Prozessorientierung als Chance für ein verbessertes Informationsmanagement Unternehmensführung aus der Cloud

Autor / Redakteur: Christopher Baxter* / Elke Witmer-Goßner

Viele Händler kennen diese Situation: Es ist Monatsende, die Buchführung steht an, Lieferungen müssen bezahlt und der „Papierkram“ für das Finanzamt vorbereitet werden. Und wieder stehen sie vor dem gleichen Problem: Lagerbestände sind nicht transparent, Rabatte und Skonti wurden nicht richtig genutzt, Rechnungen nicht rechtzeitig gezahlt, Liquiditätsengpässe sind entstanden und so weiter.

Firma zum Thema

Geschäftsführer kleinerer Unternehmen treffen noch häufig ihre Entscheidungen auf Basis falscher oder veralteter Daten und vernachlässigen nicht selten die Buchhaltung wegen voller Terminkalender.
Geschäftsführer kleinerer Unternehmen treffen noch häufig ihre Entscheidungen auf Basis falscher oder veralteter Daten und vernachlässigen nicht selten die Buchhaltung wegen voller Terminkalender.
(Bild: fffranz, Fotolia)

Gegen derartige Missstände gibt es ein wirksames Rezept: Unternehmensführung aus der Cloud. Eine moderne, online-basierte Unternehmens-Software ist ein effizientes Hilfsmittel bei der Unternehmensführung, das immer und überall auf mobilen Endgeräten wie dem PC, Laptop, Tablet oder Smartphone einsatzbereit ist. Sie bildet die Unternehmensprozesse vom Lager bis in den Shop eins zu eins ab und integriert zudem die Finanzbuchhaltung. Eine leichte und intuitive Bedienung erhöhen die Nutzerfreundlichkeit. Darüber hinaus decken spezielle Lösungen zahlreiche Branchenbesonderheiten für Händler ab, zum Beispiel Lager und Logistik. Die Zukunft liegt in Cloud-Lösungen, das zeigen nicht nur viele positive Unternehmensbeispiele, sondern auch die Prognosen der Marktforscher: Die International Data Corporation (IDC) sagt voraus, dass 2016 im KMU-Umfeld bereits jedes zweite Unternehmen in Europa eine Cloud-Unternehmenssoftware einsetzen wird.

Buchhaltung als Chance für die Unternehmensführung

Viele Händler sind kleine Unternehmen mit ein bis fünfzig Mitarbeitern und bewegen sich im Spannungsfeld zwischen eingeschränkten finanziellen, personellen und zeitlichen Ressourcen sowie einem hohen administrativen Aufwand bei der Unternehmensführung. Funktionsbereiche wie Geschäftsführung, Vertrieb, Marketing und Finanzen fallen oftmals in Personalunion auf wenige – oftmals sogar nur eine – Person: die Geschäftsleitung. Von ihr wird erwartet, dass sie trotz eines voll mit administrativen Aufgaben gepackten Tages jederzeit noch den Überblick behalten soll – über die Liquidität, Umsätze, Aufträge, die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit und vieles mehr.

Statt in der Buchhaltung und all den angrenzenden administrativen Tätigkeiten ein „notwendiges Übel“ zu sehen, sollten Unternehmer lieber die Chancen erkennen, die daraus resultieren: gewonnene Informationen und Erkenntnisse, die manchmal bares Geld wert sind, zum Beispiel die Liquidität oder genutzte Skonti und Rabatte, offene Posten, ausstehende Rechnungen, Mahnungen und vieles mehr. Mit dem aktuellen Kontostand und dem Überblick über alle Unternehmensbereiche lassen sich zielsicher die richtigen Entscheidungen über Investitionen, einzelne Aktionen und die Gesamtstrategie treffen. Ob dies gelingt oder nicht, hängt ganz entscheidend von den Hilfsmitteln ab, die bei der Unternehmensführung eingesetzt werden und die Geschäftsleitung entlasten.

Unternehmenslösungen – egal ob aus der Cloud oder on-premise – müssen zunächst die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung einhalten. Der gravierende Unterschied der Cloud-Lösung liegt aber in der Art und Weise, wie ein Unternehmen damit arbeiten kann. Hierbei passt sich diese individuell den Arbeitsweisen an, die sich entweder durch das Geschäftsmodell oder die persönlichen Vorlieben der Anwender ergeben. Mit einer Cloud-Lösung muss der Unternehmer nicht mehr am Schreibtisch sitzen, suchen, rechnen oder auswerten, um sich Einblicke in das Unternehmen zu verschaffen. Die Cloud-Lösung liefert ihm alle Informationen grafisch übersichtlich aufbereitet im Dashboard, und zwar als ständiger Begleiter auf dem Smartphone im Büro, bei Kunden oder der Bank. Ist dann noch ein Customer Relationship Management (CRM) integriert, kann der Kundenkontakt von Anfang bis Ende nachvollzogen werden: Wann und mit welcher Kampagne wurde ein erster Kontakt hergestellt? Welche Verkaufsgelegenheiten haben sich seitdem ergeben? Wie viele Angebote hat welcher Ansprechpartner erhalten? Was wurde gekauft?

Der Cloud-Unterschied

Eine Cloud-Lösung arbeitet nach den Grundsätzen eines effizienten Informationsmanagements: Alle Informationen stehen zentral zur Verfügung („Single Source of Truth“-Prinzip: eine Informationsquelle für alles). Bei einer Cloud-Lösung werden alle Daten – also Finanzdaten genauso wie Kundendaten, Artikel, Aufträge, Rechnungen – zentral bei einem Anbieter gesichert und stehen dadurch für alle Anwender gleichermaßen zur Verfügung. Das Suchen aus unterschiedlichen Quellen entfällt zugunsten einer besseren Transparenz. Der Zugriff muss jederzeit und von jedem Ort aus erfolgen können (Prinzip „Anytime and Anywhere“): Die Cloud steht allen Anwendern jederzeit und an jedem Ort über eine sichere Internetverbindung zur Verfügung. Buchhaltung, Kundenpflege und auch strategische Auswertungen können also immer dann erledigt werden, wenn sie gebraucht werden – unabhängig von Bürozeiten.

Ergänzendes zum Thema
Sind Sie bereit für den Schritt in die Cloud?

Sie sind Unternehmer oder Geschäftsführer einer kleinen Firma und überlegen, ihre Betriebsführung zu modernisieren? Um zu testen, ob Sie bereit für den Schritt in die Cloud sind, sollten Sie sich über folgende Punkte Gedanken machen:

  • Mobilität: Sie wollen neben ihrem PC auch ein Smartphone oder Tablet für berufliche Zwecke nutzen. Wünschen Sie sich in Zukunft noch mehr Mobilität, zum Beispiel auch durch die Anbindung an andere Unternehmenssysteme via Apps?
  • Informationsmanagement: Sie arbeiten derzeit noch mit unterschiedlichen Systemen für die Finanzbuchhaltung, die Kundenpflege sowie ihr Kerngeschäft. Für Auswertungen müssen Sie sich die Informationen aus allen Systemen separat zusammensuchen. Wünschen Sie sich ein System, das alle Informationen integriert und Auswertungen somit erleichtert und beschleunigt?
  • Aufgabenmanagement: Sie wünschen sich, Administratives auch mal unterwegs oder in Wartezeiten zu erledigen? Auch wäre es für Sie von Vorteil, wenn die Lösung die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater oder Kollegen verbessern würde.
  • Zeitmanagement: Obwohl es nicht zu Ihrem Kerngeschäft zählt, verbringen Sie viel Zeit mit IT-Updates, Anpassungen, Wartungsprozessen sowie Aktualisierungen Ihrer Software-Systeme. Diese Aufgaben würden Sie aus Zeitgründen gerne abgeben und sich nicht mehr darum kümmern müssen.
  • Kostentransparenz: Sie möchten genau kalkulieren und alle Kosten immer im Blick haben? Eine Cloud-Lösung bezahlen Sie zu monatlichen Raten, die Sie genau einplanen können, denn sie richten sich nach der tatsächlichen Nutzung der Software.

Wenn Sie den meisten Aussagen zustimmen, dann sollten Sie ernsthaft über eine Cloud-Lösung nachdenken.

Die Informationen müssen aktuell sein („Realtime“- oder Echtzeit-Prinzip): Viele buchhalterische Tätigkeiten werden gerne auf einen späteren Zeitpunkt verschoben, meist bis kurz vor Ende einer Frist durch das Finanzamt oder den Steuerberater. Das alte Motto „was Du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen“ gewinnt mit einer Cloud-Lösung wieder an Gültigkeit, denn erst sie schafft dazu die praktischen Voraussetzungen. Mit ihr lässt sich zum Beispiel nach einem Geschäftsessen der Bewirtungsbeleg mit dem Handy abfotografieren, in die Cloud-Lösung hochladen, über integrierte Collaboration-Funktionen an den Steuerberater übermitteln, dieser bucht ein und fertig. Konsequent praktiziert genießen Cloud-Nutzer den Vorteil von Echtzeit-Daten: Sie wissen schon in der Monatsmitte, wie gut oder schlecht das Geschäft läuft.

Aktualität auch für die Lösung selbst

Im Umfeld der Finanzbuchhaltung gibt es immer wieder gesetzliche Änderungen, die in der Software umgesetzt werden müssen, zum Beispiel steuerrechtliche Vorgaben. Bei Cloud-Lösungen übernimmt die Änderungen der Anbieter sofort und automatisch für alle seine Kunden – ohne dass der Anwender dazu etwas beitragen muss. Neue Features oder Updates werden ebenfalls vom Anbieter automatisch eingespielt. Das entlastet einerseits zeitlich, andererseits gedanklich, denn der Unternehmer muss sich um Updates oder die Software-Wartung nicht kümmern.

Vom Lager bis in den Shop

Händler sollten immer und überall wissen, was gerade in ihrer Firma vorgeht. Dazu benötigen sie spezielle Branchenfunktionen, die den aktuellen Status der Gewinn- und Verlustrechnung, offene Zahlungen, den Lagerbestand sowie sämtliche Aufträge sichtbar machen. Mit Exact Online Handel beispielsweise beantworten Händler Fragen ihrer Kunden oder Geschäftspartner zu Lieferungen und Aufträgen auf Knopfdruck und selbst dann, wenn sie gar nicht im Büro sind. Das gibt Sicherheit und vermittelt Seriosität und Professionalität in einem sehr vom Wettbewerb geprägten Segment.

Eine Cloud-Lösung kann auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater verbessern, zugunsten einer intensiveren Beratungsleistung für die Mandanten. Denn integrierte Collaboration-Funktionen ermöglichen eine individuell abgestimmte Arbeitsteilung zwischen Unternehmen und Steuerberater – zum Beispiel beim Eingeben von Belegen und beim Buchen. Übernimmt das Unternehmen administrative Aufgaben selbst, die sonst der Steuerberater (aufwändig und kostenintensiv) erledigt, kann er seine gewonnene Zeit in die strategische Beratung investieren – zugunsten des Unternehmens.

Ergänzendes zum Thema
Entscheidungskriterien für Cloud-Software

  • Anbieter: Das Angebot an Cloud-Lösungen ist groß und vielfältig, die Auswahl fällt daher nicht leicht. Achten Sie darauf, dass der Anbieter solide am Markt aufgestellt ist, damit es ihn auch morgen noch gibt. Ein mehr als 20-jähriges Bestehen ist eine gute Basis. Darüber hinaus sollte er Erfahrungen im Cloud-Geschäft haben.
  • Funktionen: Alle Lösungen verfügen über Standardfunktionen. Brauchen Sie jedoch bestimmte Branchenspezifika wie etwa Zeiterfassung oder Projektmanagement, Lager und Logistik, sollten Sie sich einen Anbieter suchen, der diese gleich mitliefert. Sonst haben Sie wieder das Problem mit verschiedenen Lösungen.
  • Sicherheit: Gerade in Deutschland sind Sicherheit und Datenschutz wichtige Kriterien für die Wahl des Anbieters. Hier sollten Sie genau prüfen: Wo werden die Daten gehostet? Welche Sicherheitszertifizierungen weist der Hosting-Partner auf?
  • Vertragsmodalitäten: Achten Sie darauf, dass vertraglich festgehalten ist, dass die Informationen immer Ihr Eigentum bleiben und Ihnen jederzeit auf Wunsch ausgehändigt werden. Achten Sie zudem auf kurze Kündigungsfristen und eine schnelle Abwicklung im Falle einer Kündigung.

KMU-Geschäftsführer sollten stärker in Betracht ziehen, ihr Unternehmen mit Hilfe moderner Software zu führen. Denn häufig werden Entscheidungen noch auf Basis falscher oder veralteter Daten getroffen. Oder die Buchhaltung wird wegen voller Terminkalender vernachlässigt. Gerade Cloud-Lösungen wie Exact Online können genau diese Probleme lösen, da für deren Nutzung weder IT-Kenntnisse noch Updates durch den Anwender erforderlich sind. Man kann sofort loslegen und ist rechtlich immer auf der sicheren Seite.

Christopher Baxter, Exact Software GmbH.
Christopher Baxter, Exact Software GmbH.
(Bild: Exact Software)
* Der Autor Christopher Baxter ist General Manager Cloud Solutions Germany bei der Exact Software GmbH.

(ID:42757100)