Wer die Wahl hat, hat die Qual Tipps für die Softwareauswahl

Autor / Redakteur: Kriemhilde Klippstätter / Florian Karlstetter

Die Investition in eine neue Software will gut durchdacht und im Detail vorbereitet sein. Schlecht oder mangelhaft geplante vorbereitete Projekte können ein Unternehmen viel Geld kosten. Für die Auswahl einer passenden Lösung gibt es verschiedene Kriterien und Vorgehensweisen.

Firma zum Thema

Mit der richtigen Strategie zur passenden Lösung: Tipps zur Softwareauswahl.
Mit der richtigen Strategie zur passenden Lösung: Tipps zur Softwareauswahl.
(© Ben Chams - Fotolia.com)

Wer bei der Softwareauswahl bereits im Vorfeld die richtigen Kriterien und Vorgehensweisen beachtet, dem steht der Erfolg eines Projektes nichts mehr im Wege. Wir haben für Sie einige Tipps und Tricks zusammengestellt:

Tipp 1: Die Vorbereitung

Bereits in dieser Phase ist Teamarbeit angesagt. Die Entscheidung für eine neue Software-Lösung sollte nicht allein von der Chefetage, dem Controlling oder der IT-Abteilung getroffen werden. Vielmehr müssen alle diese Geschäftsbereiche mit Entscheidungsbefugnis zusammenarbeiten, zusätzlich aber auch noch die Fachabteilungen mit ins Boot holen, die letztendlich mit der neuen Lösung arbeiten sollen.

Voraussetzung für die Einführung einer neuen Softwarelösung ist ein detailliertes Pflichtenheft. Hier ist besonders die Expertise der Fachabteilungen gefragt. Sie sollten ihre fachlichen Wünsche an die neue Lösung möglichst detailliert formulieren und auch erläutern, welche Ziele mit damit erreicht werden sollen:

  • Welche Geschäftsprozesse sollen mit der Lösung abgearbeitet werden?
  • Welche Funktionen und welchen Bedienkomfort soll die Software bieten?
  • Was genau soll erreicht werden? z.B. mehr Produktivität, Transparenz, Beschleunigung und/oder Vereinfachung von Prozessen.
  • Welche Verbindung zu anderen Programmen, beispielsweise Datenbanken, Produktions- oder Kommunikationsprogrammen sind notwendig, damit die gewünschten Ergebnisse erzielt werden?
  • Welche und wie viele Sachbearbeiter sollen mit der neuen Software arbeiten?
  • Ist die Lösung nur für einen geschlossenen Benutzerkreis notwendig oder soll sie offen sein und abteilungsübergreifend im gesamten Unternehmen genutzt werden? Die Klärung dieses Punktes ist unter Umständen wichtig für die Lizenzierung.
  • Soll die Lösung nur stationär auf Arbeitsplätzen im Unternehmen und seinen Niederlassungen oder auch auf mobilen Endgeräten von unterwegs eingesetzt werden?
  • Welcher Zeitrahmen ist für das Projekt vorgesehen?

Tipp 2: IT-Check

Sind diese Auswahlpunkte der Fachabteilung auf dem Tisch, ist das Know-how der IT-Abteilung gefragt, die den Wunschkatalog darauf abklopfen muss, ob die Wünsche der Sachbearbeiter auf Seiten der Technologie vollständig erfüllt werden können. Dazu muss geklärt werden:

  • Sind die Wünsche der Fachabteilung technisch realisierbar oder müssen bei der Funktionalität Abstriche gemacht beziehungsweise Änderungen an der Liste vorgenommen werden?
  • Welches Betriebssystem dient als Grundlage (MS Windows, Linux, Unix etc.)
  • Ist die Integration der gewünschten Anwendungen, beispielsweise der Datenbanken, problemlos möglich? Oder erfordert dies einen Upgrade auf eine neuere Programmversion respektive zusätzlichen Programmieraufwand z.B. für neue Schnittstellen?
  • Kann die vorhandene IT-Infrastruktur problemlos genutzt werden oder verlangt die neue Softwarelösung neue Server, den Ausbau der Netzwerkkapazität, verbesserte Management- und Sicherheitslösungen, die Erweiterung oder den Ausbau des vorhandenen Backup-Konzeptes und/oder neue Rechner an den Arbeitsplätzen?
  • Erfüllt die Software die Compliance-Vorgaben des Unternehmens?
  • Kann die eigene IT-Mannschaft das Projekt alleine realisieren oder ist externes KnowHow durch Consultants oder Berater notwendig?
  • Ist die Handhabung der neuen Software selbsterklärend oder sind Schulungen für die Administratoren und die Anwender notwendig?

Tipp 3: Organisation

Die Einschätzung der IT-Abteilung ist nicht nur auf Seiten der IT von organisatorischer Bedeutung. Darüber hinaus muss auch im Vorfeld abgeklärt werden, ob und in welcher Weise das Projekt die Hierarchien eines Unternehmens und die vorhandenen Geschäftsprozesse verändert und ob diese Veränderungen gewünscht und von allen Beteiligten mitgetragen werden:

  • Werden Entscheidungsprozesse transparenter?
  • Werden Kompetenzen umverteilt und falls ja, wird das von allen Beteiligten mitgetragen?
  • Sind weniger Abstimmungsprozesse notwendig und wird das von der Geschäftsleitung unterstützt?
  • Bleibt die Wertschöpfungskette erhalten beziehungsweise wird verbessert?
  • Wird die Produktivität von Prozessen verbessert und wirkt sich das positiv auf die Wettbewerbsposition aus?

Tipp 4: Finanzplanung

Die Finanzabteilung und das Controlling müssen bei allen Investitionen in den Entscheidungsprozess einbezogen werden. Bereits bevor die Entscheidung für die Auswahl einer neue Software fällt, sollten alle Beteiligten einen groben Überblick über den finanziellen Investitionsrahmen haben, den das Unternehmen für die neue Lösung zur Verfügung stellt. Von der Höhe der bereitstehenden Summe hängt im Wesentlichen auch der Funktionsrahmen einer Software ab. Ist der mögliche Kostenrahmen zu niedrig, müssen gegebenenfalls Abstriche bei der Funktionsvielfalt gemacht werden. Wesentliche Eckpunkte aus der Finanzabteilung sind:

  • Ein grober Rahmen der bereitstehenden Investitionssumme
  • Finanzielle Mittel, die mittel- bis langfristig für Upgrades und/oder die Erneuerung von Lizenzen bereit gestellt werden können
  • Eingeplante Schulungs- und Trainingskosten

Tipp 5: Bewertungskriterien

Die Bewertungskriterien für eine Software ergeben sich aus dem Pflichtenheft. Nicht alle in diesem aufgeführten Punkte sind gleich wichtig. Daher sollten die Wunschkriterien entsprechend ihrer Bedeutung für die Fachbereiche und das Gesamtunternehmen aufgelistet und beurteilt werden. Zur Gewichtung lässt sich ein Punkteverfahren nutzen. Kriterien, die alle Beteiligten hoch bewerten, haben für die Auswahl einen höheren Stellenwert. Die mit niedriger Punktzahl sind weniger wichtig für die Endauswahl oder können unter Umständen sogar ganz entfallen. Bewertungskriterien können sein:

  • Der Anschaffungspreis
  • Gewünschter Service und Support
  • Örtliche Nähe des Anbieters oder seines Partners
  • Automatische Softwareupgrades
  • Muttersprachliche Softwareversion
  • Schulungen und Workshops

Tipp 6: K.O.-Kriterien

Mit einer zusätzlichen Liste von K.O-Kriterien lässt sich das Marktangebot frühzeitig filtern. Auf diese Weise kann der Markt klar sondiert und unpassende Lösungen aus dem Entscheidungsprozess ausgeschlossen werden. Ausschlusskriterien können sein:

  • Ein zu hoher Anschaffungspreis und mögliche Folgekosten
  • Unzureichende Anbieterleistungen
  • Fehlende Eigenschaften der Lösung
  • Zu hohe Hardware-Kosten
  • Aufwändige Installation
  • Fehlender oder unzureichender beziehungsweise zu kostenintensiver Service- und Support
  • Keine lokale Hotline
  • Komplizierte Bedienung
  • Proprietäre Lösung mit geringer oder fehlender Möglichkeit zur Anbindung weiterer Applikationen

Tipp 7: Marktrecherche

Die Zusammenstellung von Bewertungs- sowie K.O.-Kriterien dienen als Grundlage für die Marktrecherche. Für die Suche nach der richtigen Software gibt es unterschiedliche Möglichkeiten und Informationsquellen:

  • Fachzeitschriften und Online-Portale der Medienhäuser
  • Messen
  • Softwarekataloge
  • Marktstudien
  • Internetrecherche
  • Softwareberater (Consultant)

Fachzeitschriften und die Onlineportale der führenden Medienhäuser informieren im redaktionellen Teil ihrer Medien in der Regel Produkt- und Herstellerneutral über den Softwaremarkt, das verfügbare Angebot und die aktuellen Entwicklungen. Bei redaktionell aufbereiteten Anwendergeschichten steht der praktische Einsatz und Nutzen einer Lösung im Vordergrund.

Messebesuche sind eine gute Gelegenheit, mehrere Lösungen unterschiedlicher Anbieter an einem Ort zu sehen und sich einen ersten Überblick zu verschaffen. Darüber hinaus sind sie eine Plattform für den Erfahrungsaustausch mit anderen Anwendern.

Softwarekataloge bieten einen umfassenden Überblick über das aktuelle Angebot von Herstellern und deren Produkte. Solche Kataloge stehen in gedruckter Form und auf CD, aber auch Online zur Verfügung.

Marktstudien werden sowohl von Fachzeitschriften, als auch von kommerziellen Anbietern, anhand von Kriterienlisten zusammengestellt. Sie ermöglichen einen direkten Produktvergleich, da sie die Funktionen der Lösungen sowie andere Eckwerte, beispielsweise den Preis, die notwendige Hardwareplattform, das erforderliche Betriebssystem usw. gegenüber stellen.

Bei der Internetrecherche sollte man sehr strukturiert vorgehen, um sich in der Cyberwelt nicht zu verlieren. Eine wichtige Online-Quelle sind Anbieterdatenbanken, die verschiedene Suchoptionen anbieten. Das vereinfacht die Auswahl nach Bewertungs- und/oder K.O.-Kriterien.

Die Unterstützung durch einen Softwareberater (Consultant) bietet sich an, wenn abzusehen ist, dass ein Projekt sehr komplex ist. Er ist auch sinnvoll, wenn ein Unternehmen selbst zu wenig Fachleute hat, die für die Softwareauswahl abgestellt werden können oder das fundierte Wissen und eigene Erfahrungen fehlen. Bei der Auswahl des Beraters sollte man darauf achten, dass er Herstellerneutral berät, über fachliche Qualifikationen verfügt und ein schlüssiges Konzept vorlegen kann. Professionelle Softwareberater verfügen über Erfahrungen im Prozessmanagement und begleiten die Einführung einer neuen Softwarelösung je nach Wunsch des Kunden in verschiedenen Stufen, von der Planung bis hin zur Implementierung und darüber hinaus.

Tipp 7: Anbieterauswahl

In der ersten Phase der Marktrecherche werden die möglichen Anbieter anhand der wichtigsten Auswahlkriterien selektiert. Das können sein:

  • Funktionale Abdeckung der Lösung
  • Dienstleistungsangebot
  • Kostenrahmen
  • Verwendete Technologie
  • Marktpräsenz
  • Möglichkeit zum Ausbau der Lösung falls der Bedarf wächst

Das Pflichtenheft sowie die Liste der Auswahl- und der K.O.-Kriterien unterstützen den Prozess zur Feinauswahl. In dieser Phase bleiben erfahrungsgemäß nur noch wenige Produkte in der engeren Auswahl. Zur Unterstützung des Auswahlprozesses bieten sich in dieser Projektphase Produktpräsentationen durch die selektierten Hersteller an. Sinnvoll ist es, wenn die Software anhand konkreter betrieblicher Aufgaben präsentiert wird. Das ermöglicht eine Einschätzung der Produktqualität. Gleichzeitig lässt sich die Handhabung der Lösung und deren Bedienbarkeit realistisch einschätzen. An der Präsentation sollten Personen teilnehmen, die an der Ausarbeitung des Pflichtenheftes mitgearbeitet haben. Zusätzlich sollten die Fachabteilungen ausreichend vertreten sein, da sie in der Regel die Programme im Arbeitsalltag nutzen. Sinnvoll ist ein Beurteilungsbogen, in dem die Teilnehmer an der Präsentation ihre persönliche Einschätzung des vorgestellten Produktes dokumentieren können. Diese Beurteilung kann für die Endauswahl einer Lösung zum wichtigen Instrument werden. Die Produktpräsentation sollte auch als Diskussionsforum genutzt werden und den späteren Anwendern ausreichende Möglichkeiten zu Fragen rund um das vorgestellte Produkt ermöglichen.

Workshops und Testinstallationen ermöglichen den potentiellen Anwendern den praktischen Umgang mit der vorgestellten Lösung. Speziell Testinstallationen sind dazu geeignet, die Lösung im betrieblichen Umfeld zu nutzen und dabei deren Stärken und Schwächen zu erkennen. Testinstallationen sind häufig eine wichtige Voraussetzung für einen erfolgreichen Produktivbetrieb, da in dieser Vorbereitungsphase Schwächen und Fehler der Lösung behoben werden können, ohne den allgemeinen Ablauf zu stören.

Hilfreich sind Besuche bei Referenzkunden, bei denen die Lösung bereits im Einsatz ist. In der Phase der Feinauswahl sollten die ausgewählten Anbieter in der Lage sein, einen genaueren Kostenrahmen sowie sein Dienstleistungsangebot zu benennen, um den Entscheidungsprozess zu vereinfachen.

Die Endauswahl erfolgt nach einem detaillierten Angebot, das auf dem erstellten Pflichtenheft basieren sollte. Prüfen Sie als Kunde, ob alle Ihre Anforderungen berücksichtigt wurden und von der Software auch tatsächlich erfüllt werden. Wichtige Entscheidungskriterien sind darüber hinaus die Vertragskonditionen, das Dienstleistungsangebot, der geplanten Projektverlauf sowie der Zeitrahmen, der für das Projekt vorgesehen ist. Nicht zu unterschätzen ist die Unterstützung, die Ihnen der Hersteller und sein Team zusichern, wenn eine Lösung erst einmal implementiert ist. Dazu gehört neben einem schnellen und Rund-um-die-Uhr-Support auch eine Hotline, die Ihnen möglichst in der Muttersprache hilft, wenn es Probleme mit der Software gibt oder Fragen zur Bedienung der neuen Lösung auftauchen.

Wir hoffen, dass Ihnen unsere Tipps und Tricks dabei helfen, Ihr nächstes Software-Projekt, schnell und ohne Probleme auf den Weg zu bringen. Viel Erfolg!

(ID:37321630)