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Kommentar von Patrick Heinen, Principal Solution Consultant bei Progress Software in Köln Unternehmen müssen beim Business Process Management ihre Hausaufgaben machen

Autor / Redakteur: Patrick Heinen / Florian Karlstetter

Das Geschäftsprozessmanagement gibt es in unterschiedlichen Facetten schon seit nahezu 20 Jahren, dessen Anliegen hat aber erst in der jüngsten Zeit unter dem Begriff Business Process Management (BPM) den Weg in die breite Öffentlichkeit gefunden. Darüber wird heute viel diskutiert.

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Patrick Heinen, Principal Solution Consultant bei Progress Software in Köln.
Patrick Heinen, Principal Solution Consultant bei Progress Software in Köln.
( Archiv: Vogel Business Media )

Der durchschlagende Erfolg ist BPM bislang aber verwehrt geblieben, zu oft haben Unternehmen nur etwas herum experimentiert und nach Rückschlägen die Aktivitäten zurückgefahren oder gleich eingestellt. Eine der Schwächen vorhandener Implementierungen: Die IT hat die in den Fachabteilungen praktizierten Geschäftsprozesse als gegeben hingenommen und versucht, sie lediglich effizienter auszuführen. Oft hakt es daran, dass sich ineffektiv organisierte Geschäftsprozesse nicht so leicht automatisieren lassen. Es geht auch anders. Dafür müssen Unternehmen aber ihre Hausaufgaben machen. Nur wenn sie die Kernanforderungen an BPM, erfüllen, bestehen Aussichten für eine erfolgreiche Einführung und eine Bewährung im Alltag.

Wichtig ist, zwischen den fachlichen und den technischen Anforderungen an BPM zu unterscheiden. Das fachliche BPM beschäftigt sich mit der betriebswirtschaftlichen Organisation von Geschäftsprozessen. Aufgabe des technischen BPMs ist die Umsetzung der fachlichen Vorgaben in IT-Lösungen. Notwendig ist eine permanente Abstimmung zwischen beiden Sichten. Das beginnt mit der Soll-Konzeption und reicht über die Umsetzung und die fortlaufende Überwachung bis zur ständige Anpassung der Geschäftsprozesse.

Um diesen geschlossen Kreislauf in Gang zu halten, müssen Fachabteilung und IT wissen, wie die Geschäftsprozesse aktuell abgewickelt werden. Die Abläufe müssen in Echtzeit transparent sein. Beide Gruppen sind dann permanent in der Lage, problematische Transaktionen, die früher möglicherweise übersehen wurden, zu erkennen, nachzuverfolgen und zu überprüfen.

Transparenz ist notwendig, reicht aber alleine noch nicht aus. Der nächste Schritt besteht darin, Regeln und Muster für den gewünschten Ablauf der Prozesse zu definieren. Das heißt, es muss sichergestellt sein, dass kritische Business-Events, die den geplanten Ablauf behindern, in Echtzeit bemerkt sowie bewertet werden und Prozessverantwortliche benachrichtigt werden.

Technisch gelöst wird diese Aufgabe mit Funktionen aus dem Bereich Complex Event Processing. Die Lösung besteht dann darin, dass sofort nach Auftreten von Problemen automatisch Gegenmaßnahmen ausgelöst werden oder die Aufgabe im Rahmen eines Human-Workflow-Managements an einen Mitarbeiter übertragen wird. Notwendig ist schließlich, die Geschäftsprozesse im laufenden Betrieb anzupassen und zu optimieren.

Mit BPM sind Unternehmen damit in der Lage, ihre operative Reaktionsfähigkeit zu verbessern, um auch auf kritische Business-Events innerhalb und außerhalb des Unternehmens reagieren zu können. Der wichtigste Anstoß für die Weiterentwicklung von BPM ist das hohe Tempo in den Geschäftsprozessen selbst. In diesem Sinne muss BPM sich zu Responsive Process Management (RPM) weiterentwickeln. Flexibilität und Schnelligkeit sind heute Grundlage der Geschäftstätigkeit und BPM muss dies sowohl aus einer fachlichen als auch aus einer informationstechnischen Sicht umfassend unterstützen, am besten mit einer einheitlichen Lösung, die sowohl von der Fach- als auch der IT-Abteilung eingesetzt wird.

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