On-Premise oder aus der Cloud - Wirtschaftlichkeitsberechnung per Kalkulator

Utilitas nennt zehn Kriterien für den Wechsel zu Exchange Online

| Redakteur: Florian Karlstetter

Microsoft Exchange Inhouse oder als cloudbasierte Lösung? Utilitas unterstützt bei der Entscheidungsfindung.
Microsoft Exchange Inhouse oder als cloudbasierte Lösung? Utilitas unterstützt bei der Entscheidungsfindung. (Bild: Stephen VanHorn - Fotolia.com)

Wann lohnt sich ein Umstieg auf Microsoft Exchange Online? Hilfestellung bei der Entscheidungsfindung kommt von Utilitas: Anhand eines Selbstcheck-Formulars lassen sich die Kosten für ein inhouse installiertes System gegen die Kosten von Exchange Online abgleichen.

Ob sich ein Umstieg auf Microsoft Exchange Online lohnt, hängt von vielen Kriterien ab. Die Microsoft-Experten von Utilitas haben die wesentlichen Schlüsselfragen zusammengestellt und unterstützen so bei der Entscheidungsfindung.

Anhand eines kostenlosen Online-Formulars lässt sich außerdem in wenigen Schritten herausfinden, ob sich der Wechsel zu der cloudbasierten E-Mail-Lösung von Microsoft rentiert.

Zur Orientierungshilfe sollten zunächst folgende Fragen beantwortet werden:

  • 1. Wie alt ist der jetzige E-Mail-Server? Spätestens wenn der Umstieg auf eine neue Version erforderlich wird und deshalb eine Datenmigration ansteht, sollte aus Kostengründen der Umstieg auf eine Online-Lösung geprüft werden.
  • 2. Sollen E-Mails und Kontakte mobil genutzt werden? E-Mails auf allen Geräten synchron zu halten, ist mit Exchange Online optimal möglich. Alle Smartphones inklusive iPhone, Android und Blackberry werden unterstützt. Beispielsweise in Projekten können Teams somit an den selben Dokumenten arbeiten.
  • 3. Welche Version von Microsoft Office ist im Einsatz? Mit Office 2007 und 2010 kann Exchange Online sofort genutzt werden. Sind noch ältere Office-Versionen im Einsatz, besteht die Möglichkeit, über Office 365 eine lokale Office-Lizenz zu mieten.
  • 4. Benötigt die IT-Abteilung eine Entlastung? Viele IT-Abteilungen in mittelständischen Unternehmen sind spärlich besetzt und vollauf mit der Lösung von akuten Anwenderproblemen beschäftigt. Die Nutzung von Exchange Online bedeutet hier eine erhebliche Entlastung, weil das komplette E-Mail-Thema in punkto Wartung und Betreuung wegfällt. Die Administratoren können sich somit wichtigeren Aufgaben widmen.
  • 5. Ist das Unternehmen auf Wachstumskurs? Ständig die Server-Kapazitäten anzupassen, erfordert Zeit und Geld. Gerade bei einem schnellen Wachstum ist Exchange Online vorteilhaft, weil sich für neue Mitarbeiter sehr einfach und jederzeit weitere Postfächer hinzu buchen lassen.
  • 6. Wie teuer ist der aktuell eingesetzte Viren- und Spamschutz? Die Kosten für die Sicherheit des E-Mail-Systems sind in Exchange Online bereits enthalten. Auch um zeitraubende Tätigkeiten wie Wartung und Updates sowie um separate Verträge mit Security-Anbietern muss sich dann intern niemand mehr kümmern.
  • 7. Wird eine spezielle Bandbreite für die Internetverbindung benötigt? Da alle Daten lokal zwischengespeichert (gecached) werden, spielt die Bandbreite eine untergeordnete Rolle.
  • 8. Wie hoch ist das Datenvolumen der Anwender-Postfächer? Beim Einsatz von Exchange Online kann jeder Anwender in seinem Postfach bis zu 25 GB Speicherplatz verwalten.
  • 9. Welche anderen Anwendungen greifen auf den Exchange-Server zu? Das Zusammenspiel von E-Mail und Anwendungen in einer durchgängig integrierten Arbeitsumgebung ist ein wesentliches Kriterium für die Akzeptanz durch die Anwender. Die meisten Anwendungen lassen sich auch für den Zugriff auf Exchange Online konfigurieren.
  • 10. Wie ist das Backup organisiert? Die Aufwände für die Organisation eines Backups entfallen völlig beim Einsatz von Exchange Online. Durch die Spiegelung des Mail-Servers in mehreren Rechenzentren ist das Online-Hosting in der Regel sehr viel sicherer als bei lokal gehosteten Lösungen.

Individueller Selbstcheck

Für den individuellen Selbstcheck bietet Utilitas im Internet ein kostenloses Formular zur Verfügung. Hier können Interessenten Kennzahlen ihres benötigten Systems wie die Anzahl der Nutzer, Größe der Postfächer, Kosten und Aufwände für Lizenzen, Spamfilter, Virenschutz und Wartung zusammenstellen. Im Ergebnis erhalten sie in dem interaktiven Dokument sofort eine Gegenüberstellung der jeweiligen Kosten von Inhouse- und Outsourcing-Lösung.

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