Papierlose HR Sieben Tipps zur Einführung einer digitalen Personalakte

Autor / Redakteur: Dr. Martin Grentzer * / Florian Karlstetter

Ganz papierlos geht es sicherlich noch nicht, aber mit einer digitalen Personalakte ist eine der ersten großen Hürden genommen auf dem Weg zur papierlosen Personalabteilung. Der Vorteil: der Aktenordnerberg wird abgebaut und alle Personaldokumente zu den Mitarbeitern liegen künftig digital vor.

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Zeitgemäß: Heute sehen sich Personaler auf dem Multi-Touch-Display ihres iPads, iPhones oder iPods die benötigten Unterlagen an.
Zeitgemäß: Heute sehen sich Personaler auf dem Multi-Touch-Display ihres iPads, iPhones oder iPods die benötigten Unterlagen an.
(Bild: Aconso AG)

Damit ist ein zentraler und unabhängiger Zugriff auf alle Personaldokumente gewährleistet. DMS-Experte Dr. Martin Grentzer, Vorstand der aconso AG, gibt wichtige Tipps, auf die man bei der Implementierung einer digitalen Personalakte achten sollte.

Tipp 1: Sorgfältige Auswahl des Anbieters

Wer sich auf den Weg zur digitalen Personalakte begibt, der sollte sich den Anbieter und künftigen Lösungspartner genau anschauen. Es genügt bei weitem nicht, sich allein über das Internet, Fachpublikationen oder auf Messen wie der Zukunft Personal bzw. dem Personalmanagementkongress zu informieren. Diese Vorrecherche kann nur eine erste Orientierungshilfe sein. Die Entscheidung sollte dann anhand folgender Qualitätskriterien stattfinden:

  • Wie viel Erfahrung hat das Unternehmen in der Digitalisierung von Personalakten?
  • Wie viele branchen- und unternehmensnahe Referenzkunden kann der Dienstleister national und international vorweisen?
  • Ist die Software nahtlos in das bestehende ERP-System in-tegrierbar?
  • Verfügt die Software über eine intuitive, visuell ansprechende Oberfläche?
  • Weist das Unternehmen ein ausgereiftes und fundiertes Si-cherheitskonzept auf?
  • In welchem Verhältnis stehen die Kosten zum Leistungsum-fang des Dienstleisters?
  • Sind Erweiterungen wie automatische Dokumenterzeugung, digitale Signierung und Outputmanagement möglich? Lassen sich Workflows und Prozesse problemlos einbinden?

Tipp 2: Schon früh klären, ob Cloud oder Inhouse-Installation

Für den Betrieb einer digitalen Akte haben Unternehmen die Wahl zwischen Cloud- und Inhouse-Lösung. Beim Cloud-Verfahren sollte die Verwaltung der Personalakten und HR-Dokumente in professionellen Datenbank- und Archivsystemen erfolgen, die den Datenschutz jederzeit gewährleisten. Dies wird deshalb oft als „Controlled Cloud“ bezeichnet.

Besonderes Augenmerk ist dabei auf die sichere Archivierung der Personalakten zu legen. Die sensiblen Mitarbeiterdaten und Dokumente müssen rechts- und revisionssicher in einer Langzeitspeicherung abgelegt werden können. In dem Archivsystem sollten sich die Zugriffsrechte einfach regeln und eine entsprechende Verschlüsselung für die geschützte Übertragung der Daten und Dokumente aus der Cloud sicherstellen lassen.

Wird eine Inhouse-Lösung bevorzugt, sollte sich die Software möglichst einfach in die bestehende Unternehmensinfrastruktur integrieren lassen, so hält sich der Pflegeaufwand für die hauseigene IT in Grenzen. Aufgrund des hohen Individualisierungsgrades eignet sich eine Inhouse-Installation besonders für größere Unternehmen.

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Welche Lösung die richtige ist, hängt also von der Größe des Unternehmens oder der Organisation ab, aber auch von der Komplexität der IT-Infrastruktur und den individuellen Anforderungen. Ratsam ist deshalb im Vorfeld schon ein Beratungsgespräch mit den in Frage kommenden Anbietern zu vereinbaren, denn das erleichtert die Entscheidungsfindung.

Tipp 3: Klare Kommunikationsstrategie festlegen

Transparente Kommunikation der Nutzenaspekte mit allen Anspruchsgruppen sind von hoher Wichtigkeit. Im Vorfeld sind unbedingt diejenigen Vorteile zu definieren, die dem Unternehmen den größten Benefit schaffen. Ein übergreifendes Erarbeiten der Nutzenaspekte ist hierbei von hoher Relevanz. Es ist darauf zu achten, dass nicht nur Nutzenaspekte einer potentiellen Usergruppe aufgezeigt werden, sondern zusätzlich ein bis zwei Aspekte für jede andere. Mit Hilfe von Mitarbeitern und Kollegen lassen sich kritische Punkte und mögliche Projektrisiken bereits im Vorfeld abschätzen und minimieren.

Tipp 4: Mit klaren Datenschutzregelungen den Betriebsrat überzeugen

Kritische Stimmen zu den Themen Datenschutz und Datensicherheit begleiten Unternehmen am häufigsten bei der Einführung einer digitalen Personalakte. Von der Archivierung über das Beweisrecht bis hin zum Datenschutz: Es gilt, sämtliche Anforderungen zuverlässig zu erfüllen. Um sich einen Überblick über die wesentlichen Datenschutzbedingungen zu verschaffen, sollten die Anwender die folgenden sieben Grundsätze beachten:

  • 1. Detailliertes Berechtigungskonzept. Hierbei wird ein differenzierter Zugriffsschutz gewährleistet, der nur berechtigte Personen befugt, auf die für sie zugelassenen Dokumente und Akten zuzugreifen.
  • 2. Einsichtsbeschränkung. Es sollte ganz klar definiert werden, welche Personen oder Nutzergruppen welche Bereiche einer digitalen Personalakte einsehen dürfen? Eine granulare Rechte- und Rollenverteilung verhindert das Einsehen sensibler Personaldaten unberechtigter Dritter.
  • 3. Protokollierung. Sie stellt die Grundlage der Nachvollziehbarkeit aller Änderungen von Metadaten (z. B. Registerzuordnung) sowie des Dokumenten-Check-in und -out (Einscannen, Löschen) innerhalb der digitalen Personalakte dar.
  • 4. Hinterlegte Sicherheitsmechanismen. Ein Ineinandergreifen unter anderem von Identifikation und Datenverschlüsselung sollte sichergestellt sein.
  • 5. Rechts- und revisionssichere Archivierung. Sollte möglichst mittels unveränderbarem Format wie PDF/A und sicherem Speichermedium erfolgen, damit die Unveränderbarkeit der Dokumente gewährleistet ist.
  • 6. Trennung von Datenbank und Archivbereich. Administratoren sollten nur Textbereiche, jedoch keine kompletten Akten einsehen können.
  • 7. Verfahrensdokumentation. Sie umfasst die Prüfung des internen Kontrollsystems und der sachlogischen Lösung und gilt als Garant für Rechtssicherheit.

Wenn eine Lösung diese Punkte nicht erfüllen kann, hat die HR-Abteilung kaum Chancen, ihr Projekt der Digitalen Personalakte beim Betriebsrat durch zu bekommen.

Tipp 5: Den Scan-Dienstleister prüfen

Die Wahl des Scan-Dienstleisters ist keine einfache Entscheidung. Liegen Zertifizierungen vor? Welche Expertise hat er? Einige Dienstleister bieten an, den Prozess der Verscannung im Vorhinein zu besichtigen. Diese Möglichkeit sollte man nutzen. Auch der Ort der Verscannung kann unternehmensspezifisch bestimmt werden. Soll dies vor Ort geschehen, müssen Anwender die Zeitspanne wie auch die benötigten Räumlichkeiten bedenken. Bei der gängigeren Variante, außer Haus zu verscannen, werden die Akten in Teilchargen mit einem gesicherten Transport zum Scan-Dienstleister gebracht und digitalisiert – in Deutschland oder im den deutschen Rechtsnormen entsprechenden Ausland.

Bereits im Vorfeld der Verscannung sollte in Zusammenarbeit mit dem Scan-Dienstleister und dem Softwareanbieter beispielshaft eine „bereinigte Akte“ erstellt werden. Dabei ist genau zu definieren, welche Dokumente einer Papierakte gescannt werden, was also digitalisiert wird und was nicht. Mit einer fachlich und sachlich bereinigten Personalakte lassen sich Digitalisierungskosten einsparen.

Zertifizierte Scan-Dienstleister prüfen jedes Aktendokument anhand des erstellten Kriterienkatalogs. Fallen Dokumente nicht in das vordefinierte Raster „digitalisieren/nicht digitalisieren/löschen“, wird das Dokument aufbewahrt und zur Prüfung vorgelegt. Natürlich kann der Prozess der Aktenvorbereitung auch inhouse vollzogen werden. Im Vorfeld ist deshalb eine Evaluierung der Kosten und Personentage erforderlich. Preislich liegt die Aktendigitalisierung zwischen 2,7 und 20 Cent pro Seite – da lohnt es sich den Scan-Dienstleister auch einmal selbst zu besuchen, denn bei mehreren tausend Scans sind durch die richtige Wahl des Scan-Partners erhebliche Einsparungen möglich.

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Wer nicht weiß, was er mit den alten Papierakten machen soll, dem kann sein Dienstleister auch hier unterstützen, denn etliche zertifizierte Scan-Dienstleister lagern auf Wunsch und zu geringen Kosten die eingescannten Akten zwischen. Ein Tipp: Die Akten für einen Zeitraum von sechs Monaten zwischenlagern und nach einer umfassenden Qualitätsprüfung durch Testphasen und halbjähriger, aktiver Softwarenutzung im Unternehmen können die einstigen Akten dann unbedenklich zu Papierstaub vernichtet werden.

Tipp 6: Ausreichend Zeit für Kick-off und Testphase einplanen

Nach dem Scannen der Akten sollte in einem Kick-off-Termin das weitere Vorgehen ausführlich und detailliert besprochen werden. In dieser Spezifikationsphase werden zuerst Stammdatenstruktur, Rollen- und Berechtigungskonzepte sowie Register- und Dokumentartstruktur festgelegt und konfiguriert. Deshalb ist es wichtig, dass möglichst alle im Unternehmen beteiligten Mitarbeiter aus dem HR- und IT-Bereich wie auch das Projektteam des Anbieters involviert werden.

Wer sich bei der Spezifikation genügend Zeit nimmt, der muss hinterher weniger nachjustieren – Implementierung und Testphase laufen dafür dann um so zügiger durch. Und wer seinen Beschäftigten ohnehin den Zugriff auf die digitalen Personaldaten als ESS (Employee Self Servives) ermöglicht, der kann die Daten auch gleich durch die Mitarbeiter selbst überprüfen lassen. Hierzu sollte jeder Mitarbeiter via Web Zugriff auf einen Testserver erhalten, um die für ihn zugeschnittene digitale Personalakte zu prüfen.

Tipp 7: Keinesfalls an Schulungskosten sparen

Dr. Martin Grentzer, Vorstand der aconso AG.
Dr. Martin Grentzer, Vorstand der aconso AG.
(Bild: Aconso AG)
Auch wenn Usability und Nutzerergonomie bei modernen Softwarelösungen einen hohen Stellenwert haben, sollte auf gar keinen Fall auf eine Mitarbeiterschulung verzichtet werden. Eine intensive Schulung zum sicheren und einfachen Arbeiten mit der digitalen Personalakte ist für die Akzeptanz das A und O. Kollegen zuzuhören, lohnt sich. Nur wenn eine breite Akzeptanz erreicht wird, lässt sich die digitale Personalakte sukzessiv zu einem Werkzeug für mehr Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung weiterentwickeln. Davon profitieren schließlich alle Mitarbeiter im Unternehmen.

* Dr. Martin Grentzer ist Vorstand der aconso AG

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