Digitalisierung im Getränkehandel Smartphone-App statt Pfandzettel

Immer geringere Gewinnmargen, wachsender Druck durch Wettbewerber: Die Martkbedingungen für Getränkehändler in Deutschland werden härter. Hinzu kommt eine ständig wachsende Produktvielfalt, die organisiert werden muss. Digitalisierung hilft, interne Prozesse effizienter zu gestalten und ein digitales, nachhaltiges Geschäftsmodell zu entwerfen.

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In Deutschland gibt es beinahe 9.000 Getränkefachmärkte mit einer Verkaufsfläche von mehr als 50 Quadratmetern. Darüber hinaus bieten zahlreiche kleinere Einzelhändler ein breites Angebot an Getränken an. Sie alle führen täglich Prozessschritte wie Leerguterfassung, Bestellannahme, Disposition im Lager oder die Kontrolle des Warenbestandes durch. In den meisten Fällen geschieht dies noch analog, also mit Stift und Papier.

„Der Getränkehandel in Deutschland ist sehr fragmentiert. Kleinere Händler übernehmen normalerweise den Vertrieb für die großen Getränkehersteller. Die Digitalisierung läuft deswegen sehr schleppend und viele arbeiten bereits nicht mehr wirtschaftlich”, weiß Michael Epp, Vertriebsleiter der Dischinger Computer GmbH (Dicom), die sich auf ERP-Software für die Getränkebranche spezialisiert hat.

Wichtigstes Hilfsmittel: Mobile Endgeräte

Seit große Player für Getränkelieferdienste auf den Markt drängen, zum Beispiel das Start-Up Flaschenpost, das jüngst von Dr. Oetker übernommen wurde, ist der Wettbewerb in der Branche noch lebhafter. Die Einkaufspreise sind für alle gleich. Also entscheidet über den Erfolg, wie die Händler die eigenen Kosten im Griff haben. Um effizienter zu arbeiten, müssen interne Prozesse optimiert werden. Die beste Lösung dafür ist eine nachhaltige Digitalisierung mittels einer Software, die alle Bereiche umfasst und für die Bediener leicht anwendbar ist. Wichtigstes Hilfsmittel: mobile Endgeräte wie Smartphone oder Tablet.

Die Einsatzmöglichkeiten für digitale Prozesse im Getränkehandel sind sehr zahlreich. Zum Beispiel die Pfandannahme. Anstatt die Leergutzettel manuell ins System einzugeben, könnten sie direkt vom Mitarbeiter per Smartphone-App gescannt werden. So wird das Pfand automatisch verrechnet und die Rechnung kann schneller verschickt werden. Auch im Lager können Arbeitsschritte so effizienter gestaltet werden, zudem werden Fehler vermieden. Lagerarbeiter können etwa mit mobilen Endgeräten den Barcode von Produkten erfassen, um eine Bestellung vorzubereiten.

Auch wenn Produkte ein ähnliches Packaging haben, sind Verwechslungen durch menschliches Versehen so ausgeschlossen. Der Lieferschein wird während des Scannens der Getränke gleichzeitig und in Echtzeit erstellt. Auch die Kontrolle von Warenbeständen ist so um ein Vielfaches leichter, denn es ist ein automatischer Abgleich mit dem im System erfassten Produkten möglich. Mit einer Softwarelösung kann auch die Kommissioniersteuerung digital geplant werden. So wird sichtbar, wo die Paletten im Lager stehen, und Laufwege können so kurz und effizient wie möglich gehalten werden.

Lieferscheine in Echtzeit ins System übertragen

Der Einkauf profitiert von einer digitalen Warenannahme direkt am Lkw. Durch das Einscannen eines Barcodes, zum Beispiel direkt an der Palette, entfällt das manuelle Erfassen von Lieferscheinen und die Mengen werden direkt ins System übertragen. Wenn der Getränkehandel auch Lieferungen durchführt, nutzen die Fahrer Apps, die viele Arbeitsschritte erleichtern – beispielsweise durch Navigation direkt aus dem Auftrag heraus. Während der Auslieferung können sie per Smartphone die Lieferscheine bearbeiten, also Mengen abändern oder gegebenenfalls Zusatzverkäufe und auch Leergut erfassen. Somit ist der Auftrag direkt beim Kunden abgeschlossen und muss im Büro nicht nachgearbeitet werden.

Bei der Auswahl des passenden Systems rät Epp dazu, eine im Alltag zielführende und effiziente Lösung zu suchen, die modular aufgebaut ist, um verschiedene Anforderungen abbilden zu können. Dazu gehört, dass die Software alle Vertriebspfade wie Auslieferung, Webshop und Einzelhandelskasse abdeckt und zuverlässig und fehlerfrei einsetzbar ist.

„Optimal ist es, wenn alle Prozessschritte in einer Anwendung integriert sind. Das kann bis zur Finanzbuchhaltung gehen. So kann der Fahrer bei der Auslieferung zum Beispiel gleich offene Posten beim Kunden reklamieren”, so Epp. Zudem rät er auf die Datensicherheit zu achten, da es in jüngster Zeit zu Angriffen mit Verschlüsselungstrojanern gekommen sei. Epp: „Wir haben unseren Cloud-Service zum Beispiel auf zwei Server verteilt, was eine große Sicherheit bietet, und übernehmen auch die Datensicherung für Kunden.”

Die Investitionshöhe sowie die Implementierung sind ebenfalls wichtige Entscheidungskriterien für eine ERP-Software für den Getränkehandel. Mittlerweile gibt es preisgünstige Produkte, die modular aufgebaut sind und einen raschen Return on Investment ermöglichen. „Damit die Implementierung möglichst schnell geht, sollten Organisationsstrukturen zwar beibehalten werden, gleichzeitig ist es aber ratsam flexibel zu sein, um nah am Standard der Anwendung zu bleiben”, rät Epp. Von der Entscheidung bis zur Inbetriebnahme vergeht dann ein überschaubarer Zeitraum von nur sechs bis acht Wochen, abhängig von der Unternehmensgröße und den zu erfassenden Stammdaten.

Nach dieser Übergangszeit kann der Getränkehandel ein digitales Geschäftsmodell nutzen, das sehr viel mehr Transparenz bietet, zeitgewinnend Prozesse optimiert und eine deutlich geringere Fehlerquote hat. Zugleich bietet es Datensicherheit unabhängig von Einzelpersonen.

Digitalisierung fängt Wettbewerbsdruck ab

Um dem steigenden Wettbewerbsdruck auf dem umkämpften Markt des Getränkehandels standzuhalten, ist es für Unternehmer vorteilhaft, wenn sie interne Prozesse durch Digitalisierung optimieren. Durch die so gewonnene Effizienz können bestehende Ressourcen wie Lager, Fahrzeuge und Personal besser verwaltet und alle Arbeitsschritte schneller und fehlerfrei durchgeführt werden.

Naja Müller, freie Autorin.

Um ein digitales Geschäftsmodell nachhaltig zu implementieren, empfiehlt sich die Implementierung einer speziellen Branchensoftware, die modular aufgebaut ist, so auch auf individuelle Anforderungen eingehen kann und die Sicherheit der Erweiterbarkeit bietet.

* Die Autorin Nadja Müller arbeitet als freie Texterin.

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