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Vier Tipps zu Auftragsbearbeitung und Buchhaltung

| Autor / Redakteur: CloudComputing-Insider / Florian Karlstetter

Vier Tipps, um Auftragsbearbeitung und Buchhaltung zu vereinfachen.
Vier Tipps, um Auftragsbearbeitung und Buchhaltung zu vereinfachen. (©-4designersart---Fotolia.com)

Flexible Unternehmen lassen sich nicht von Buchhaltung und Angebotsbearbeitung ausbremsen – sondern formen daraus schlanke Geschäftsprozesse für mehr Erfolg.

Noch nie zuvor konnten sich Selbstständige und Firmen auf so effiziente Produktionsmethoden sowie bequem zugängliche Wissensquellen verlassen wie heute. Das gilt insbesondere auch für Auftragsbearbeitung und Rechnungswesen. Oftmals als notwendiges Übel verrufen, tragen die betriebswirtschaftlichen Disziplinen doch signifikant zum Erfolg von Unternehmen bei.

Daher lohnt es sich für Organisationen, ihren bisherigen Umgang mit Angeboten, Rechnungen und Abschlüssen zu überdenken. Traditionell die Domäne staubiger Aktenordner konnten fehlerträchtige Tabellenkalkulationen die Buchhaltung in kleineren und mittelgroßen Firmen kaum wesentlich verbessern. Erfolgreiche Geschäfte setzen darum auf zeitsparende Softwareassistenten, weitgehend automatisierte Prozesse und möglichst wenige Medienbrüche.

Entsprechende Lösungen bilden Geschäftsvorgänge bereits mit ihrer Oberfläche ab. Statt alle Funktionen auf einmal anzubieten, werden Anwender Schritt für Schritt durch Prozesse geführt.

Idee 1: Angebote effizienter erstellen

Dank dieses Ansatzes lassen sich beispielsweise Angebote bequemer bearbeiten und Rechnungen effizienter ausstellen. Mitarbeiter müssen einzelne Dokumente nicht mehr komplett händisch erstellen, sondern greifen heutzutage auf Erfassungsmasken zurück. Einmal erstellte Belege werden per Mausklick weiterverarbeitet: So wird aus einem Angebot im Handumdrehen der Auftrag und schließlich eine Rechnung. Per Software können Organisationen auch auf eine präzise Preiskalkulation und umfassende Rabattoptionen zugreifen. Werden ausgehende Rechnungen, Gutschriften und Stornorechnungen samt darin enthaltener Umsätze zentral abgelegt, greifen Mitarbeiter zudem jederzeit nach Belieben auf die benötigten Informationen zu.

Den Kontakt zu Lieferanten vereinfachen Assistenten auf gleiche Weise: Der Einkauf erstellt Preisanfragen und Bestellungen einmal und verarbeitet diese per Mausklick weiter. Durchorganisierte Prozesse helfen dabei, eine optimale Balance zwischen Einkaufspreis und Beschaffungszeit zu finden.

Ergänzendes zum Thema
 
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Erheblich Zeit und Nerven können Unternehmen und deren Mitarbeiter auch beim eigentlichen Zahlungsverkehr sparen. Gerade unsichere Anwender mit wenig buchhalterischer Erfahrung profitieren von Assistenten, die für mögliche Geschäftsvorfälle bereits korrekte Kontotypen anbieten.

Idee 2: Zahlungen automatisch verbuchen

Die meisten Banken offerieren eine HBCI-Schnittstelle: Hierüber lassen sich Zahlungseingänge und -ausgänge elektronisch auslesen. Passende Softwarewerkzeuge erstellen automatisch die zugehörigen Buchungen; offene Posten werden beim Einlesen der Kontoauszüge erkannt und automatisch zugeordnet. Anwender müssen die intelligenten Buchungsvorschläge lediglich bestätigen – oder bei Bedarf anpassen.

Assistenten und Schnittstellen nehmen sogar regelmäßigen Abschlüssen ihren Schrecken, beispielsweise Umsatzsteuervoranmeldungen an das Finanzamt. Plausibilitätstests sorgen hierbei für mehr Sicherheit, bevor die entsprechenden Daten endgültig per ELSTER übertragen werden. Empfehlenswert sind Produkte, auf die auch ein Steuerberater lesend zugreifen kann.

Idee 3: Mehr Gewinn mit Mahnstrategien

Bei ausstehenden Forderungen sparen automatisierte Lösungen nicht nur Zeit, sondern minimieren auch Verluste: Vertriebsmitarbeiter rufen so jederzeit Mahnvorschläge ab und prüfen, aus welchen Einzelforderungen sich der Mahnbetrag pro Kunde zusammensetzt. Darauf aufbauend können Unternehmen ihre Mahnstrategien optimieren: Bei Kunden mit vielen ausstehenden Rechnungen lohnt es sich mitunter, neben den offenen Posten auch nichtfällige Posten zu mahnen.

Idee 4: Unternehmen in Echtzeit steuern

Neben vielen verbesserten Geschäftsprozessen bietet eine zeitgemäße Software für Buchhaltung und Warenwirtschaft Unternehmen natürlich auch umfangreiche Reporte und Auswertungen: Alles was früher in verteilten Akten und Tabellen abgelegt wurde, ist damit per Mausklick verfügbar. Je nach Produkt können Nutzer damit auch von unterwegs per Tablet auf aktuelle Unternehmensdaten zugreifen.

Standardisierte Reports liefern dabei einen kompletten Überblick über die finanzielle Situation von Organisationen und stellen diese auf Wunsch grafisch dar. In Echtzeit können berechtigte Mitarbeiter und Geschäftsführer Umsätze nach Kunden, Lieferanten und Sachkonten abrufen. Filter grenzen Daten zeitlich ein. Kontenblätter informieren detailliert über Eingänge, Ausgänge und Umbuchungen, Saldenlisten aggregieren Daten für Geschäftsjahr, Buchungsperiode oder Konto.

Fazit

Führten Buchhaltung und Auftragsbearbeitung bislang ein Schattendasein, entpuppen sich optimierte Geschäftsprozesse bei immer mehr Unternehmen als wesentlicher Erfolgsfaktor. Gerade kleinere und mittlere Firmen profitieren: Wer Aktenordner und Spreadsheets gegen zeitgemäße Software austauscht spart Zeit, behält jederzeit den Überblick über aktuelle Unternehmenskennzahlen und steigert letztlich Liquidität und Gewinne.

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