Datenmengen werden sich bis 2025 verzehnfachen Von der Digitalisierung profitieren und mit Veränderungen Schritt halten

Heute arbeiten wir anders als noch vor zehn Jahren. Und auch in zehn Jahren werden wir anders arbeiten als heute. Wie sich Unternehmen strukturieren sollten, um bei Veränderungen effizient zu bleiben. Ein Gastbeitrag von André Mindermann, Co-Founder und CEO der OTRS AG.

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Verschiedene Entwicklungen und Trends tragen dazu bei, dass wir unsere Arbeitsweise kontinuierlich anpassen müssen. Laut IDC wird sich die Datenmenge bis zum Jahr 2025 verzehnfachen. Im Jahr 2025 werden weltweit rund 163 Zettabyte an Daten generiert werden. Zur Veranschaulichung: Das entspricht allen bei Netflix gespeicherten Serien und Filmen. Wie gehen wir also geschickt mit steigenden Datenmengen um, um nicht den Überblick zu verlieren?

Gleichzeitig zeichnet sich ab, dass Unternehmen immer schneller wachsen. Laut aktueller Studie von EY liegen Europas Topkonzerne dabei weit vorn und haben diesbezüglich im letzten Jahr sogar ihre Konkurrenten aus Nordamerika und Asien überholt. Mehr und mehr Unternehmen setzen sich engagierte Wachstumsziele, denn dies gilt immer noch als Existenzgrundlage. Egal ob ein Unternehmen organisch - also aus eigener Kraft oder anorganisch durch Zukäufe oder Fusionen wächst – fest steht: Bei schnellem Wachstum ändern sich auch die Strukturen. Nicht jedes Unternehmen geht damit richtig um. Oftmals kommt es zu Ineffizienzen aufgrund von fehlender Rollenzuweisung, unnötigen Wiederholungen und unklarer Abläufe.

Um bei steigenden Datenmengen und schnellem Unternehmenswachstum effizient zu bleiben, sind konsequente Prozesse und eine klare Kommunikation notwendig. Hier helfen

cloudbasierte Software-Lösungen wie Ticket-Systeme, die Prozesse regeln und eine zielgerichtete Kommunikation zwischen allen Beteiligten ermöglichen, während sie sich gleichzeitig an veränderte Strukturen anpassen können:

Mit digitalen Lösungen Arbeitsabläufe zur Routine machen

Wenn Abläufe und Prozesse optimal aufeinander abgestimmt sind, entsteht größtmögliche Effizienz. Was einfach klingt, ist in der Praxis nicht immer selbstverständlich: Gerade im Zuge von schnellem Unternehmenswachstum, das auch bei Übernahmen passiert, geraten altbewährte Strukturen aus den Fugen und lassen sich nicht einfach auf neue Gegebenheiten anpassen. Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder kurzfristig ausfallen, stehen Vertretung und Unternehmensführung vor einer Herausforderung. So kann wichtige Zeit verloren gehen. Empfehlenswert ist es deshalb, Prozessabläufe in der Cloud zu hinterlegen. Egal ob Urlaubsantrag, Raumbuchungen oder Reklamationen – wenn die Prozesse zentral in einem System verwaltet werden, kann jeder darauf zugreifen, so dass Fehler vermieden werden. Viele Ticketing-Systeme wie OTRS bieten auch dedizierte Vorlagen zum Prozessmanagement, die jederzeit angepasst werden können. Automatische Benachrichtigungen helfen außerdem, die Abläufe im definierten Zeitrahmen zu absolvieren.

Kommunikationsprozesse etablieren, zuordnen und optimieren

Auch die Kommunikation läuft nicht immer reibungslos, wenn sich Strukturen und Rollen verändern. Wer eine Frage hat, erwartet eine schnelle Antwort. Aber nicht immer hat der Fragende den richtigen Adressaten ausgewählt und so kommt es schon mal zu längeren Wartezeiten, was Frustration verursachen kann. Eine digital strukturierte Kommunikation über ein Ticketsystem kann die Anfragen mit dediziertem Rollen - und Berechtigungsmanagement gleich den verantwortlichen Fachabteilungen zuweisen. So können sofort die verantwortlichen Mitarbeiter oder Teams in die entsprechende Kommunikation einsteigen. Automatische Benachrichtigungen, Erinnerungen und ein professionelles Eskalationsmanagement sorgen für eine zügige Beantwortung und Auswertung. Da alle Informationen und Kommunikationsabläufe übersichtlich und sortiert in einem Ticket erscheinen, können auch neue Mitarbeiter problemlos den Sachverhalt nachvollziehen und sind gleich auf den neusten Stand. Auch der Absender bleibt auf dem Laufenden, da er den Status seiner Anfrage jederzeit abrufen kann. Ein gutes System sollte die Anforderungen und Best-Practices der IT Infrastructure Library (ITIL) unterstützen.

Sicherheit in allen Abläufen bedenken

Arbeits - und Kommunikationsabläufe enthalten immer hochsensible Daten. Deshalb ist es unerlässlich, Sicherheit bei allen Abläufen groß zu schreiben. Aktuelle Vorfälle wie der Cyber-Angriff auf bundesdeutsche Regierungsnetze zeigen, wie angreifbar IT-Infrastrukturen sind. Auch die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung sieht vor, die Datensicherheit zu stärken. Darin heißt es unter anderem, dass Datenpannen und -verluste personenbezogener Daten innerhalb von 72 Stunden bei der verantwortlichen Aufsichtsbehörde zu melden sind. Doch wie können IT-Sicherheitsprozesse am besten dokumentiert werden? Um die Sicherheitsereignisse vollständig darzustellen und die dazugehörige Information entsprechend darzustellen bieten sich spezialisierte Ticketing-Systeme an. Sie fungieren als technisches Rückgrat der IT-Sicherheitsprozesse, unterstützen die Kommunikation zu einem Vorfall und speichern diese revisionssicher. Sie machen es möglich, spezifische Prozesse für die Bedrohungsszenarien zu definieren, Anwendern rollenbasierte Freigaben zu erteilen und ermöglichen die verschlüsselte Kommunikation zwischen klar authentifizierten Nutzern.

Fit für jeden Zweck – Lösung sollte anpassbar und flexibel sein

André Mindermann, Co-Founder und CEO der OTRS AG.

Was Unternehmen bei der Auswahl eines Ticketing-Systems außerdem beachten sollten, ist die Anpassbarkeit auf ihre entsprechende Branche und Unternehmensgröße. Hier gibt es entscheidende Unterschiede und im Laufe der Zeit kann sich die Unternehmensgröße auch verändern. Umso einfacher ist es, wenn sich die Lösung auf aktuelle Situationen einstellen kann. Auch die Integrierbarkeit mit bestehenden Systemen spielt eine wichtige Rolle. Wenn die Ticket-Lösung in vorhandene Systeme integriert werden und individuell an Schnittstellen angepasst werden kann, entsteht kein zusätzlicher Aufwand. Cloudbasierte Ticketing-Systeme bieten außerdem den Vorteil, dass sie besser skalierbar sind, Kosten für IT-Ressourcen eingespart werden und mehr Flexibilität in Hinblick auf die Einbindung anderer Lösungen ermöglichen.

Wenn Unternehmen die Digitalisierung nutzen und sich geschickt strukturieren, sind sie gut aufgestellt, um den wachsenden Datenmengen und veränderten Strukturen standhalten zu können.

*Der Autor: André Mindermann, Co-Founder und CEO der OTRS AG.

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