Wo die Vorteile im Anwendungsbetrieb liegen Softwarekauf vs. Cloud-Subskriptionen – eine Partie mit klarem Sieger?

Autor / Redakteur: Pascal Grasshoff* / Elke Witmer-Goßner

Mit Software-as-a-Service gewinnen Unternehmen neue Unabhängigkeit, werden in bestimmten Fällen aber noch abhängiger von ihrem Anbieter. Man fragt sich also, welche Unternehmen durch den Wechsel auf eine Cloud-Lösung mit Subskription besonders große betriebswirtschaftliche Vorteile erzielen und wo die Vor- und Nachteile zwischen Lizenzkauf und Subskription liegen.

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Die Entscheidung Lizenz oder Cloud ist kein Glücksspiel, sondern wird durch die Abwägung der operativen Kosten gegen die Investitionsausgaben bestimmt.
Die Entscheidung Lizenz oder Cloud ist kein Glücksspiel, sondern wird durch die Abwägung der operativen Kosten gegen die Investitionsausgaben bestimmt.
(Bild: ©Proxima Studio - stock.adobe.com)

Einer der größten Unterschiede beginnt bereits bei der Einführung der neuen Software. Für Lizenzkäufe ist es üblich, dass der Anbieter die Software vor Ort installiert und erhebliche infrastrukturelle Ressourcen des Kunden benötigt. Aber ist das zeitgemäß? Bei Software-as-a-Service in der Cloud stehen die Features unkompliziert und damit zeitnah zur Verfügung. Durch den geringeren Aufwand und durch die Bereitstellung der Infrastruktur durch den Anbieter ist es einfach, die Cloud-Software jederzeit mit den neuesten Updates zu versehen. Wie bei Smartphones entfällt die Frage, ob Apps noch auf dem neuesten Stand sind.

Da aufseiten der Anbieter viele aufwändige kundenindividuelle Leistungen wegfallen, werden schnelle Implementierungen ohne hohe Erstinstallationspreise möglich. Und durch diese niedrigeren Einstiegspreise fällt eine gewaltige Hürde für kleine Unternehmen. Mit geringeren finanziellen Verpflichtungen sinkt das wahrgenommene Risiko, wenn es um das Kosten-Nutzen-Verhältnis von Digitalisierung geht. Nicht nur kleine Unternehmen profitieren von der Umstellung auf laufende Betriebsausgaben und können beachtliche bilanzielle Vorteile erwarten. Häufig bieten Hersteller zusätzlich Demos ihrer Cloud-Lösungen an, die Kunden sofort testen können.

Cloud für Start-ups, Lizenzen für Konzerne?

Der Effekt dieses unkomplizierten, zuverlässigen Betriebs ist, dass bei jedem Kunden prinzipiell der gleiche Funktionsumfang der Software herrscht. Klingt zuerst nach einem Vorteil – schließlich können Kunden sich sicher sein, bei Cloud-Software immer die aktuelle Version des Produkts zu verwenden. Jedoch entfallen durch den Zwang zur Konformität die umfangreichen Individualisierungsmöglichkeiten, die lokal installierte Software durch enge Kooperation mit dem Anbieter ermöglicht. Insbesondere komplexe Organisationen profitieren oft von solchen Anpassungen.

Eine weitere Stärke von gekaufter Software ist ihre Planbarkeit: Der einmalige Einkaufspreis zu Beginn ist deutlich höher als bei Subskriptionen. Nach etwa drei bis vier Jahren ist die Einmalzahlung in der Regel jedoch günstiger als eine Subskription, die auf Dauer weiterläuft. In solchen Fällen gilt die Einmalzahlung für die Lizenz jedoch auch ausschließlich für diese spezifische Version des Produkts – regelmäßige Wartung und Sicherheitspatches nicht inbegriffen. Bei Software-as-a-Service sind dagegen Nachfolger zu abonnierten Anwendungen oft in der Subskription inbegriffen. Diese bieten neueste Technologien wie integrierte KI-Module oder digitale Signaturfunktionen.

Das Vertrauen in die eine Lösung

Wer die schnelllebige Softwarebranche kennt, weiß: Eine drei oder vier Jahre alte Kaufsoftware, die endlich den Preisvorteil gegenüber einer Subskription rausgeholt hat, steht schnell vor unüberwindbaren Herausforderungen. Die so lizenzierte Software erhält dann noch immer regelmäßige Updates; allerdings nicht in dem Ausmaß einer Subskriptionsanwendung. Eine sechs Jahre alte lizenzierte Archivsoftware würde dann zum Beispiel die neuesten Dokumenttypen nur noch eingeschränkt unterstützen. Sie könnte sie noch speichern, aber nicht mehr eigenständig mit den enthaltenen Daten arbeiten. Dabei wird automatisierte Datenverwaltung als Megatrend mit jedem Jahr wichtiger.

Ein weiterer Nebeneffekt bei Updates für gekaufte Software ist der häufig entstehende Software-Overhead: Neue Funktionen werden auf bestehende gestapelt, bis die Lösung immer komplizierter und im schlimmsten Fall dadurch langsamer wird. Früher oder später endet außerdem die Pflege jedes erworbenen Software-Releases und übrig bleibt ein Legacy System, das in seinem Alter anfälliger für Cyberangriffe wird als modern konzipierte Cloud-Software.

Der Kauf einer konkreten Softwareversion kann vor allem dann sinnvoll sein, wenn Unternehmen abschätzen können, dass sie bei hoher technischer Integration in ihre sonstigen IT-Systeme mit dem Funktionsumfang der gekauften Lösung auch langfristig arbeiten können werden. Die Entscheidung ist auch eine Abwägung der operativen Kosten (Software-as-a-Service) versus Investitionsausgaben (einmalige Lizenzkaufpreise für aktivierungspflichtige Güter). Gerade kleinere Unternehmen planen lieber Schritt für Schritt mit kontinuierlichen operativen Kosten.

Auch der Support wird remote

Neben den wegfallenden Einmalkosten zu Beginn profitieren kleine Unternehmen mit Cloud-Software von weiteren Kostenersparnissen noch höherer Dimensionen: Wenn die Rechenleistung der Cloud-Software primär im Datenzentrum des Anbieters stattfindet, brauchen Kunden keine eigene kostspielige IT-Infrastruktur. Auch eigene Datenzentren oder Fachkräfte, die sich einzig um die interne IT-Infrastruktur kümmern, sind nicht notwendig.

Die wichtigsten Argumente im Softwarebetrieb für oder gegen den Lizenzkauf bzw. die Nutzung „as a Service“.
Die wichtigsten Argumente im Softwarebetrieb für oder gegen den Lizenzkauf bzw. die Nutzung „as a Service“.
(Bild: Easy Software)

Cloud-Software läuft meist in einem beliebigen Browserfenster, auf diversen unterstützten Geräten – nicht nur auf ein paar Dutzend Computern im Büro. Das bedeutet auch, dass der Anbieter die Lösung jederzeit ohne Aufwand auf weitere User und Geräte skalieren kann. Teil der Software-as-a-Service ist also nicht nur die Software selbst, sondern auch die Infrastruktur beim Anbieter. Diese Infrastruktur nebst Wartung und Updates der Server ist in der Regel bereits im Subskriptionspreis inbegriffen. Bei gekaufter Lizenzsoftware hingegen kommt es mitunter vor, dass die kontinuierlichen Wartungskosten die ursprüngliche Investition in die Software langfristig übersteigen. Dafür ist die Betreuung – häufig auch vor Ort – individueller und umfangreicher als bei Software-as-a-Service.

Dass die meisten Dienstleistungen bei Cloud-Software im Stillen geschehen, heißt jedoch nicht, dass die Anbieter nie erreichbar wären. Ganz im Gegenteil: Allein durch die einfache Kündbarkeit der Cloud-Lösungen sind Anbieter gezwungen, jeden Kunden dauerhaft zufriedenzustellen. Obwohl sie aus der Ferne agieren, reagieren die Anbieter so dennoch schnell und flexibel auf Probleme und Wünsche – auch wenn gerade letztere häufig nur zum Aufpreis erfüllt werden. Typische Frustmomente bei Cloud-Software sind vor allem die, in denen der Anbieter entscheidet, die Server für Wartungsarbeiten abzuschalten. Gefühlt immer dann, wenn es am wenigsten passt. Bei einem lokalen Betrieb der Software können Unternehmen diese Ausfallzeiten selbst bestimmen.

Erwartet gekaufte Software eine Zukunft in der Nische?

Als Lösungen, die nicht fest in einem System implementiert werden müssen, sind Cloud-Lösungen naturgemäß flexibler. Trotz ihrer entkoppelten Struktur harmonieren sie häufig besser mit anderen Anwendungen im Unternehmen. Diese hohe Kompatibilität ist ein essenzieller Punkt für Cloud-Lösungen wie Microsoft Dynamics 365 Business Central, die fast alle geschäftskritischen Ressourcen im Unternehmen verwalten: Finanzen, Lieferungskette, Beziehungen, Personal, Lager, Produktion und mehr. Lösungen, die so viele Elemente verknüpfen, müssen flexibel mit anderen Anwendungen und Datenquellen interagieren.

Eng verwobene Verbindungen zu internen Anwendungen sind auch mit Lizenzsoftware möglich. Mit dem richtigen Anbieter sind hier, einmal eingerichtet, manchmal noch genauere individuelle Prozesse möglich. Dadurch, dass die Verknüpfungen bei Lizenzsoftware mehr manuelle Arbeit erfordern, ist es aber auch aufwendiger, spontan neue Lösungen anzubinden oder veraltete zu entfernen. In diesem Fall liegt die Abwägung zwischen hoher, umfangreicher Standardisierung und individuellen, präzisen Einzellösungen, die in seltenen Fällen erforderlich sind.

Eine der wichtigsten Entscheidungen bei der Frage Kauflizenz versus Subskription ist die Wahl des richtigen Anbieters. Traditionsreiche ECM-Anbieter wie zum Beispiel Easy Software verfügen über ein umfangreiches Portfolio klassischer Lizenzsoftware, das aber bald vollständig in die Cloud verlagert soll. Vor allem beim Wechsel von einer lokalen Lösung auf eine verwandte Cloud-Lösung desselben Anbieters ist es wichtig, dass der Anbieter eine reibungslose Migration ermöglicht. Damit eine nahtlose Migration ohne Hürden funktioniert, ist es für bestehende Lizenzkunden attraktiv, ihre zukünftige Cloud-Lösung vom selben Anbieter zu beziehen.

Pascal Grasshoff, Easy Software.
Pascal Grasshoff, Easy Software.
(Bild: Easy Software)

Insgesamt überwiegen für den Großteil der potenziellen Kunden die Vorteile der Cloud-Subskriptionen. Beide Modelle haben ihre Stärken, doch mit dem aktuellen Megatrend zur Cloud werden die Fortschritte und Vorzüge der neuen Subskriptionslösungen mit jedem Jahr zahlreicher und spannender.

* Der Autor Pascal Grasshoff ist Corporate Communication Specialist bei Easy Software.

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