Cloud-Lösungen in mittelständischen Unternehmen etablieren Nach der Bestandsanalyse folgt die Wahl des Partners

Autor / Redakteur: Dennis Nikles * / Florian Karlstetter

Die Begeisterung für Cloud Computing ist bei vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen groß – so groß, dass sie den dritten Schritt vor dem ersten machen. Vor der Anbieterwahl steht nämlich die Entscheidung, welche Anwendungen in welchem Modell ausgelagert werden sollen. Doch der allererste Schritt besteht in der Bestandsanalyse.

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Dank Cloud Computing können kleine und mittelständische Unternehmen ihre Fixkostenblöcke deutlich reduzieren. Wichtig ist jedoch die Wahl des richtigen Partners.
Dank Cloud Computing können kleine und mittelständische Unternehmen ihre Fixkostenblöcke deutlich reduzieren. Wichtig ist jedoch die Wahl des richtigen Partners.
(© peshkova - Fotolia.com)

Ein Kunde ruft an. Er hätte gerne bis nächste Woche zehn Ballen Druckpapier in seiner speziellen Firmenfarbe und mit einer Masse von 85 Gramm pro Quadratmeter. Nun ist die Hektik groß: Lässt sich der Auftrag im vorgegebenen Zeitraum erfüllen? Woran große Papierhersteller aufgrund mangelnder Flexibilität oft scheitern, ist die große Chance des Mittelstands: die Erfüllung individueller Wünsche in kurzer Zeit.

Neben Flexibilität ist aber auch Kostendämpfung ein kritischer Erfolgsfaktor für kleine und mittelständische Unternehmen. Denn aufgrund der geringeren Stückzahlen im Vergleich zu Konzernen müssen sie intelligent die Effizienz der Prozesse erhöhen oder Strukturen auslagern. Dies gilt heute vor allem für die IT, da viele Produktionsprozesse heute unmittelbar durch das IT-System gesteuert werden.

Dank Cloud Computing reduzieren kleine und mittelständische Unternehmen ihre Fixkostenblöcke deutlich und erhalten gleichzeitig mehr Dynamik und Flexibilität im Leistungsportfolio, denn sie müssen nicht mehr länger Hardware und Kapazitäten vorhalten. Hinzu kommt, dass die Bereitstellung neuer Rechnerkapazitäten in der Cloud nicht viel länger dauert, als online ein Buch zu bestellen – während in der physikalischen Serverwelt die Erweiterung der Infrastruktur etwa drei bis acht Wochen dauert.

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So steigt gerade bei mittelständischen Unternehmen die Nachfrage für die Auslagerung von IT-Prozessen kontinuierlich. Dies gilt unabhängig von der Branche. Denn ob kleines privates Krankenhaus, Reisebüro, Logistikunternehmen, IKT-Dienstleister, Maschinenbauer, Elektroniker, Automobilzulieferer oder Lebensmittelhändler: Sie können dann schneller und flexibler auf geänderte Geschäftsbedingungen reagieren und bezahlen dabei nur die tatsächlich benötigten Kapazitäten.

Neben Kostensenkung und Sicherung von Wettbewerbsvorteilen ist die zunehmende Internationalisierung ein weiterer wichtiger Treiber für die Nutzung von Cloud Computing. Denn hier sind besonders schnelle Reaktionen gefordert, um Business- und Arbeitsprozesse an neue Entwicklungen und Anforderungen anzupassen. Das bedeutet nicht, dass die zugrunde liegende Plattform auch im Ausland angesiedelt sein muss. Sie sollte aber die hierzulande geltenden strengen Datenschutzgesetze einhalten, die das höchste Sicherheitsniveau im internationalen Vergleich bieten. Dabei sollten die Ansprüche aber realistisch bleiben, denn Service-Provider garantieren in der Regel ohnehin ein höheres IT-Sicherheitsniveau als es ein mittelständisches Unternehmen selbst gewährleisten kann.

Das maßgeschneiderte Cloud-Modell

Vor der Auswahl des geeigneten Dienstleisters und der Entscheidung für das richtige Cloud-Modell sowie den auszulagernden Anwendungen oder Systemen muss das Unternehmen jedoch erst seine wichtigste Hausaufgabe erledigen, die Bestandsanalyse: Welche Prozesse und Systeme setze ich ein und welche davon kann ich mit Vorteil auslagern?

Hier kann die umgekehrte Frage schneller zum Ziel führen: Welche Kernprozesse und -systeme will ich auf keinen Fall auslagern? Dies schärft den Blick auf das Wesentliche und diverse Anwendungen oder Systeme des Unternehmens sind eventuell doch nicht mehr so wichtig wie anfangs gedacht und können der Cloud anvertraut werden. Doch diese Fragestellungen sind keineswegs trivial und die externe Perspektive eines neutralen Beraters kann hier eine große Hilfe sein.

Ein Patentrezept gibt es dabei nicht, denn kein mittelständisches Unternehmen gleicht dem anderen. So sind die Abläufe bei einem Automobilzulieferer völlig anders als bei einem Maschinenhersteller oder einem Finanzinstitut. Aufgrund dieser Prozess- und Systemspezifik ist bereits lange vor dem eigentlichen Projekt eine klare Zieldefinition durchzuführen: Welche konkreten Effekte werden durch die Auslagerung von Systemen oder Prozessen in die Cloud angestrebt? Geht es vor allem um eine Reduzierung der Kosten? Ist die IT-Landschaft auf eine bevorstehende Internationalisierung vorzubereiten? Oder sollen Performance und Verfügbarkeit für bestimmte Anwendungen verbessert werden?

Zu beachten ist dabei, dass sich hoch spezialisierte oder seit Jahren genutzte ältere Systeme nur selten zur Auslagerung in die Cloud eignen. Denn erstens besitzt ein Provider kaum das dafür notwendige Spezialwissen, zweitens kann er hier keine Synergien erzielen und drittens gehören diese Anwendungen meist zu den Kernprozessen, die kein Unternehmen aus der Hand geben sollte. Meist lassen sich solche Systeme inhouse sogar kostengünstiger betreiben.

Dagegen sind Standard-Applikationen wie SAP, Portale, Mail- oder Office-Programme gute Kandidaten, denn hier sind die zugrunde liegenden Prozesse im Prinzip gleich. Hier ist dann nur zu entscheiden, ob die Anwendungen in Private Clouds oder Public Clouds ausgelagert werden sollten. Dies hängt von der Sensibilität der Daten ab. So sollten geschäftskritische oder personenbezogene Informationen unbedingt in der sicheren Private Cloud vorgehalten werden, während allgemeine oder öffentlich verfügbare Daten durchaus in der Public Cloud landen können.

Dienstleister kritisch prüfen

Insbesondere für mittelständische Unternehmen ist es nicht einfach, unter der Vielzahl der Anbieter von Cloud-Plattformen in Deutschland den geeigneten Partner zu finden. Welche Kriterien sollten hier gelten? Wichtig ist die unkomplizierte Implementier- und Skalierbarkeit der Lösung. Sie sollte einfach zu bedienen, verwalten und erweitern sein. Dazu ist auch die Kompatibilität mit Drittlösungen und Anwendungen sowie neuen Technologien mitentscheidend – dabei sollte die Struktur des Cloud-Providers auch mit der eigenen Firmenstruktur zusammenpassen.

Die bereits genannte und ohnehin meist genau geprüfte Einhaltung von Sicherheitsvorkehrungen und Datenschutzrichtlinien weisen entsprechende Zertifikate nach. Der Dienstleister sollte garantieren, dass kein Kunde seines Rechenzentrums auf die Daten eines anderen Kunden zugreifen kann. Dies funktioniert durch die virtuelle oder physische Trennung der Ebenen mit Hilfe aktueller Technik. Für die notwendige Ausfallsicherheit ist es essentiell, dass der Anbieter mehrere redundante Rechenzentren betreibt, die bei Schwierigkeiten nicht nur sofort einspringen, sondern auch die gleichen IT-Strukturen und Management-Anwendungen aufweisen.

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Cloud ist nicht gleich Cloud. So bietet die FIT eine sogenannte Exclusive Cloud an. Das heißt, sämtliche Kundenanwendungen laufen auf einer umfassend gesicherten mandantenfähigen IT-Umgebung. Sie sind sauber voneinander getrennt und kommen über mehrfach gesicherte Netzwerkleitungen zum Kunden. Die FIT-Cloud ist eine Weiterentwicklung der bewährten Outsourcing- und Application Services. Damit lässt sich weltweit eine hochinnovative IT-Plattform nutzen – ohne finanzielle Vorleistung und ohne Investitionsrisiko. Die Komplexität der zugrunde liegenden Infrastruktur bleibt verborgen und der Kunde kann sich ganz auf das Kerngeschäft konzentrieren. IT Solutions. Simplified.

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Ein weiteres Kriterium ist die absolute Nachvollziehbarkeit von Preisen und Leistungen der Dienstleister. Um die Markt- und Branchenexpertise eines Cloud-Providers zu prüfen, reicht oft ein Blick auf die Kundenreferenzen. Mittelständler sollten dabei einem Systemhaus oder einem Cloud-Service-Provider vertrauen, der sich auf den Mittelstands-Markt spezialisiert hat, denn ein Partner auf Augenhöhe besitzt das nötige Wissen, das für die Implementierung der Cloud erforderlich ist.

Externe Beratung kann bei der Ausarbeitung der Ausschreibungsunterlagen eine wertvolle Hilfe sein. Hier kommt es nicht nur auf Präzision und Vollständigkeit an, sondern auch auf Vergleichbarkeit. Bei der Angebotsevaluierung sollte man sich weniger auf die eigene Intuition verlassen als vielmehr auf eine fundierte Bewertungsmatrix, wobei sich in der Praxis ein Punktesystem immer wieder am besten bewährt. Aber auch die Kontaktschnittstelle der Dienstleister sollte vorab geprüft werden. So lässt sich im Alltag vieles schneller mit einen persönlichen Ansprechpartner klären.

Das Wichtigste zum Schluss: Einführen einer Cloud-Lösung

Ist die Entscheidung zugunsten einer Cloud-Lösung und eines Dienstleisters gefallen, sollten Unternehmen schrittweise ihre Anwendungen und Systeme übertragen. So bietet es sich an, zuerst nicht-vertrauliche Daten auszulagern und damit Erfahrungen zu sammeln. Anschließend werden auch kritischere Daten sowie Anwendungen, Infrastrukturen oder IT-Plattformen in die Cloud übertragen. Diese Vorgehensweise empfehlen auch Marktforscher wie IDC oder PWC.

Unternehmen sollten diese ersten Schritte auch gemeinsam mit einem externen Berater gehen, der bereits Erfahrungen mit ähnlichen Projekten gesammelt hat. Dieser kann wertvolle Hilfestellungen geben oder auf mögliche Fallstricke aufmerksam machen. So ist der Weg in die Wolke auch für mittelständische Unternehmen kein Abenteuer ins Ungewisse, sondern ein angenehmer Roadtrip mit Reiseführer.

Der Autor

Dennis Nikles, Information Services Director Presales-, Bid- und Transitionmanagement bei Freudenberg IT.
Dennis Nikles, Information Services Director Presales-, Bid- und Transitionmanagement bei Freudenberg IT.
(Bild: Freudenberg IT)

Dennis Nikles ist Information Services Director Presales-, Bid- und Transitionmanagement bei Freudenberg IT

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