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1&1 und GMI befragten KMU Schlamperei und Technikfehler beim Dokumenten-Management verbrennen Geld

| Redakteur: Katrin Hofmann

Jede dritte deutsche Firma hat laut einer Auftrags-Studie von 1&1 Internet bereits finanziellen Schaden durch Probleme mit digitalen Daten erlitten. Versehentliches Löschen durch Mitarbeiter und technische Unzulänglichkeiten sind die Ursachen dafür.

Finanzielle Schäden sind keine Seltenheit.
Finanzielle Schäden sind keine Seltenheit.
( Archiv: Vogel Business Media )

Wenn wichtige Geschäftsunterlagen unauffindbar sind, drohen nicht zuletzt finanzielle Konsequenzen, Imageverlust oder ein rechtliches Nachspiel. In 44 Prozent der deutschen KMU (Kleine und mittlere Unternehmen) wurden gemäß 1&1-Auftragsstudie dennoch schon einmal Daten „ungewollt gelöscht“. Ein Drittel der 1052 Befragten sagte zudem, dass ihrem Betrieb wegen Fehlern beim Dokumenten-Management schon einmal finanzieller Schaden entstanden sei. Mehr als jeder Dritte sah sich wegen verschwundener Dateien schon einmal gezwungen, Arbeit zu wiederholen.

Am häufigsten betroffen vom Datei-Verlust sind demnach Unternehmen der Branchen Auto und Transport sowie Erziehung und Bildung. Auch im Dienstleistungssektor werden Statistiken oder ähnliches durchaus versehentlich enfernt. „Mehr Sorgfalt“, so 1&1, lassen die Anwender dagegen im Gesundheits-, Gastronomie oder Tourismus-Bereich walten.

Weitere Fehlerquellen laut Untersuchung

  • E-Mails können nicht versendet oder empfangen werden, weil der Dateianhang zu groß ist.
  • Dokumente können nicht geöffnet werden, weil Mitarbeiter unterschiedliche Dateiformate verwenden.
  • Arbeitsaufträge können nicht umgesetzt werden, weil kein Zugriff auf lokal gespeicherte Dateien möglich ist.
  • Präsentationen können nicht fortgesetzt werden, weil während des Termins der Rechner nicht funktioniert.
  • Dateien können nicht gesichert werden, weil der freie Speicherplatz auf einem PC nicht ausreicht.

Anforderungen an die Technik

1&1 ließ das Marktforschungsinstitut GMI außerdem nachhaken, was sich die befragten Beschäftigten wünschen. Die Mehrheit der Umfrage-Teilnehmer ist davon überzeugt, dass es wichtig sei, Dateien jederzeit auch von unterwegs aus bearbeiten zu können (70 Prozent) und an einem zentralen Speicherort zu sichern, auf den alle Mitarbeiter bei Bedarf Zugriff haben (84 Prozent). Diese technischen Anforderungen, so der Internet Service Provider, lasse sich durch das Cloud-Software-Konzept lösen. 1&1 bietet seinen Homepage-Kunden selbst Storage-Kapazitäten und Office-Anwendungen an, die außerhalb des Kundenunternehmens in einem Rechenzentrum gehostet werden und per Browser genutzt werden können.

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