Die HR des 21. Jahrhunderts Vom Aktenwälzer zum Zukunftsgestalter

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Heute immer noch gern als „Verwaltungsstube“ bezeichnet, kommt dem Personalwesen in einem modernen Unternehmen jedoch eine ganz andere, zentrale Rolle zu: Sie zieht neue Fachkräfte an, bindet sie an das Unternehmen und schafft die Voraussetzungen für ein produktives Arbeitsumfeld.

Doch anstatt sich um diese verantwortungsvollen Aufgaben kümmern zu können, sieht die Realität in vielen Personalabteilungen ganz anders aus – doch die Digitalisierung bietet Lösungen: Was muss ich im Homeoffice beachten? Wo kann ich die Technik dafür beantragen? Wie sieht meine Urlaubsregelung aus? Wo ist das Formular zur Beantragung einer Bürobrille? Wie kann ich mich für eine Weiterbildung anmelden?

Nicht nur in Krisenzeiten, sondern auch im normalen Unternehmensalltag wenden sich Mitarbeiter an die HR, wenn sie Fragen zu ihrem Arbeitsalltag haben. Gleichzeitig fürchten Unternehmen keine neuen Fachkräfte gewinnen zu können oder die eigenen Experten zu verlieren. Also ist auch das Job der Personalabteilung – für zufriedene Mitarbeiter zu sorgen und gleichzeitig neue ins Unternehmen zu holen. Denn eines ist klar, wer möchte schon in einem Unternehmen bleiben bzw. neu anfangen, wenn allgemeine Unzufriedenheit herrscht?

Kurz gesagt: Die Employee Experience – die Art und Weise, wie Mitarbeiter ihr Unternehmen und das Arbeitsumfeld darin erleben – wird zu einem Schlüsselfaktor für nachhaltigen unternehmerischen Erfolg. Und die dafür verantwortliche Abteilung für Human Resources wird zu einem zentralen Gestalter der Zukunft der Arbeit. Um diese strategischen Aufgaben meistern zu können, ist ein Umdenken und eine Modernisierung bei den operativen Tasks notwendig: Digitalisierung und Automatisierung geben HR-Mitarbeiter den Freiraum von repetitiven Aufgaben, den sie benötigen.

Strategische Wertschöpfung statt operatives Abarbeiten

Lohn- und Gehaltsabrechnungen bearbeiten, Personalakten pflegen, Anfragen zu den immer gleichen Themen aufs Neue beantworten – leider zeitraubender Alltag für eine HR-Abteilung, die sich Gedanken machen muss, wie wichtige Positionen besetzt und der ortsunabhängige Arbeitsplatz der Zukunft gestaltet werden soll.

Das gilt auch deshalb, weil solche Verwaltungsaufgaben automatisiert werden können. So lassen sich grundlegende Fragen von Mitarbeitern einfach und schnell durch das Anbieten einer personalisierten Wissensdatenbank beantworten – ein HR-Mitarbeiter wird nur noch dann kontaktiert, wenn der Sachverhalt zu komplex oder heikel wird. Durch einen rollenbasierten Zugang zu so einer Datenbank und eine entsprechende Personalisierung des Informationsangebots ist sichergestellt, dass die Mitarbeiter exakt die Antworten erhalten, die für sie relevant und interessant ist. So erhält ein Buchhalter die Informationen, wie er eine Bürobrille beantragen kann und nicht das Antragsformular für ein Paar Sicherheitsschuhe, wie sie ein Mitarbeiter in der Produktion brauchen würde.

Auch Prozesse wie die Pflege der Mitarbeiterdaten lassen sich modernisieren. Muss zum Beispiel ein Mitarbeiter seinen Führerschein für eine Verlängerung der Dienstwagennutzung vorzeigen, erinnert nicht ein kleiner Zettel den HR-Mitarbeiter zwei Tage vor dem Ablaufdatum daran. Sondern eine Erinnerung in der zentralen HR-Software, wo auch die Personalakten digital abliegen. Diese lässt sich mit einer kurzen Suche finden und öffnen, anstatt eine mehrstündige Suche in Aktenschränken zu erfordern, während der Kollege wartend vor dem Schreibtisch sitzt. Ein Foto des Führerscheins wird ablegt, eine neue Erinnerung für die nächste Verlängerung gesetzt und fertig.

Das ist für alle Beteiligten eine Win-Win-Situation: HR-Mitarbeiter sparen ein enormes Maß an Zeit, die sie für wichtigere und wertschöpfende Aufgaben verwenden können, wodurch sie auch in der Wahrnehmung bei der Unternehmensführung einen neuen Stellenwert einnehmen können – kein teurer Verwaltungsapparat, sondern Erfolgsunterstützer. Mitarbeiter unterdessen kommen schnell an die Informationen, die sie brauchen, und erhalten persönliche Unterstützung bei ihren individuellen Anliegen, anstatt wie am Fließband abgefertigt zu werden.

Employee Experience als Schlüsselfaktor

9-to-5 im Großraumbüro – das wird nicht erst durch die globale Pandemie vielerorts zu einem Auslaufmodell. Die derzeitige Situation beschleunigt nur einen Trend hin zu neuen, flexibleren Arbeitsformen, der schon lange vorher begonnen hat. Die Arbeit aus der Ferne, flexible Arbeitszeitmodelle und projektbasierte Teamkonstellationen über Ländergrenzen hinweg sind eine natürliche Konsequenz der Entwicklung von aktuellen Geschäftsmodellen wie auch der Wünsche und Bedürfnisse vieler Arbeitnehmer. Zugleich stellen diese Phänomene Unternehmen vor Herausforderungen – schließlich muss auch unter diesen Umständen ein produktives Arbeiten mit einem Gefühl der Verbundenheit und ohne technische Probleme gewährleistet sein.

Aus ihrem Privatleben erleben heutige Arbeitnehmer eine digitale Customer Experience von den Platzhirschen aus E-Commerce und Entertainment, die von Effizienz, Spaß, Personalisierung und emotionaler Bindung an die Services geprägt ist. Daher erwarten sie eine ähnliche Erfahrung von einem Unternehmen, für das sie arbeiten, geboten zu bekommen. Werden diese Erwartungen jedoch nicht erfüllt, gilt der Arbeitgeber schnell als veraltet und unattraktiv.

Geringes Engagement und hohe Fluktuation können die Folge sein – und darunter leidet der allgemeine Geschäftserfolg. Die Gestaltung einer positiven Employee Experience ist nichts, was sich einfach über Nacht realisieren lässt.

Jeder kleine Schritt, um dies zu schaffen, etwa die Befreiung der HR von Routineaufgaben und die Schaffung von Freiraum für persönliche Betreuung, individuelle Weiterbildung und service-orientierte Hilfe, bringt ein Unternehmen voran – hin zu einer attraktiven Unternehmenskultur, die neue Fachkräfte überzeugt und bestehende zum Bleiben einlädt.

* Der Autor Wieland Volkert ist Countrymanager DACH & Niederlande der UKG (Ultimate Kronos Group).

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