die Computerwolke

Ende der Papierflut: Wandert die Vorstandsetage in die Cloud?

CloudComputing-Insider: Wie sieht denn Ihr neues Leben in der online-basierten Vorstandswelt konkret aus?

Roggemann: Anstatt umfassende Papierberge mitschleppen zu müssen, benötige ich auf Reisen zur Vorbereitung der Sitzungen nur noch mein iPad. Darüber habe ich auch Zugriff auf die Unterlagen vergangener Sitzungen und vor allem viel Zeit, um die Informationen vor den Sitzungen durchzugehen. Eine enorme Erleichterung für meinen beruflichen Alltag.

Worauf sollte man denn bei der Handhabung der mobilen Endgeräte besonders achten?

Roggemann: Natürlich ist Sicherheit ein wichtiges Thema. Einer der Vorteile ist ja gerade, dass diese Lösung speziell für die Erstellung und Verteilung vertraulicher Daten entwickelt wurde. Insofern muss ich mir keine Gedanken machen, falls ich mein iPad mal verlieren sollte, da auch dann die sensiblen Daten sicher sind. Dies ist auch wichtig, sollte mein iPad in die falschen Hände geraten - selbst in diesem Fall wären die Daten nicht gefährdet. Das Sicherheitssystem sorgt dafür.

Bieten nicht soziale Netzwerke gerade auf mobilen Endgeräten zahlreiche sensible Schnittstellen und Einfallstore an, über die potentielle Eindringlinge gerade an wichtige Datenbestände aus der Vorstandsetage gelangen können?

Roggemann: Gerade diese Sicherheitslücken mobiler Endgeräte sind ein weiterer Grund, weshalb die Daten geschützt werden sollten, statt über unsichere Kanäle wie beispielsweise E-Mail verteilt zu werden. Jetzt bleiben meine Daten auf dem sicheren Portal, so dass ich mir keine Sorgen darum machen muss.

Worin liegen denn abschließend die wichtigsten Vorteile des papierlosen Vorstandsbüros?

Roggemann: Zunächst mal spare ich jetzt viel Zeit, die ich vorher damit verbracht habe, an die Unterlagen zu kommen. Ich kann mit der App nun genauso einfach arbeiten wie zuvor, nur dass es jetzt eben wesentlich angenehmer und vor allem sicherer ist. Die elektronische Lösung hat sehr dazu beigetragen, dass ich meine Arbeit in den verschiedenen Gremien nun besser organisieren kann. Jetzt bin ich für jede Sitzung immer auf dem neuesten Stand, ohne dass ich viel Energie darauf verwenden muss, an die Unterlagen oder Aktualisierungen zu kommen. Zudem bin ich auf Reisen jetzt viel entspannter, weil ich keine umfangreichen Papierberge mehr dabei habe und auch nicht fürchten muss, die vertraulichen Informationen könnten gestohlen werden. Alle Daten sind sicher auf meinem iPad.

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Das Interview führte Lothar Lochmaier, Wirtschaftsjournalist aus Berlin.

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