Kontrollierbares Filesharing über Unternehmensgrenzen hinaus

Volle Datenkontrolle dank „Un-sharing“

| Autor / Redakteur: Michael Frauen / Andreas Donner

Sicherheit beim Datentausch: der M&A-Sektor macht’s vor

Unternehmen im M&A-Bereich (Mergers & Acquisitions) greifen in ihrer täglichen Arbeit schon seit Jahren auf Content-Management- und Collaboration-Lösungen zurück. In der wichtigen Due Diligence-Phase, in der Investoren aus häufig unterschiedlichen Zeitzonen mögliche Übernahmekandidaten rechtlich und wirtschaftlich durchleuchten, müssen beide Parteien geschäftskritische Informationen austauschen – mit Anwälten oder Behörden auch jenseits der unternehmenseigenen Firewall und immer unter Einhaltung aller Vorgaben und höchster Sicherheit.

Collaboration-Plattformen dieser Art verfügen über ausgefeilte Sicherheitsmechanismen, wie etwa eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, starke Passwörter oder integrierte Virenscanner, die sowohl beim Upload als auch beim Download einer Datei diese automatisch auf Unregelmäßigkeiten prüfen. Des Weiteren sorgt eine automatische Verschlüsselung der Dateien während der Übertragung jeweils für eine hochsichere Codierung. Verfügt die Lösung über ein Schlüsselungsmanagement, lassen sich einzelne Dokumente mit einem Zufallsschlüssel verschlüsseln, welcher dann nochmal mit einem Masterkey verschlüsselt werden kann. Das Ergebnis wird dann gesplittet und ein Teil in der Datenbank und ein Teil im FileSystem gespeichert. Hiervon bekommt der Plattformnutzer allerdings nichts mit, die Komplexität liegt in der Regel beim Provider.

Das vielleicht wichtigste Prinzip, das sich von Collaboration-Lösungen aus dem M&A-Sektor ableiten lässt, ist die komplette Dokumentenkontrolle mithilfe des Prinzips des Digital Rights Managements (DRM). So können Anwender beispielsweise auf den Tag genau festlegen, wie lange ein anderer Mitarbeiter oder externer Partner Zugriff auf ein bestimmtes Dokument haben darf und welche Rechte er in diesem Zeitraum ausüben kann.

Ein Beispiel: Herr Schmidt lädt ein Dokument mit hochsensiblen Finanzinformationen auf die Collaboration-Plattform, um es Herrn Müller von der Behörde für seine Audit-Prüfung zur Verfügung zu stellen. Herr Schmidt weiß, dass das Audit nach drei Monaten abgeschlossen ist und möchte, dass Herr Müller danach mit den Informationen nichts mehr anfangen kann. Also weist er dem Dokument mehrere Eigenschaften zu. Zum einen kann Herr Müller das Dokument zwar öffnen, aber nicht drucken, speichern oder kopieren. Zum anderen lässt sich das Dokument nach genau drei Monaten von Herrn Müller nicht mehr öffnen, da ihm die Zugriffrechte automatisch wie von Herrn Schmidt definiert entzogen wurden. Herr Schmidt kann auf diese Weise genau kontrollieren, wer in welcher Form und wie lange auf einzelne Dokumente zugreifen darf.

Derartige „Un-sharing“-Funktionen sind nicht mehr nur für Organisationen aus der Finanzbranche, sondern auch für jedes andere Unternehmen essenziell, um den Zugriff auf sensible Daten selbst bei externer Herausgabe vollständig steuern zu können.

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