Leitfaden Projektmarketing Praxistipps für eine erfolgreiche Cloud-Einführung

Autor: Elke Witmer-Goßner

Mit Cloud Computing werden die erkennbaren Auswirkungen auf viele betriebliche Abläufe, die Anforderungen an die Mitarbeiter und die Veränderungen in der Zusammenarbeit umfangreicher.

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Akzeptanz und Zuneigung sind bei der Einführung von Cloud-Projekten in Unternehmen die besten Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung.
Akzeptanz und Zuneigung sind bei der Einführung von Cloud-Projekten in Unternehmen die besten Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung.
(Bild: Marco2811, Fotolia)

All das löst naturgemäß Unsicherheit aus: Sorgen um den Arbeitsplatz oder Angst vor dem Verlassen der eigenen Komfortzone können dazu führen, dass ein Projekt zur Einführung eines Cloud-Services auf Ablehnung bei der IT-Abteilung oder den betroffenen Nutzern stößt. Dies führt zu Mehraufwänden und kann das Projekt sogar zum Misserfolg machen. Aufgabe des Cloud-Projektmarketings ist es, diesem Verhalten proaktiv zu begegnen und mit einer gut durchdachten Kommunikationsstrategie als Bindeglied zwischen Unternehmenskommunikation und IT zu fungieren.

Der durch Cloud Computing verursachte Veränderungsprozess soll damit begleitet und bei allen relevanten Stakeholdern des Cloud-Projekts für Akzeptanz geworben sowie Ressourcen gesichert werden.

Aktives Projektmarketing

Wie Cloud-Projektmarketing erfolgreich geplant und umgesetzt werden kann und welche Instrumente in welcher Projektphase und für welche Zielgruppen eingesetzt werden sollten, beschreibt der aktuelle Leitfaden, den EuroCloud Deutschland_eco e.V. jetzt vorgestellt hat. Der Leitfaden enthält einen Werkzeugkasten passend zu den individuellen Bedürfnissen des jeweiligen Cloud-Projekts und Leading Practices, die sich in verschiedenen Kundensituationen bewährt haben. Damit liefert er Denkanstöße für eigene Cloud-Projekte und soll Unternehmen die Angst vor dem Scheitern nehmen, die durch frustrierte Mitarbeiter entsteht.

Cloud ist – und das wird für viele erst im Projektverlauf erkennbar – zunächst eine Veränderung der Denkweise der Betroffenen und erst nachrangig eine Frage der Technologie, wie Mitautor Mike Hahm, Leiter Business Development bei der Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH, erklärt: „Die Wichtigkeit, bei allen relevanten Stakeholdern Akzeptanz für Cloud-Projekte zu schaffen, wird in den meisten Unternehmen unterschätzt und/oder unzureichend umgesetzt.“

Dass Cloud-Projekte erst einmal auf Ablehnung stoßen, hat mehrere Gründe: Führt ein Unternehmen einen Cloud Service ein, erfolgt der Betrieb wesentlicher Teile der IT nicht mehr im eigenen Haus, sondern Dienstleister stellen die IT-Ressourcen bereit. Die Anwenderunternehmen benötigen also weniger technisches Detailwissen (etwa über Betriebssysteme, Datenbanken und Netzwerke). Mit der Folge, dass eine Verschiebung hin zu strategischen Kompetenzen, juristischen Kenntnissen und Managementkompetenzen stattfindet. In manchen Unternehmen wird sogar die gesamte Organisation überdacht, etablierte Prozesse werden überarbeitet und Mitarbeiter erhalten neue Funktionen.

Konstruktive Umsetzung

Ohne aktives Projektmarketing bleibt Raum für Unsicherheit, Ängste und Spekulationen – und das Projektteam kämpft mit der Akzeptanz, sowohl bei den Beteiligten des Cloud-Projekts als auch bei den potenziellen Anwendern im Unternehmen und weiteren Stakeholdern. Daher ist es Aufgabe des Cloud-Projektmarketings, diesem Verhalten vorbeugend und aktiv zu begegnen und mit einer gut durchdachten Kommunikationsstrategie als Bindeglied zwischen Unternehmenskommunikation und IT zu fungieren. Der durch Cloud Computing verursachte Veränderungsprozess soll damit begleitet und bei allen relevanten Parteien des Cloud-Projekts für Akzeptanz geworben sowie Ressourcen gesichert werden.

Der Leitfaden will konkretes Praxiswissen von Fachleuten vermitteln, die schon viele Projekte begleitet haben. Dabei geht es nicht um technische Anforderungen, sondern um die Einbindung aller Beteiligten, die in einem direkten Bezug zu den Zielen, Veränderungen und den generellen Herausforderungen stehen. So hilft er Reibungsverluste zu vermeiden, die durch mangelnde Kommunikation in einer zielgruppenorientierten Ansprache entstehen.

Damit helfe man Unternehmen, „einen konstruktiven Ansatz bei der Planung und der notwendigen Motivation zu finden, damit das Projekt positive Aufmerksamkeit erhält und sich erfolgreich entwickeln kann“, betont Jörg Mecke, Business Unit Manager (VP) Business Productivity bei Fritz & Macziol und Leiter der Kompetenzgruppe Projektmarketing bei EuroCloud Deutschland, die den Leitfaden erstellt hat.

Werkzeugkasten mit Best Practices

Die Arbeitsgruppe hat für den Leitfaden Zielgruppen definiert und erläutert Methoden, wie diese erreicht werden können. Der richtige Mix der Marketinginstrumente wirkt sich dabei entscheidend auf die Akzeptanz und die Unterstützung von Cloud-Lösungen aus. Aus dem von der EuroCloud-Kompetenzgruppe entwickelten Werkzeugkasten können sich Unternehmen in der Praxis nach ihrem Bedarf bedienen. Je nach Reifegrad des Projekts, der Iteration und dem Grad des Veränderungsbedarfs in den Einstellungen können unterschiedliche Maßnahmen ausgewählt werden.

So hilft er dabei zu entscheiden, welche Mitarbeiter als Spielmacher so früh wie möglich einzubinden sind und welche Zielgruppen in der Awareness-Phase am besten mit E-Mails, Flyern oder per Intranet angesprochen werden sollten. Dabei wurde der Werkzeugkasten bereits in einzelnen Anwendungsfällen der beteiligten Unternehmen erprobt und stellt somit einen Best-Practice-Ansatz mit dem spezifischen Blickwinkel der Cloud-Technologieanbieter und -Dienstleister dar.

Cloud-Projektmarketing-App

EuroCloud Deutschland bietet auf Anfrage Schulungen zur praktischen Anwendung des Cloud-Projektmarketing-Werkzeugkastens an und hat außerdem eine Cloud-Projektmarketing-App entwickelt welche auf Anfrage per E-Mail an info@eurocloud.de kostenlos bereitgestellt wird. Die App ist aktuell für iPad verfügbar und stellt die wesentlichen Aspekte des Leitfadens als Checkliste und Präsentation dar. Der Leitfaden kann zudem als PDF kostenfrei heruntergeladen werden.

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Über den Autor

 Elke Witmer-Goßner

Elke Witmer-Goßner

Redakteurin, CloudComputing-Insider.de