Projekt Homeoffice Reibungsloser Arbeitsplatzwechsel mit Hilfe der Cloud

Autor / Redakteur: Jens Parrée* / Elke Witmer-Goßner

Anfang des Jahres gelang es Interlutions einen Prozess abzuschließen, in dessen Rahmen die komplette Software- und Systemlandschaft der Digitalagentur in die Cloud verlagert wurde.

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Cloud-basierte Office-Services erlaubten gleich mit Beginn der Corona-Pandemie in Deutschland den schnellen Umzug ins Homeoffice.
Cloud-basierte Office-Services erlaubten gleich mit Beginn der Corona-Pandemie in Deutschland den schnellen Umzug ins Homeoffice.
(Bild: © megaflopp - stock.adobe.com)

Dahinter steckte der Wunsch, die technischen Lösungen der drei Standorte Köln, Hamburg und Berlin zu vereinheitlichen und so eine noch bessere agenturinterne Zusammenarbeit zu ermöglichen. Dass Interlutions damit genau richtigen den Weg verfolgt hatte, wurde beim Corona-bedingten Wechsel ins Homeoffice deutlich.

Seien es digitale Kampagnen, maßgeschneiderte Software-Entwicklungen oder intelligente eCommerce-Lösungen: Als Digitalexperte gehört es für Interlutions zum Alltag, Technik so einzusetzen, dass sie das Business der Agenturkunden passgenau unterstützt. Gleichzeitig treibt die Agentur kontinuierlich die Optimierung interner Lösungen voran. Ihr Ziel: die Arbeitskraft von Mitarbeitern so wenig wie möglich für die Betreuung von Systemen zu verschwenden, sondern stattdessen so viel wie möglich für das Tagesgeschäft einzusetzen.

In diesem Zuge kam bereits vor einigen Jahren der Gedanke auf, die Technik an den diversen Standorten der Agentur zu verschlanken und zentral per Cloud zugänglich zu machen. Ab 2016 begann Interlutions darum, verschiedenste Cloud-Produkte im Agenturalltag auf ihre Vor- und Nachteile zu prüfen. Auf Basis dieser Erfahrungen fiel zu Beginn 2019 die Entscheidung für Googles G Suite [seit Oktober 2020 unter dem Markennamen Google Workspace geführt, Anm. d. Red.], die in Form von Mail, Drive, Kalender etc. schon länger zum Toolset von Interlutions gehörte.

Der Vergleich zeigte, dass die G Suite viele Kernanforderungen der Agentur schneller, flexibler, responsiver und robuster erfüllte als die Konkurrenz-Plattformen. Auch war die Integrierbarkeit anderer Cloud-Produkte, die bei Interlutions bereits im Einsatz waren, mit geringerem Aufwand möglich. Nicht zuletzt brachten die einzelnen Komponenten der G Suite den Vorteil mit sich, dass sich Mitarbeiter – feste wie freie – mit wenig Lernaufwand schnell an Bord holen ließen.

Datenbearbeitung nach dem Streaming-Prinzip

Anfang 2020 war der Migrationsprozess in Form einer Datenmenge im zweistelligen Terabyte-Bereich komplett abgeschlossen und die gesamte Software- und Systemlandschaft in die Cloud umgezogen. Dass dieser Schritt keinen Augenblick zu früh kam, wurde zu Beginn der Coronakrise beeindruckend sichtbar: Von jetzt auf gleich wechselte die gesamte Interlutions-Belegschaft in Köln, Hamburg und Berlin ins Homeoffice und setzte ihre Arbeit nahtlos fort.

Dank der cloud-only Arbeitsweise konnten nicht nur alle Mitarbeiter und Freelancer unmittelbar von überall auf alle benötigten Daten zugreifen. Die Lösung ermöglicht zudem auch, unabhängig von Endgerät und individueller Verbindungsqualität stabil mit großen Datenmengen zu arbeiten. Denn zum Bearbeiten ist es nicht nötig, alle Dateien der G Suite auch stationär vorzuhalten. Stattdessen werden nur relevante oder veränderte Dateisegmente im Streamverfahren synchronisiert.

Das Resümee nach rund sechs Monaten: Die Lösung hat das gehalten, was sich die Agentur von ihr versprochen hat, und auch der Krisentest ist mit Bravour bestanden. Durch den Cloud-Fokus haben Mitarbeiter nun die Möglichkeit, mit einem immer gleichen Toolset von nahezu jedem Ort aus zu arbeiten, so denn ein Internetzugang verfügbar ist. Insbesondere in der neuen und sehr herausfordernden Situation „Homeoffice“ stellte sich dies als eine immens wertvolle Unterstützung heraus.

Verstärkte Effizienz, reduzierte Kosten, größerer Output

Von dieser erhöhten Flexibilität profitiert Interlutions auch in unternehmerischer Hinsicht. Da die Nutzung sehr intuitiv ist, fällt es leichter, zusätzliche Mitarbeiter in Projekte einzubinden. Zudem ist man hinsichtlich des Recruitings weniger standortgebunden als zuvor, da das Cloud-Only-System die Notwendigkeit zu Präsenz vor Ort noch mehr in den Hintergrund treten lässt. Nicht zuletzt geht auch das Onboarding neuer Kollegen nun mit weniger Aufwand vonstatten, weil insgesamt weniger Systeme einzurichten sind.

Neben geringeren Anschaffungs- und Lizenzkosten bringt die Verschlankung der System- und Tool-Landschaft sowohl extern als auch intern reduzierte Wartungsaufwände mit sich. So misst die Agentur ca. 30 Prozent weniger interne Support-Fälle in Hinblick auf die Nutzung der Tools und deren Zusammenspiel sowie zeitgleich eine gestiegene Nutzungshäufigkeit und -dauer der Programme. Da nur noch ein Speichermedium für Projektdaten zum Einsatz kommt, lässt sich zudem ein Trend zu sauberen Dateiablagen beobachten.

Alles in allem entsteht dadurch eine deutlich verbesserte Effizienz in den Agenturabläufen, von der Kunden gleich in mehrerlei Hinsicht profitieren. So können Mitarbeiter von jedem Standort aus nahezu unmittelbar im Sinne ihrer Wünsche aktiv werden. Zudem entfällt dank standardisierter Prozesse weniger Arbeitszeit auf die Projektorganisation, sondern kann stattdessen für die Realisierung aufgewendet werden. Für einen identischen Budgetumfang erhalten Kunden dadurch effektiv mehr Projekt für ihr Geld.

Rechtliches und Datenschutz

Auch wenn diese Lösung viel Aufwand und Nerven spart, entstehen dadurch auch Nachteile. Allen voran der Punkt nachhaltiger Datenschutz und Datensicherheit. Zwar bietet Google hier Standardverträge an, die auf den großen internationalen Abkommen aufsetzen. Doch Entscheidungen wie die des Europäischen Gerichtshof zum „Privacy Shield“-Datenschutzabkommen machen deutlich, dass es nicht reicht, mit einem „Stück Papier“ zugesichert zu bekommen, dass Daten sicher sind.

Um sich ihren Kunden gegenüber abzusichern, verlässt sich Interlutions nicht ausschließlich auf diese Rahmenbedingungen, sondern legt relevante Daten mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ab. Tools für die Auditierung der G-Suite-Produkte helfen dabei, die Daten und deren Nutzung im Auge zu behalten und zu steuern. Da durch die Ende-zu-Ende Verschlüsselung der Umgang mit der Tool-Landschaft jedoch ineffizienter wird, hat sich die Agentur auf die Fahne geschrieben, eine optimierte Lösung für die Zukunft zu finden.

Der Test

G Suite und Microsoft Office 365 plus Azure im Vergleich

1. Wartung

Im Gegensatz zu den rein browserbasierten Lösungen der G Suite stellte sich bei Interlutions der Kosten- und Wartungsaufwand für die Desktop-Office-Produkte von Microsoft in den vergangenen Jahren als zu hoch heraus.

2. Usability

Die MS Office Produkte auf dem Desktop und Office 365 erwiesen sich in der Usability mit Abstand schlechter als das G-Suite-Toolset. In jedem Test, zuletzt 2019, war z.B. die Geschwindigkeit, mit der Änderungen von anderen Teilnehmern beim kollaborativen Arbeiten an einem Dokument in Google Drive sichtbar wurden, wesentlich besser. Nahezu in Echtzeit konnte hier z.B. an mehreren untereinander verknüpften Google Sheets (Excel-Pendant) gearbeitet werden. Die Office-365-Produkte wiesen hier Verzögerungen von mehreren Sekunden auf.

3. Schulung

Sicher kennen alle Digital Natives die MS Office Produkte, jedoch ist auch ohne umfangreichen Schulungsaufwand z.B. der Einsatz der Google Drive/Docs Produkte für die Zielgruppe möglich.

4. Lizenzkosten

Bei beiden Produkten fallen unter anderem unterschiedliche Lizenzkosten je Nutzer und Zeitraum an. Je nach Bedarf unterscheiden sich die Lizenzpakete für Office 365 und die G Suite jedoch erheblich. Da jedoch Identity Management und etliche weitere Funktionen wie Endpoint Management auch in mittleren Lizenzausprägungen in der GSuite verfügbar sind, entfallen hier weitere Lizenzkosten, die andernfalls durch kostspielige weitere Lizenzprodukte im Microsoft Kontext erworben werden müssen.

5. Datenschutz

Auch wenn es bei der G Suite auf Papier entsprechende „Verträge“ gibt, bietet Microsoft hier ein besseres Image und die umfangreichere Möglichkeit zur Festlegung von Datenspeicherregionen. Jedoch ist dieser Pluspunkt von Microsoft kleiner geworden, seitdem das Unternehmen sein Ziel aufgegeben hat, die unabhängige Microsoft Cloud Deutschland betrieben durch T-Systems weiter voranzutreiben. Damit überwiegt dieser Punkt leider nicht mehr so deutlich.

6. Fazit

Der akute und mittelfristige Bedarf von Unternehmen ist ausschlaggebend für die Wahl eines Cloud-Anbieters. Jedoch bleibt es für die meisten Unternehmen eine unlösbare Aufgabe, alle Cloud- und SaaS-Lösungen aus einer Hand zu beziehen. Auch wenn Google hier gerade mit der Anpassung der G-Suite-Produktserie (jetzt „Google Workspace“) versucht, den Bedarf der meisten Kunden konkreter zu decken, wird es auf den Einzelfall ankommen.

Jens Parrée, CTO der Digitalgentur Interlutions GmbH.
Jens Parrée, CTO der Digitalgentur Interlutions GmbH.
(Bild: Interlutions)

* Der Autor Jens Parrée ist als Chief Technology Officer verantwortlich für alle technischen Belange der Digitalagentur Interlutions. Insbesondere leitet er hier die Abteilung Software-Entwicklung und steht auch den Agenturkunden in strategischen IT-Fragen beratend zur Seite. Die Interlutions GmbH ist eine Digitalagentur mit Sitz an den Standorten Köln, Berlin, Hamburg und Frankfurt, und liefert ein Full-Service-Angebot, das von Strategie und Beratung über Kampagnenentwicklung und -umsetzung bis hin zu Software-Entwicklung und eCommerce-Lösungen reicht.

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