Citrix-Lösungen für modernes Arbeiten

Personalvermittler Hays setzt Maßstäbe mit New-Work-Strategie

| Autor: Elke Witmer-Goßner

Mit seinem modernen Arbeitsplatzkonzept geht Recruiter Hays mit gutem Beispiel voran.
Mit seinem modernen Arbeitsplatzkonzept geht Recruiter Hays mit gutem Beispiel voran. (Bild: gemeinfrei © FirmBee - Pixabay / CC0)

Als global tätiger Personaldienstleister erlebt Hays die Veränderungen der Arbeitswelt aus nächster Nähe. Das Unternehmen hilft seinen Kunden jeden Tag, mit den neuen Anforderungen Schritt zu halten. Dazu gehört auch, die Möglichkeiten der Digitalisierung optimal zu nutzen. Mit einer New-Work-Strategie geht Hays dabei selbst neue Wege.

Personaldienstleister Hays rekrutiert überwiegend hoch qualifizierte Spezialisten. Das Unternehmen ist im privaten wie im öffentlichen Sektor tätig und vermittelt Fachkräfte für Festanstellungen, Projektarbeit und in Arbeitnehmerüberlassung. Weltweit beschäftigt Hays mehr als 10.000 Mitarbeiter in 33 Ländern. Alleine in Deutschland sind rund 2.000 Mitarbeiter an 22 Standorten für das Unternehmen tätig. Diese betreuen über 3.000 Kunden und greifen auf einen Kandidatenpool von über 400.000 Fach- und Führungskräften zu. Der Hauptsitz von Hays in Deutschland befindet sich in Mannheim.

Workspace-Strategie für eine veränderte Arbeitswelt

Derzeit erlebt Hays, wie sich die Arbeitswelt bei Kunden, aber auch in der eigenen Organisation, grundlegend wandelt. Starre Hierarchien werden durch flexiblere Strukturen abgelöst, die Zusammenarbeit mit externen Partnern wird immer wichtiger und das Outsourcing von Geschäftsprozessen gewinnt zunehmend an Bedeutung. Tatsächlich übernehme Hays heute für einige Kunden bereits das komplette Workforce-Management, einschließlich der dafür benötigten IT-Anwendungen, erklärt Johannes Leuschner, Head of Hays Lab und New Work bei Hays. Umgekehrt lagere Hays selbst Aufgaben im Bereich Softwareentwicklung aus, die früher noch komplett intern betreut wurden. Um Pilotprojekte mit Start-Ups und anderen externen Partnern schneller umsetzen zu können, hat Hays vor Kurzem auch ein eigenes Innovation Lab gegründet.

Die deutsche Hays-Zentrale in Mannheim.
Die deutsche Hays-Zentrale in Mannheim. (Bild: Mathias Enert / Hays)

Doch auch die Erwartungen der Anwender verändern sich. Der Personaldienstleister beschäftigt sehr viele Hochschulabsolventen, die direkt nach ihrem Abschluss ins Berufsleben eingestiegen sind. Für diese „Digital Natives“ spielen die Ausstattung und die Möglichkeiten ihres digitalen Arbeitsplatzes eine wichtige Rolle. Die jungen Talente möchten Anwendungen und Dienste so einfach und komfortabel nutzen können wie die Services, die sie aus dem privaten Umfeld kennen. Flexibles und mobiles Arbeiten mit unterschiedlichen Endgeräten hat für die jüngste Anwendergeneration ebenfalls hohe Priorität.

Man habe sich daher Gedanken darüber machen müssen, wie wir unsere eigene Workspace-Strategie weiterentwickeln, führt Leuschner weiter aus. „Unser New-Work-Konzept zielt darauf, neue Arbeitsstile optimal zu unterstützen und die Zusammenarbeit auch über Unternehmensgrenzen hinweg zu erleichtern. Die besondere Herausforderung dabei ist, technologische Neuerungen sowie die notwendigen kulturellen und organisatorischen Veränderungen ganzheitlich anzugehen.“

Enterprise Mobility und Desktop-Virtualisierung

Die IT-Organisation von Hays evaluierte eine Reihe unterschiedlicher Technologien und Lösungsansätze und entschied sich schließlich für ein Digital-Workspace-Konzept auf Basis von Citrix-Technologien. Der IT-Partner SVA System Vertrieb Alexander GmbH plante das gesamte Konzept und setzte dieses innerhalb von nur neun Monaten bei dem Personaldienstleister um. Eine wichtige Maßnahme war dabei die Ablösung der bestehenden Blackberry-Infrastruktur für rund 1.700 mobile Anwender. Da die vorhandenen Endgeräte viele mobile Business-Apps nicht mehr unterstützten, war ein Wechsel zu einer aktuellen Enterprise-Mobility-Lösung notwendig geworden.

Bei einer Benutzerbefragung stimmte die Mehrheit der Hays-Mitarbeiter für den Einsatz von Apple iPhones. Für das sichere Management aller mobilen Endgeräte und Apps entschied sich die IT-Abteilung nach dem Test mehrerer MDM- und MAM-Produkte verschiedener Hersteller für Citrix XenMobile. „XenMobile überzeugte uns vor allem durch die hervorragende Usability, das fehlerfreie Self-Enrollment und funktionale Mehrwerte wie iPad-Support und Unterstützung für Touch ID und Apple Watches“, berichtet Guido Müller, Department Manager IT Infrastructure bei Hays.

Mit XenMobile wurden die Wünsche der Anwender und die Sicherheitsanforderungen des Unternehmens in Einklang gebracht. Mitarbeiter dürfen die neuen firmeneigenen Mobilgeräte sehr frei nutzen und beispielsweise eigene Apps aus dem App Store laden. Alle Business-Anwendungen wie die Secure Mail App von XenMobile laufen hingegen in geschützten Containern und sind strikt von der übrigen Umgebung getrennt. Sensible Firmeninformationen wie zum Beispiel Kontaktdaten oder E-Mail-Attachments lassen sich unter anderem nicht per Copy und Paste in persönliche Apps übertragen.

Schnelle Entwicklung innovativer Projekte

Ein weiterer zentraler Baustein ist die Anwendungs- und Desktop-Virtualisierung. Mit Citrix XenApp und XenDesktop kann die IT-Abteilung Applikationen oder auch komplette Desktops sehr schnell auf jedem Endgerät zur Verfügung stellen, ohne dass sie dort installiert werden müssen. Das erleichtert unter anderem die Integration externer Anwender und vereinfacht den Rollout neuer Applikationen.

Für ein effizientes Application Management empfahl IT-Dienstleister SVA zudem den Einsatz von Citrix App Layering. Applikationen sind dabei komplett vom zugrundeliegenden Betriebssystem getrennt und lassen sich so einfach und schnell auf unterschiedlichen Plattformen ausliefern. Über die Anwendungsvirtualisierung werden direkt auch Lizenzkosten gespart. So können Anwendungen wie Microsoft Project Mitarbeitern flexibel für einen bestimmten Zeitraum zugewiesen werden. Anschließend stehen die Lizenzen wieder anderen Kollegen zur Verfügung.

Um die Sicherheit und Verfügbarkeit der digitalen Arbeitsplätze zu erhöhen, entschied sich Hays zudem für den Einsatz von Citrix Networking-Lösungen. Alle externen Zugriffe auf die internen Ressourcen laufen heute über NetScaler Gateway Appliances. Diese verschlüsseln die gesamte Kommunikation zwischen Client und Servern. Der Zugang ist durch eine mehrstufige Benutzerauthentifizierung geschützt. Kontextbasierte Sicherheitsfunktionen sorgen zudem dafür, dass Mitarbeiter nur innerhalb des Büros auf bestimmte Inhalte zugreifen können. NetScaler Application Delivery Controller fungieren im Rechenzentrum als Load Balancer und stellen eine hohe Verfügbarkeit der Citrix-Infrastruktur sicher. So können die Anwender auch beim Ausfall einzelner Komponenten weiterhin auf ihren digitalen Arbeitsplatz zugreifen.

Höhere Produktivität durch User-Fokussierung

Neue Mitarbeiter bei Hays haben vom ersten Tag an Zugriff auf alle Ressourcen, die sie für ihre Aufgaben benötigen. Am Desktop werden automatisch alle relevanten Applikationen und Dienste zugewiesen. Auch die Konfiguration der mobilen Endgeräte läuft weitgehend automatisiert ab: Der Anwender registriert sich über sein Smartphone mit seiner Firmen-E-Mail-Adresse und XenMobile lädt automatisch alle benötigten Sicherheitseinstellungen auf das Gerät. Im App-Store von Hays kann der Mitarbeiter dann die gewünschten Applikationen auswählen. Neben den XenMobile Produktivitäts-Apps wie Secure Mail, Secure Web und Secure Tasks stehen dort zahlreiche weitere Business-Anwendungen wie Skype for Business, WebEx oder das Reisekosten-Tool Concur zur Verfügung.

„Wir hatten von Anfang an eine sehr hohe Benutzerakzeptanz, da der mobile digitale Arbeitsplatz den Anwendern viele Prozesse erleichtert“, sagt Leuschner. Taxiquittungen oder Restaurantbelege lassen sich beispielsweise schon unterwegs erfassen und in die Reisekostenabrechnung übertragen. Mit der App IDnow können Hays-Mitarbeiter direkt beim Kandidatengespräch eine Identitätsfeststellung des Bewerbers durchführen. Und künftig soll es auch möglich sein, Interviews digital zu protokollieren und medienbruchfrei im CRM-System zu speichern. Die neuen mobilen Workflows erhöhen damit die Produktivität der Anwender und entlasten sie von Alltagsaufgaben.

Doch auch bei der Zusammenarbeit mit externen Partner spielen virtuelle Desktops heute eine große Rolle. So habe man innerhalb kürzester Zeit ein 15-köpfiges Entwickler-Team in Indien in das Software-Entwicklungs-Projekt einbinden können, berichtet Müller. Die Anwender dort haben Zugriff auf die Entwicklungsumgebung Visual Studio, arbeiten aber mit eigener Hardware, während alle Daten ausschließlich im eigenen Rechenzentrum verbleiben. Das Feedback der externen Partner ist ebenfalls ausgesprochen gut: XenDesktop ermöglicht auch über große Distanzen flüssiges Arbeiten mit den zentral bereitgestellten Anwendungen. Mit dem NetScaler Management & Analytics System überwacht Hays laufend die Reaktionszeiten und kann bei Störungen oder Performance-Schwankungen schnell eingreifen.

Der Administrationsaufwand für die IT-Abteilung ist durch das zentrale Management von Applikationen, Desktops und Mobilgeräten spürbar gesunken. Neue Anwendungen und Updates lassen sich heute sehr schnell im gesamten Unternehmen zur Verfügung stellen – zeitraubende Software-Installationen auf den Endgeräten sind nicht mehr erforderlich. Auch die Anzahl der Support-Tickets ist in der neuen Umgebung deutlich gesunken. Zusammen mit den Citrix-Lösungen führte SVA für Hays auch eine hyperkonvergente Infrastruktur von Nutanix ein. So können anspruchsvolle Workloads wie die VDI-Lösung performant und weitgehend automatisiert bereitgestellt werden. Die Anmeldezeiten an den virtuellen Desktops liegen damit unter zehn Sekunden. Zudem sorgt die integrierte Deduplizierungstechnologie von Nutanix für eine hohe Storage-Effizienz. Beim geplanten Ausbau der VDI-Umgebung profitiert der Personaldienstleister zudem von der einfachen Skalierbarkeit der Nutanix-Plattform. Wenn mehr Rechenleistung und Storage für weitere virtuelle Desktops benötigt werden, fügt die IT-Abteilung einfach einen zusätzlichen Knoten zum Nutanix-Cluster hinzu.

Digital Workspace von Citrix vereint Anwendungen und Daten

Workspace aus der Cloud

Digital Workspace von Citrix vereint Anwendungen und Daten

25.07.18 - Die Digitalisierung der Geschäftsabläufe geht nicht folgenlos an den Arbeitsplätzen vorbei. Der digitale Arbeitsplatz stellt die von den Mitarbeitern benötigten Anwendungen und Daten in Echtzeit zur Verfügung, und das inzwischen immer öfters in einer Cloud-Umgebung. Aber schon in wenigen Jahren könnte der Begriff Cloud keine Rolle mehr spielen, wie eine aktuelle Studie von Citrix zeigt. Auf dessen Hausmesse Synergy in Anaheim/Kalifornien im Mai standen jedenfalls neue Cloud-Lösungen und -Services im Fokus. lesen

Test neuer Arbeitsplatzmodelle

Die Verantwortlichen bei Hays haben bereits Ideen, wie die Weiterentwicklung der New-Work-Strategie aussehen könnte. Unter anderem überlegt man, die Büroräume künftig flexibler zu organisieren. In neuen Niederlassungen will Hays unter anderem die feste Arbeitsplatzzuordnung schrittweise aufheben und Shared-Desk-Modelle testen. Aus technischer Sicht ließe sich das problemlos umsetzen: Die virtuellen Applikationen und Desktops sind bereits heute unabhängig von Ort und Endgerät nutzbar. „Die Citrix-Lösung funktioniert so gut, dass die IT-Aspekte des digitalen Arbeitsplatzes für uns immer mehr in den Hintergrund rücken“, resümiert Leuschner. „Wir konzentrieren uns stattdessen vor allem auf Fragestellungen an der Schnittstelle zwischen Technologie und Business wie die Gestaltung unserer zukünftigen Unternehmenskultur.“

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