Arbeitsplätze aus der Cloud Mit vOffice sicher und mobil im Einklang

Die Mondial Kapitalanlagegesellschaft mbH, unabhängiger Anbieter von Immobilienspezialfonds, hat mithilfe der Innovo Cloud GmbH ihre IT-Infrastruktur modernisiert und bietet nun ihren Mitarbeitern mobiles Arbeiten aus der Cloud.

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Mondials IT-Infrastruktur bestand bis dato aus einem Apple-Netzwerk mit 3-Server-Struktur (Daten-Mail-Windows Anwendungen) und einer NAS-Sicherung am Firmensitz in München. Die Niederlassung in Hamburg war über eine permanente VPN-Verbindung angeschlossen. Das Netzwerk wurde von einem lokalen Administrator, der nicht permanent vor Ort war, vor allem über einen Remote-Zugang gepflegt. Die monatlichen Admin-Kosten beliefen sich durchschnittlich auf ca. 1.000 Euro pro Monat. Der Nachteil der alten Lösung war somit ein sehr langsamer Datenzugriff, die anstehenden Investmentkosten und die fehlende Rundumbetreuung der eigenen IT. Vor dem Hintergrund wachsender Mitarbeiterzahlen, die den Datenengpass weiter verschärfen würden, und der starren IT-Landschaft, wurde nach einer neuen Lösung gesucht.

Schneller und billiger

Innovo Cloud implementierte bei Mondial seinen Cloud Workplace Service vOffice, das nun den 16 Mitarbeitern mobiles Arbeiten aus der sicheren Cloud eines deutschen Anbieters mit Expertise im Banken- und Finanzumfeld ermöglicht. Mit Hilfe virtueller Desktops auf Terminal Server Basis werden sowohl Microsoft Office als auch kundenspezifische Anwendungen wie ein SAP Client integriert bereitgestellt, betrieben und auf dem neuesten Stand gehalten.

Das Firmennetzwerk der Mondial wird per VPN ins Rechenzentrum verlängert und die Anwender können damit ohne Geschwindigkeitseinbußen auf die Daten und Anwendungen zugreifen. Auch von eigenen Geräten oder vom Homeoffice aus können die Anwender sich per Webbrowser in ihrem vOffice anmelden. Alle Anwender greifen auf die zentralisierten und stets aktuell gesicherten IT-Ressourcen zu; Änderungen und Updates stehen allen Anwendern gleichzeitig zur Verfügung. Durch die geringe benötigte Bandbreite reichen statt teurer Standleitungen auch normale VDSL-Datenleitungen zum Zugang in die Cloud.

Die mittelständische Mondial ist jetzt von hohen Reinvestitionskosten bei Wachstum oder Erneuerungsbedarf der Infrastruktur befreit und unabhängig vom lokalen IT-Administrator und zeitintensiven Wartungsarbeiten. Das Management profitiert von kalkulierbaren Preisen nach Anzahl der Nutzer und kann IT-Arbeitsplätze flexibel und kurzfristig hinzubuchen oder abbestellen.

Die Flexibilität durch den Einsatz des vOffices wurde maximiert, ohne die Sicherheit zu beinträchtigen. Neue Anwendungen, Mitarbeiter oder die Individualisierung von Nutzerprofilen sind problemlos und in Kürze umsetzbar. Die Strukturen sind klar definiert über ein vorgegebenes Berechtigungskonzept, basierend auf Gruppenzugehörigkeiten. Wechselt ein Mitarbeiter die Abteilung, wird dies Innovo mitgeteilt und automatisch gelten für den Mitarbeiter die Lese- und Zugriffsberechtigungen der neuen Abteilung.

In zweifacher Hinsicht konnte ein Effizienzgewinn in der Mitarbeiterauslastung erzielt werden: Erstens durch die hohe Ausfallssicherheit der Serversysteme in den Tier 3+-Rechenzentren ist die Erreichbarkeit von vOffice hoch, sodass geringste Leerzeiten für die Mitarbeiter entstehen. Und zweitens konnte die Geschwindigkeit des Datenzugriffs im Vergleich zur vorherigen Lösung gesteigert werden. Durch die Anwendung modernster IT-Sicherheitsstandards auf dem Level großer Banken und einer stetigen Anpassung an die bekanntwerdenden Sicherheitsgefährdungen brachte die vOffice-Lösung auch mehr Sicherheit ins Unternehmen.

Mehrfach gesichert

Innovo arbeitet mit einer speziellen Sicherheitsarchitektur auf dem Niveau großer Banken und führt zu diesem Zwecke alle organisatorischen und technischen Maßnahmen zur Sicherung der Systeme in einem gesonderten IT-Sicherheitskonzept. Alle Maßnahmen tragen zur Sicherheit bei, besonders hervorzuheben sind sicherlich der Standort und die redundante Anbindung der beiden Frankfurter Tier-3+-Rechenzentren. Für die Mandantentrennung wird jedem Kunden eine eigene über eine kundenspezifische Firewall segregierte Sicherheitszone und VLAN-Segment zur Verfügung gestellt. Innovo ermöglicht zudem sowohl logische als auch physische (je nach Kundenwunsch) Trennung der Kundendaten, zu denen Innovo als Service Provider ohnehin keinen Zugang hat. Schließlich werden Kundennetze vom Management-Netzwerk klar getrennt – logisch als auch physisch.

Es existiert eine gesonderte Datenschutzvereinbarung, in der die speziellen regulatorischen Anforderungen für die Handhabung der Kundendaten der Mondial berücksichtigt werden. Erst wenn berechtigte Mondial-Mitarbeiter Innovo ausdrücklich beauftragen, auf Daten zuzugreifen, wird dies auch umgesetzt. Das Loggen der Innovo-Admin-Systemzugriffe über eine gesonderte Software ist ein Kontrollinstrument, dessen Protokoll Kunden bei Bedarf für Audits, etc. zur Verfügung gestellt wird.

Gewinnzone in Sichtweite

Für die Return-on-Invest-Berechnung wurde neben den zu erwartenden Soft Facts auch die Wirtschaftlichkeit der Cloud-Lösung berechnet. Dabei wurden die Admin-Kosten pro Mitarbeiter, die Lizenzkosten für die eingesetzten Software-Programme sowie die Hardware-Kosten für Server und Server-Lizenzen berücksichtigt. Die ROI-Berechnung für den gewählten Anwendungs- und Standortumfang ergab, dass die Cloud-Lösung von Innovo ab einer Mitarbeiteranzahl von mehr als 17 Mitarbeitern wirtschaftlich günstiger ist, als die Aufrechterhaltung einer internen Server-Struktur. Demnach wird der Break-Even-Punkt nach 2,5 Jahren erreicht. Der aktuelle Status nach 1,5 Jahren ist, dass sich die Investition in vOffice ab dem nächsten neuen Mitarbeiter und dann für jeden weiteren Mitarbeiter lohnt und der ROI erreicht ist. Weiche Faktoren, die nicht in eine monetäre Bewertung eingeflossen sind, wie eine Erhöhung der Verfügbarkeit, die Sicherstellung der Business Continuity und der Sicherheitszugewinn werten die Entscheidung nochmals auf.

Ab Mitte Januar 2014 wurden die Vorbereitungen getroffen, um die Migration der bestehenden Daten am letzten Januar-Wochenende umzusetzen. Die Migration in drei Tagen verlief ohne Hindernisse; es wurde anschließend noch zwei Wochen eng miteinander an den Nutzerschulungen und individuellen Einstellungen gearbeitet, bis die Lösung final abgenommen wurde. Das vOffice besteht als Produkt aus standardisierten Bausteinen, die zum Teil vorkonfiguriert sind (wie dem Terminal Server Infrastruktur, File Server, Active Directory etc.) und zum anderen Teil von der Kundenpersonalisierung leben: Hierzu zählen die Einbindung individueller Anwendungen, wie SAP und die Zahlungsprogramme. Das Produkt an sich wurde daher nicht verändert, sondern wie vorgesehen an den Kundenbedürfnissen ausgerichtet und somit im Standard abgewickelt.

Die standardisierte Integration der Kundendaten und Einbindung individueller Anwendungen des Kunden zählt zum Produktstandard. Das aufgebaute Know-How in diesem Prozess ermöglicht ein schlankes Kunden-Onboarding in wenigen Tagen: zwei Wochen Vorbereitung, Migration an einem Wochenende zum Stichtag und ca. zwei Wochen Nachbereitung. Der Zeitpunkt Januar war für die Migration der bestehenden Daten insofern eine Herausforderung, als dass die Mitarbeiter aufgrund der Urlaubszeit nur eingeschränkt zur Verfügung standen.

Eingesetzte Technologien

• vOffice inkl. Terminalserver, Active Directory, File Server, Anti-Virus, WSUS, Druckservices.

• Die virtuelle Serverinfrastruktur des Kunden befindet sich in einer eigenen logischen Sicherheitszone, die sich über zwei Frankfurter Tier-3+-Rechenzentren streckt.

• Die logische Sicherheitszone ist ein virtuelles privates Rechenzentrum mit personalisierbarer lokaler Netzwerkstruktur und der Anwendung eigener Sicherheitsregeln.

• Das Cloud-Management und die Automatisierungstechnologie der Innovo basiert auf OpenStack und Solstack/Foreman. Diese Tools ermöglichen eine schnelle Provisionierung, einen organisierten laufenden Betrieb sowie Agilität bei Erweiterungen und Änderungen von Anwendungen, Nutzerdaten etc.

• Einbindung einer VOIP-TK-Anlage.

• Als Netzwerk-Services werde jeweils VPNs zu und zwischen den zwei Firmenstandorten und zusätzlicher VPN zum SAP-Client im externen Rechenzentrum eines Drittproviders verwendet.

Eine besondere Herausforderung im Abstimmungsprozess mit den externen Anbietern war die Einbindung der bestehenden SAP-Anwendung und der Zahlungsprogramme externer Anbieter. Über eine nachhaltige Kommunikation konnten die Ansprechpartner ausgemacht und gemeinsam mit dem Kunden zur Kooperation bewegt werden, um die benötigten Side-to-Side-VPNs einzurichten.

* Der Autor Wolfgang Emmer ist Communication Manager und Editor bei der Evernine GmbH.

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