Flexible und skalierbare IT-Architekturen Neue Herausforderungen für das Lizenzmanagement

Autor / Redakteur: Peter Prestele * / Florian Karlstetter

Dank Virtualisierung, der Cloud und neuer Bereitstellungsmodelle, wie Software-as-a-Service (SaaS), haben Unternehmen mehr Möglichkeiten, ihre IT zu skalieren und flexibler zu organisieren. Der Nutzen davon wird meist als gegeben angesehen, ohne die damit verbundenen Kosten zu berücksichtigen. Doch diese können weitaus höher sein als zunächst angenommen – beispielsweise im Bereich der Softwarelizenzierung.

Phasenmodell für Softwarelizenzoptimierung auf Basis der FlexNet Manager Platform von Flexera Software.
Phasenmodell für Softwarelizenzoptimierung auf Basis der FlexNet Manager Platform von Flexera Software.
(Bild: Flexera Software)

Die Verantwortlichen sollten eng mit ihren IT-Fachleuten in Bezug auf Verträge, Nutzung und Preis der Software-Assets zusammenarbeiten, wenn die Skalierbarkeit nicht zulasten der Ergebnisse gehen soll.

Lizenz zum Kassieren

Die Softwarelizenzierung gerät bei den Entscheidern allzu leicht aus dem Blick. Je stärker ein Unternehmen wächst, umso mehr Software in immer größerer Anzahl wird eingesetzt. Fehlt eine zentrale Koordination, wird die Lizenzverwaltung komplizierter und die Beschaffung unnötig teuer. Den Lizenzbestand an Enterprise Software an die wachsende Mitarbeiterzahl oder an Veränderungen in der Organisationsstruktur anzupassen, kostet nicht nur Geld, sondern auch Zeit – vor allem, wenn eine Softwareplattform auf eine neue Version umgestellt werden muss. Die Bestimmungen der Softwareverträge und insbesondere die Nutzungsrechte und -bedingungen werden bei der Installation neuer Programme häufig außer Acht gelassen. Denn vielen Unternehmen fehlen Fachleute für Software Asset Management, Lizenzberechtigungen und lizenzrechtliche Fragen.

SaaS-Ansätze vereinfachen größtenteils die damit verbundene Problematik. Aber auch SaaS- und cloudbasierte Software unterliegen Lizenzbedingungen. Diese Verträge beruhen häufig auf nutzungs- oder nutzerbasierten Messgrößen. Das scheint auf den ersten Blick für das Unternehmen kostengünstiger zu sein, trägt aber zur Komplexität bei, wenn gleichzeitig auch standortgebundene Lizenzen verwaltet werden müssen.

Es ist äußerst riskant, die Lizenzbestimmungen für herkömmliche und SaaS-Pakete nicht ausreichend zu beachten: Die Abrechnung mit entsprechenden Nachzahlungen kommt spätestens beim nächsten Softwareaudit. Eine von Flexera Software durchgeführte Untersuchung kommt zu dem Ergebnis, dass im Jahr 2012 fast jedes vierte global tätige Unternehmen mehr als 1 Mio. US-Dollar an Nachzahlungen entrichten musste, sogenannte „True-Up-Gebühren“. So werden Zahlungen an Softwarehersteller bezeichnet, mit denen die Compliance hinsichtlich Nutzungs- oder Installationsbedingungen wiederhergestellt werden soll. Es überrascht nicht, dass laut Untersuchung ein Drittel der befragten Unternehmen mit den aktuellen Verfahren für Lizenzmanagement und Lizenznutzung unzufrieden war.

Lizenzverstöße sind nicht zuletzt deshalb so kostspielig, weil die meisten Audits ohne Ankündigung durchgeführt werden. Wenn unvorhergesehene Nach- oder Strafzahlungen anfallen, müssen diese Mittel an anderer Stelle abgezogen werden, beispielsweise von strategisch wichtigen Vorhaben – und das gefällt keiner Geschäftsführung.

Software wird zur Vorstandssache

Mit anderen Worten: Probleme mit der Softwarelizenzierung können gravierende Auswirkungen haben, die nicht nur den Routinebetrieb in der IT betreffen, sondern auch auf Vorstandsebene zum Thema werden. Die Geschäftsleitung sollte daher mit IT und Beschaffung zusammenarbeiten, um ein klares Bild davon zu erhalten, welche Auswirkungen die Lizenzrichtlinien auf Wachstumsstrategien und wirtschaftliche Spielräume haben. IT-Manager müssen ihrerseits transparente Richtlinien und Werkzeuge implementieren, die nicht nur die IT-Ressourcen besser dokumentieren, sondern auch die Softwarelizenzierung in der gesamten Organisation optimieren.

Viele Unternehmen setzen Tools für das Software-Lizenzmanagement ein, die entweder veraltet oder für die Aufgabe nicht geeignet sind. Eine typische IT-Architektur umfasst heute herkömmliche, standortgebundene Software, die auf dem Endgerät installiert ist, sowie SaaS- und gehostete Anwendungen, virtuelle Server und virtuelle Desktops. Die Verwaltung all dieser Komponenten mit ihrer jeweils eigenen Komplexität ist mit üblichen Tabellenverfahren oder einfachen Datenbanken nicht zu bewältigen.

Damit Unternehmen ihre Prozesse optimieren können, müssen Lösungen für das Software-Lizenzmanagement folgendes leisten:

  • Durchgängige Transparenz aller im Unternehmen eingesetzten Lizenzen und Hardware- sowie Software-Assets
  • Automatische Verarbeitung der Softwarekaufverträge und Abstimmung mit dem Softwarebestand
  • Vertragsverwaltungsfunktionen zur Verfolgung von anstehenden Verlängerungen, geleisteten Zahlungen und Ablaufdaten
  • Automatische Anwendung der im Lizenzvertrag definierten, herstellerspezifischen „Produktnutzungsrechte“ zur Optimierung von Lizenzverbrauch und zur Senkung der laufenden Kosten

Werden diese Funktionen richtig umgesetzt, dann geben sie eine klare Momentaufnahme der aktuellen Lizenzposition. So kann sichergestellt werden, dass nur die tatsächlich benötigten Lizenzen gekauft werden und dass die vorhandenen Ressourcen richtig genutzt werden.

Leistungsstarke Werkzeuge für das Software-Lizenzmanagement ermöglichen ebenso eine Lizenzoptimierung und unterstützen damit die Skalierbarkeit von Grund auf. Das Management sollte sich mit ihren IT-Leitern darüber abstimmen, welche Richtlinien und Technologien flankierend zur Lizenzoptimierung benötigt werden, damit ein hohes Maß an Compliance, Optimierung und Effizienz gewährleistet ist. Beispielsweise kann ein unternehmenseigener App-Store die Umstellung auf eine kostengünstigere Softwarebeschaffung und -bereitstellung unterstützen. So sinken gleichzeitig die Risiken, die mit einer dezentralen Beschaffung durch Einzelpersonen oder Abteilungen verbunden sind. Lizenzmanagementlösungen, die an einen unternehmenseigenen App-Store angebunden sind, unterstützen meist die automatische Rückgabe und Vergabe von Lizenzen. Die freigewordenen Lizenzen können dann dort eingesetzt werden, wo sie tatsächlich benötigt werden.

Damit eine solche Strategie aufgeht, muss allerdings klar sein, was ein Unternehmen unter einem optimierten Lizenzmanagement versteht. Meist können sich nur größere Unternehmen eigene SAM-Experten leisten. Jedoch bieten auch spezialisierte Anbieter von Software-Lizenzoptimierungslösungen fundierte Beratung für Best-Practice-Prozesse. Wer seinen Softwarebestand im Griff haben möchte, benötigt die entsprechenden Ressourcen – also Mitarbeiter, Prozesse und Technologien. Neben der Einführung einer Software-Lizenzoptimierungslösung müssen die IT-Mitarbeiter in Best Practices für das Lizenzmanagement geschult werden. Damit sinkt das Risiko kostspieliger Nach- oder Strafzahlungen und auf längere Sicht werden erhebliche Einsparungen bei den Softwareausgaben erzielt. Die Entscheider können sich wieder voll auf Wachstumsprojekte und Marktbedingungen konzentrieren, damit das Unternehmen flexibel agieren kann – wann, wo und wie erforderlich.

Peter Prestele, Senior Vice President & General Manager EMEA, Flexera Software.
Peter Prestele, Senior Vice President & General Manager EMEA, Flexera Software.
(Bild: Flexera Software)

Der Autor

Peter Prestele ist Senior Vice President & General Manager EMEA, Flexera Software.

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