Mittelständische Firmen schöpfen ihre IT-Investitionen nicht aus Softwareschrott kostet 9,6 Milliarden

Autor / Redakteur: Ludger Schmitz / Ulrike Ostler

Neun von 10 mittelständischen Unternehmen in Europa nutzen ihre Software nicht aus. Im Durchschnitt verschwendet jede Firma 43.138 Euro pro Jahr. Die deutschen Unternehmen machen es nicht besser. Das ergab eine Studie, die Softwareproduzent Sage in Auftrag gegeben hat – und gleich mit Tipps für bessere Investitionen verbindet.

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Unzeitgemäße Software ist nur ein Faktor. Oft können Enduser mit den Anwendungen nicht effizient arbeiten.
Unzeitgemäße Software ist nur ein Faktor. Oft können Enduser mit den Anwendungen nicht effizient arbeiten.
(Bild: Erik Sommer, Pixelio)

600 leitende IT-Verantwortliche aus Unternehmen mit 250 bis 1000 Mitarbeitern hat Redshift Research Crowdology im April 2014 im Auftrag des Softwarehauses Sage befragt. Je 100 der Firmen kamen aus Deutschland, Großbritannien, Frankreich und Spanien, je 50 aus Portugal, Belgien, Rumänien und den Niederlanden. Jetzt liegt das Ergebnis vor.

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Laut Befragungsergebnis nutzen 88 Prozent der europäischen Mittelständler Software nicht oder nur ungenügend aus. Diese Software verursacht gleichzeitig aber jährliche Kosten von 43.138 Euro.

Nach EU-Angaben gibt es in Europa 222.000 Firmen dieser Größenordnung. Rechnet man die Aussagen der Befragung hoch, leben Europas Mittelständler mit einem Softwareschrotthaufen im Wert von 9,6 Milliarden Euro.

Jede zehnte Firma prüft die Effizienz der Software nicht

Möglicherweise ist der Schaden noch höher. Denn in etlichen Fällen wussten die Befragten keine Auskunft zur Effizienz machen. Besonders oft war das bei deutschen Firmen der Fall: Mehr als jede zehnte Firma, nämlich 12 Prozent, gab hierzulande an, den Erfolg der eingeführten Technik überhaupt nicht zu messen.

Als häufigsten Grund nennen 36 Prozent der Befragten, dass nicht alle Features von geschäftlichem Nutzen seien. Genau ein Viertel gab mangelhaften Schulungen die Schuld. Deutsche Firmen beklagen insbesondere (35 Prozent) die Überschneidung der Funktionen innerhalb der unterschiedlichen Softwarelösungen. Interessanterweise sind 63 Prozent der Befragten der Ansicht, Software müsse in erster Linie die unternehmerische Effizienz fördern. Aber nur 35 Prozent meinen, dass sie das auch tut.

Perspektiven der Software(nicht)beschaffung

Hinsichtlich der Softwareperspektiven sind zwei Drittel der Befragten überzeugt, Social-Media-Fähigkeit sei ein wichtiger Aspekt von Applikationen. Noch deutlicher ist das Ergebnis bei einem anderen Trend: Drei Viertel (76 Prozent) denken darüber nach, künftig in Cloud-basierende Software zu investieren. Allerdings zeigen sich hier große länderspezifische Unterscheide: In Portugal verfolgen 92 Prozent einen Einstieg in die Cloud, in Frankreich hingegen 68 Prozent. In Deutschland sind es 70 Prozent.

Dem Durchschnitt aller Befragten waren die Kosten der Software am wichtigsten (53 Prozent). Deutsche und Portugiesen interessieren sich besonders für Eigenschaften wie Funktionalität, Verfügbarkeit und leichten Einsatz.

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Im europäischen Durchschnitt gaben 43 Prozent an, alle drei bis fünf Jahre Updates für die Software zu kaufen. Deutschland liegt weit hinter diesem Wert. Nur bei 27 Prozent der deutschen Mittelständler gibt es Updates in diesem Zeitraum. Damit hätten sie fast die Schlusslaterne in Europa, wären da nicht die Belgier, dort gibt es nur bei 26 Prozent regelmäßige Aktualisierungen.

Sage plädiert für Maßgeschneidertes

Aber es könnte sich etwas tun – wenn auch nicht in Gesamteuropa, wo jedes zweite Unternehmen im kommenden Jahr weniger für Software ausgeben will. In Deutschland ist die Lage etwas rosiger. Hier wollen 48 Prozent der Firmen immerhin gleichviel oder mehr für Unternehmenssoftware ausgeben.

Christophe Letellier, CEO Sage ERP X3, kommentiert die Umfrage-Ergebnisse so: „Unternehmenssoftware sollte ein integraler Bestandteil jeder Wachstumsstrategie im Mittelstand sein. Aber im Moment stimmen die gekauften Lösungen nicht mit dem Geschäftsbedarf überein."

Entscheider hörten nicht genug auf ihre Anwender und versuchen es lieber mit einer Einheitslösung statt mit maßgeschneiderten, auf die Nutzer ausgerichteten Produkten. Mittelständische Firmen müssten sich stärker an den Anwendern orientieren und verstehen, wie ihre Angestellten die Investitionen des Unternehmens am besten einsetzen könnten.“

Sage gab der Bekanntgabe der Untersuchung gleich noch sieben Tipps bei, wie sich IT-Investitionen auszahlen. Zusammengestellt hat diese Axel Schmied, Country Operations Manager DACH bei dem Softwareanbieter. Seine Tipps enthalten weitere Ergebnisse aus der Umfrage (im Folgenden bsi Textende zitiert):

Sage-Manager Axel Schmied
Sage-Manager Axel Schmied
(Bild: Sage)

Tipp 1: Die User einbinden

Damit die gekauften Lösungen mit dem Geschäftsbedarf übereinstimmen und später auch genutzt werden, sollten Entscheider nicht nur interne oder externe IT-Experten bei der Entscheidungsfindung ins Boot holen. Sie sollten auch die Mitarbeiter einbinden, die später mit der Software arbeiten, und zwar bereits dann, wenn die Prozesse definiert werden.

Diese Empfehlung befolgt laut Studie nur gut die Hälfte der deutschen Betriebe (56 Prozent). Rund ein Drittel der Firmen (36 Prozent) beteiligen ihre End-User nur an einer oder zwei Phasen der Software-Auswahl. Und acht Prozent der Unternehmen fragen hierzulande ihre Mitarbeiter überhaupt nicht.

Tipp 2: Software schnell einführen und die User trainieren

Nur 39 Prozent der deutschen Firmen, die im vergangenen Jahr eine Software gekauft haben, wenden diese laut Sage Studie zu 75 Prozent und mehr an. Bis zu 25 Prozent der letztährig eingekauften Software wird bei einem Großteil der Firmen (61 Prozent) dagegen noch nicht genutzt. Je eher Mitarbeiter jedoch mit der neuen Software arbeiten, desto schneller rentiert sich die Investition.

Daher sollten Firmen die Einführung einer neuen Software unbedingt mitbedenken und einplanen. Im Vorteil sind dabei jene Unternehmen, die ihre Anwendungsprogramme über die Cloud beziehen, weil hier der Betrieb schneller umgesetzt werden kann, ohne lange Installations-Zeiten. Aber auch dann müssen sie ihre Mitarbeiter zum Anwendungsstart unbedingt schulen.

Laut Sage Studie wird bei deutschen Firmen eine vollständige Software-Nutzung auch aufgrund fehlender Anwendertrainings (28 Prozent) und mangelnder IT-Kenntnisse (26 Prozent) verhindert. Unbedingt notwendig ist daher ein Einführungstraining durch Fachleute. Darüber hinaus sollte den Mitarbeitern ausreichend Zeit zum Lernen zur Verfügung stehen.

Tipp 3: Benutzerfreundlichkeit: Trends aus der Consumer-Software beachten

Immer mehr Menschen wollen Funktionen und Extras, die sie von Endverbraucher-nahen Anwendungen kennen, auch in ihrem beruflichen Alltag nutzen. Neben dem Wunsch, sich nicht umgewöhnen zu müssen, spielt dabei auch eine Rolle, dass die Consumer-IT in der Regel intuitiv und einfach zu bedienen ist.

Fest steht daher: Eine größtmögliche Einfachheit der Business-IT erhöht auf Anhieb die Akzeptanz der neuen Lösung bei den Nutzern und erleichtert den Einführungs- und Schulungsprozess. Moderne Software-Lösungen sollten zudem den internen Erfahrungsaustausch oder die Informationsweitergabe über Social-Media-Funktionen ermöglichen. Darüber hinaus sollten Unternehmen auch Lösungen bereitstellen, die mobil nutzbar und überall verfügbar sind.

Tipp 4: Aktuell bleiben

In Deutschland kauft laut Sage Studie nur jeder vierte Mittelständler (27 Prozent) alle drei bis fünf Jahre Updates für seine Software. Ein Wert, der weit hinter dem europäischen Durchschnitt liegt, wo immerhin fast die Hälfte (47 Prozent) der Unternehmen ihre Software in diesem Zeitraum updaten. Damit riskieren die Firmen hierzulande nicht nur Störungen in ihrer gesamten IT-Infrastruktur, was zu großer Unzufriedenheit und sinkender Akzeptanz bei den Anwendern führen kann.

Darüber hinaus müssen Unternehmen bei einem kontinuierlichen Update ihrer Software weniger Zeit und Geld investieren, um ihre Prozesse auf dem neuesten Stand zu halten und laufen nicht Gefahr, gesetzliche Änderungen zu verschlafen. Wartungs- und Supportverträge mit Einführungspartnern helfen ihnen, up-to-date zu bleiben. Unternehmen, die ihre Software möglichst einfach immer auf dem neuesten Stand halten wollen, sollten auf Cloud-Services setzen.

Tipp 5: Das Mitwachsen ermöglichen

Wenn ein Unternehmen gegründet wird, reicht in der Regel eine kleinere Version der ERP-Software aus. Doch was klein beginnt, kann schnell groß werden. Daher sollten Firmengründer immer das zukünftige Wachstum ihres Unternehmens mitbedenken. Anhaltspunkt bei der Entscheidung könnte dabei eine grobe Vorausschau der eigenen Ziele sein.

Ist beispielsweise in drei bis fünf Jahren ein internationales Wachstum geplant, dann sollte beim Start eine Lösung gewählt werden, die dieses unterstützen kann. Mit anderen Worten: Eine Software sollte auch langfristig gesehen mit den Bedürfnissen und strategischen Zielen der Firma in Einklang gebracht werden können.

Tipp 6: Auf Integrationsfähigkeit achten

Ein großes Problem ist für viele Firmen, dass Daten mehrfach erfasst und gepflegt werden. Das erhöht den Arbeitsaufwand und die Fehleranfälligkeit. Bei der Auswahl der Unternehmenssoftware sollte daher darauf geachtet werden, dass sich spezifische Kunden-Lösungen integrieren oder sich die intern und extern zur Verfügung stehenden Daten leicht einbinden lassen. Ohne Schnittstellen-Fähigkeit der eingesetzten Systeme haben Firmen in Zeiten von Machine-to-Machine-Kommunikation und Industrie 4.0 das Nachsehen.

Tipp 7: Erfolge vorab definieren und messen

Unternehmen in ganz Europa messen den Erfolg ihrer Software-Einführung. Dabei bilden die Verfügbarkeit des Services und die Auswirkungen des Einsatzes auf das Unternehmen die wichtigsten Maßstäbe. Erstaunlicherweise sind unter den deutschen Mittelständlern laut Sage Studie mit 12 Prozent vergleichsweise viele Messmuffel.

Sie verschenken damit nicht nur die Möglichkeit, aus dem aktuellen Projekt für die Zukunft zu lernen. Sie dürften auch bei der Zielfestlegung nicht so strukturiert und detailliert vorgehen wie jene Firmen, die den Erfolg hinterher messen. Damit erhöhen sie die Gefahr, falsche Entscheidungen zu treffen.

* Ludger Schmitz ist freiberuflicher Journalist in Kelheim.

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