Webbasiertes Portal vernetzt Bauherren und Leitungsbetreiber Spaziergang in die Cloud statt lästiger Behördengänge

Autor / Redakteur: Katja Dreißig / Susanne Ehneß

In einer Metropole wie Berlin liegt unter der Erde verborgen ein schier unüberschaubares Netz an Kabeln und Rohren. Vor jeder Tiefbaumaßnahme müssen Bauherren deshalb bei zahlreichen Leitungsnetzbetreibern und Ämtern Auskunft über den Verlauf von Leitungen einholen – bislang per Brief oder Fax. Das Portal „eStrasse“ hat diesen Prozess vereinfacht.

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Forcont Business Technology realisierte das Cloud-Portal eStrasse zur Vernetzung von Bauherren und Leistungsbeitreibern.
Forcont Business Technology realisierte das Cloud-Portal eStrasse zur Vernetzung von Bauherren und Leistungsbeitreibern.
(Bild: Forcont)

Das Cloud-Portal „eStrasse“ hat die Vernetzung von Bauherren und Leistungsbeitreibern seit dem Go-Live radikal vereinfacht: Auskunftssuchende schicken über das Portal eine einzige Anfrage ab, die automatisch an die betroffenen Antwortgeber wie beispielsweise Trink- und Abwasserverbände, Telekommunikations- oder Stromnetzbetreiber weitergeleitet wird. Der Antragssteller kann im Portal jederzeit den Bearbeitungsstatus einsehen und die Antworten abrufen. Die vollelektronische Abwicklung spart beiden Seiten erheblichen Aufwand und Kosten.

Das Auskunftsportal eStrasse wird von der Infrest – Infrastruktur eStrasse GmbH betrieben. Im Auftrag von Infrest entwickelte der ECM-Anbieter Forcont Business Technology das Internetportal eStrasse. Hierüber lassen sich mit nur einer Anfrage alle relevanten Leitungsauskünfte, Stellungnahmen zu den Planungen Dritter sowie Genehmigungen für Baumaßnahmen einfach und komfortabel bei Leitungsnetzbetreibern und Behörden einholen.

Rückgrat

Die technische Grundlage für die Cloud-Anwendung eStrasse bildet die webbasierte Business-Software „factory FX“. Das ECM-System bringt sämtliche Funktionen zum sicheren, effizienten und strukturierten Umgang mit geschäftsrelevanten Daten und Dokumenten mit und stellt damit ein zuverlässiges Grundgerüst für das aufgesetzte Portal bereit. Daneben bilden die Portaldatenbank und die Auskunftsdatenbanken das Rückgrat des Portals: Anfragen werden in die Portaldatenbank eingetragen und von dort an die Auskunftsdatenbanken der zuständigen Leitungsnetzbetreiber und Behörden verteilt.

Anwender können ihre Anfrage via selbsterklärendem Webinterface in die Portaldatenbank einstellen, oder über einen Webservice, der direkt in das vorhandene IT-System eingebundenen werden kann. Dabei lassen sich alle notwendigen Dokumente mit in die Public Cloud hochladen – beispielsweise Lagepläne des geplanten Bauabschnitts zur zweifelsfreien Lokalisierung.

Sämtliche Dokumente, die beim Stellen und Beantworten der Anfragen relevant sind, werden durch das Dokumentenmanagement der eStrasse in der Cloud abgelegt und für mindestens sechs Jahre entsprechend der gesetzlichen Anforderungen archiviert. Damit jedem Nutzer die korrekten Zugriffsrechte zugewiesen werden, implementierte Forcont zudem ein feingranulares Rollenkonzept.

Weitere Anbindungen geplant

Aktuell sind Behörden und Leitungsnetzbetreiber in Berlin, Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen und Sachsen-Anhalt an das Portal angebunden. Für 2014 sind Anbindungen in Thüringen geplant. In den Gebieten der Teilnehmer können Anfragende bereits für ein geringes Entgelt pro Anfrage und angefragtem Leitungsnetzbetreiber oder Amt entsprechende Auskünfte elektronisch einholen. Auskunftsgebende zahlen pro Antwort für die Nutzung des Portals. Auskunftsgebende mit hohem Antwortaufkommen bietet Infrest aber auch die Möglichkeit, beispielsweise eine Flatrate zu buchen.

Für Infrest-Geschäftsführer Jürgen Besler kam nur eine Private-Cloud-Lösung infrage.
Für Infrest-Geschäftsführer Jürgen Besler kam nur eine Private-Cloud-Lösung infrage.
(Bild: Forcont)
„Bei der Gestaltung des Backends – also auf der Seite der Antwortgeber – war es sehr wichtig, dass die Nutzer ohne großen administrativen Aufwand ihre individuellen Antwortprozesse abbilden konnten“, erklärt Wolfgang Bergmann, Projektleiter von Forcont.

Dank der flexiblen Konfigurationsmöglichkeiten lassen sich die Auskunftsdatenbanken unkompliziert in den Workflow der Unternehmen und Ämter einbinden und an die Bearbeitungsprozesse der Antwortgeber anpassen. Da die Anwendung eStrasse mandantenfähig ausgelegt wurde, haben Leitungsnetzbetreiber die Wahl, eine Auskunftsdatenbank in der Private Cloud bei Infrest zu buchen oder im eigenen Haus zu betreiben.

Auch die Verwendung einer eigenen Datenbankanwendung zur Beantwortung von Anfragen und deren Anbindung per Webservice an die Portaldatenbank der eStrasse ist möglich und wird genutzt. Die automatisierte Weiterleitung und Entgegennahme von Anfragen und Auskünften an beziehungsweise von bestehenden Auskunftssystemen einzelner Leitungsnetzbetreiber steigert den Nutzen des Portals eStrasse weiter.

Vernetzen statt nur alte Strukturen virtualisieren

„Wichtig war uns, dass das Portal alle Beteiligten miteinander verbindet und nicht nur die bisherige bidirektionale Kommunikation ins Internet verlagert“, sagt Jürgen Besler, Geschäftsführer von Infrest. „Deshalb kam dafür von Anfang an nur eine Private-Cloud-Lösung infrage.“ Durch den schnellen interaktiven Austausch senkt das Portal die administrativen Aufwände auf beiden Seiten deutlich.

Darüber hinaus sollen zukünftig mit dem Portal auch Synergien erschlossen werden, indem es beispielsweise die Baustellenkoordination erleichtert: Planen zwei Leitungsnetzbetreiber im selben Zeitraum und am selben Ort Infrastrukturbaumaßnahmen, soll ihnen dies in Zukunft über die sogenannte Planungskarte im Portal automatisch angezeigt werden. Damit erhalten sie die Möglichkeit, frühzeitig ein gemeinsames Projektvorgehen zu planen und so ihre Kosten erheblich zu reduzieren.

Vorbildcharakter

Dank der rein nutzungsbezogenen Kostenstruktur sowie der Mandantenfähigkeit und der unkomplizierten Prozess-Integration sind die Einstiegshürden sowohl für Leitungsnetzbetreiber als auch für Behörden äußerst gering. Das Portal eStrasse hat damit auch Vorbildcharakter für andere, verwaltungsübergreifende Abstimmungsprozesse auf kommunaler Ebene.

Steigende Produktivität bei sinkenden Kosten

Das Portal wird ständig weiterentwickelt. Neue Funktionen lassen sich dank seines generischen Aufbaus unkompliziert bei minimalem Aufwand integrieren. Als nächste Erweiterungen sollen eine Anfragekarte und die Planungskarte hinzukommen. Darüber hinaus wird die Einbeziehung spezifischer Auskunftstools einzelner Leitungsnetzbetreiber über eine automatisierte Kopplung vorbereitet. Aufgrund der Mandantenfähigkeit können zusätzliche Netzbetreiber unkompliziert eingebunden werden. Die Ausweitung auf weitere Regionen bzw. die Einbeziehung weiterer Leitungsnetzbetreiber und Behörden findet derzeit statt. „Einer deutschlandweiten Einführung steht inhaltlich und technisch nichts im Wege“, sagt Bergmann.

Das neue Leitungsauskunftsportal reduziert nicht nur die Kommunikationskosten für Auskunftssuchende und Leitungsnetzbetreiber drastisch, sondern steigert gleichzeitig die Effizienz durch kurze Antwortzeiten deutlich. Mit einer einzigen Anfrage über das Portal erfahren Bauherren, auf welche Leitungssysteme sie bei Tiefbauarbeiten stoßen könnten. Außerdem vereinfacht die vollelektronische und medienbruchfreie Übermittlung, Bearbeitung und Beantwortung der Anfragen den gesamten Prozess massiv und spart dadurch Bauherren und Auskunftsgebende erheblichen Aufwand.

„Das Beispiel eStrasse zeigt, dass cloudbasierte Lösungen auch für amtliche Verfahren einsetzbar sind und große Optimierungspotenziale bergen – insbesondere bei Prozessen mit zahlreichen beteiligten Stellen“, sagt Bergmann. Allerdings muss solch ein System ohne großen Administrationsaufwand auf die jeweiligen Bedürfnisse der Nutzer anpassbar sein. Die technologischen Voraussetzungen dafür sind bereits heute gegeben.

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