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ECM-Anbieter arbeitet mit professionellem Aktenlogistiker Partnerschaft erleichtert Umstieg auf digitale Personalakte

| Redakteur: Elke Witmer-Goßner

Das auf Enterprise Content Management spezialisierte Softwarehaus Forcont bietet seinen Kunden künftig einen speziellen Rund-um-Service für die Digitalisierung von Personalakten an.

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Von endlosen Aktenmetern hin zur digitalen Personalakte: Die Partnerschaft zwischen Rhenus und Forcont optimiert den Umstiegsprozess.
Von endlosen Aktenmetern hin zur digitalen Personalakte: Die Partnerschaft zwischen Rhenus und Forcont optimiert den Umstiegsprozess.
(Bild: © styleuneed - Fotolia)

In Kooperation mit der Rhenus Document Services GmbH, einem Experten für Dokumenten- und Informationslogistik, profitieren Forcont-Kunden von einem neuen Leistungs- und Serviceangebot. Dabei übernimmt Rhenus alle Dienstleistungen im Bereich des Aktenhandlings. Diese umfassen den Transport, die Aufbereitung und das Digitalisieren der Akten bis hin zu deren sicherer Entsorgung oder Archivierung. Mit seiner elektronischen Personalakte bietet die Forcont dann die passende Anwendung für das Management dieser digitalisierten Akten. Die Software kann dabei wahlweise als On-premise- oder als SaaS-Lösung genutzt werden.

Effizientes Projektmanagement

Elektronische Akten und eine Personalakten-Managementlösung optimieren das Personalwesen. Allerdings erfolgen der Umstieg von Papier auf das digitale Format und der Betrieb nicht immer reibungslos, berichtet Michael Kaiser, Geschäftsführer der Rhenus Document Services GmbH. Daher sei es wichtig bei der Einführung elektronischer Personalakten, dass die Digitalisierungs- und Softwareanbieter ihre Prozesse perfekt aufeinander abstimmen, um das beste Ergebnis für die Kunden zu erzielen.

Der Teufel steckt dabei wie so oft im Detail: „Die Bestandsakten etwa müssen beim Scan nach einer zuvor definierten Struktur zusammengefasst werden“, erläutert Matthias Edel, Senior Consultant bei Forcont Business Technology GmbH und verantwortlich für die Produktlinie elektronische Personalakte. „Werden Dokumente falsch zugeordnet bzw. fehlerhaft attribuiert oder ist das Verständnis für Begriffe und Arbeitsweisen bei den Projektpartnern unterschiedlich, muss meist aufwändig nachgebessert werden. Das Projekt verzögert sich und wird teurer.“

Kein Kosten-GAU

Auf Grund der gemeinsamen Projekterfahrung zwischen Forcont und Rhenus sollen solche Kostentreiber von vorneherein ausgeschlossen sein. Stattdessen wird die reibungslose Projektrealisierung garantiert. Das Partnerangebot richtet sich aktuell an Personalabteilungen und Shared Service Center. Beide Partner nutzen dabei gegenseitig ihre jeweiligen Vertriebskanäle. Eine Ausweitung auf andere Geschäftsbereiche und dokumentenbezogene Prozesse, etwa für das Controlling oder Rechtsabteilungen, ist bereits angedacht.

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