Digitale Events mit Wow-Effekt Mit virtuellen Avataren echte Eventbesucher gewinnen

Autor / Redakteur: Andreas Droste* / Elke Witmer-Goßner

Virtuelle Events boomen – sie werden On-site-Veranstaltungen künftig nicht immer ersetzen, aber ihre hybriden Konzepte werden eine immer wichtigere Rolle spielen. 3D-Avatare, die sich zum Cocktail treffen, machen digitale Welten lebendig und sorgen für einen Wow-Effekt bei Eventbesuchern.

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Die technische Barriere für die virtuelle Tour ist bewusst niedrig gehalten, denn nicht jeder hat zuhause eine VR-Brille zur Hand, weshalb der Zutritt auch einfach per Browser funktioniert.
Die technische Barriere für die virtuelle Tour ist bewusst niedrig gehalten, denn nicht jeder hat zuhause eine VR-Brille zur Hand, weshalb der Zutritt auch einfach per Browser funktioniert.
(Bild: Westend61 / Kniel Synnatzschke)

Das Angebot virtueller B2B-Events nimmt zu, denn Messen, Workshops oder klassische Kundenbesuche werden weiterhin abgesagt, verschoben, virtualisiert oder hybridisiert. Wann wir Vor-Ort-Veranstaltungen wieder hautnah und in gewohntem Umfang erleben können, ist ungewiss. Sicher ist: Die Zeit wird kommen. Dennoch würden Eventspezialisten – wie andere Branchen auch – viel dafür geben, einen Blick in die Zukunft zu werfen. Wie virtuell können, müssen, werden Events künftig sein? Und: Ist dies mehr als nur ein Ersatz in Krisenzeiten?

Digitale Events bieten mehr

Virtuelle Events sind mittlerweile besser als ihr Ruf. In einer bvik-Studie gaben 90 Prozent der befragten Eventexperten an, dass digitale Formate klassische Events ergänzen. Die Vorteile sehen Nutzer laut einer von MCI Deutschland initiierten Online-Befragung von mehr als 500 berufstätigen deutschen Eventbesuchern im Juni 2020 neben der Klimafreundlichkeit (63 %) vor allem in der Kosten- und Zeitersparnis (ca. 70 %) sowie beim On-Demand-Content (58 %).

Dennoch stimmt nur rund ein Viertel (26 %) der Aussage zu, dass sie nach der Corona-Krise weiterhin virtuelle Veranstaltungen gegenüber vor-Ort Veranstaltungen bevorzugen würden. Doch warum? Am meisten vermissen virtuelle Nutzer beim digitalen Format spontane Gespräche (70 %) und wollen unter anderem mehr emotionale Erlebnisse (56 %).

Wenn Räume fliegen lernen

Wer nun glaubt, dass sich Spontanität, Emotionen und eine persönliche Atmosphäre nicht auch virtuell und technologisch reibungslos ermöglichen ließen, der kennt noch nicht das Virtual Innovation Center (VIC) von T-Systems. Es wurde bereits vor Covid-19 entwickelt, um Kreativlabor und Showroom in einem virtuellen Konzept zu vereinen. Hier arbeiten nicht nur Experten an den Technologietrends von morgen, auch Kunden können als 3D-Avatare an interaktiven Workshops teilnehmen.

Dafür wurden die Räume des Münchner Innovation Centers vom Start-up doob group aus dem TechBoost-Programm der Telekom digital nachgebaut und in die virtuelle Welt verfrachtet. Das Besondere aus Nutzersicht: Kunden und Workshop-Teilnehmer erkunden das Center als Avatare, nachdem per Scan bereits rund 400 3D-Abbilder von T-Systems-Mitarbeitern erstellt worden waren. Alternativ zum Scan des kompletten Körpers samt Gestik werden Avatare anhand eines Fotos erstellt. Da in dieser Form auch die Mitarbeiter vor Ort sind, entsteht eine persönlichere Atmosphäre. „Die Mischung aus 3D-Avataren integriert mit Videokonferenzen ist eine neue, realitätsnahe Kulisse. Nach der Ungewissheit der Corona-Krise verbreitete diese Veranstaltung Begeisterung“, beschreibt etwa Workshop-Teilnehmer Roland Schütz von der Lufthansa die Begegnung im virtuellen Raum.

Als Avatar ins Meeting

Für die Meetings nutzen die Teilnehmer eine vorkonfigurierte VR-Brille, mit deren Hilfe sie sich im virtuellen Raum bewegen, miteinander reden und ihre Bewegungen in Echtzeit auf ihren Avatar übertragen können – ähnlich eines Computerspiels. Der Zutritt funktioniert auch bequem per Browser. Die Barriere für die virtuelle Tour wurde bewusst niedrig gehalten, denn nicht jeder hat zuhause eine VR-Brille zur Hand.

Für den flüssigen Ablauf digitaler Events sind hohe Grafikleistungen und geringe Latenzen unabdingbar. Hierfür nutzt das VIC flexible IT-Ressourcen aus der Open Telekom Cloud. Für mehr Rechenleistung lassen sich über eine Public-Cloud-Lösung übrigens je nach Bedarf zudem CPUs, RAM und GPUs von leistungsstarken Grafikkarten hinzufügen.

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Co-Creation, Cocktails & Co.

Ein normaler Tag im VIC gestaltet sich dann etwa so: Ein Moderator begrüßt die Teilnehmer, nach einer Vorstellungsrunde startet der Workshop. Alles wie gewohnt – die Teilnehmer diskutieren, kleben Post-Its. Allerdings befinden sich alle im Homeoffice. Sie interagieren als 3D-Avatare. In dieser realitätsnahen Form der Zusammenarbeit entstehen mit Kunden bestenfalls Rapid-Prototyping- oder Co-Creation-Ansätze.

Ein Live-Event im virtuellen Raum mit Avataren bietet aber auch die Möglichkeit, sich auf eine virtuelle Insel zu teleportieren. So geschehen zum geselligen Abschluss beim virtuellen Kick-off-Event der neuen Sales-Organisation von T-Systems mit knapp 170 Kollegen. In einem virtuellen Beach Club wartete eine Weinprobe auf die Teilnehmer, welche vorab mit einem Wein-Carepaket beliefert wurden.

The show must go online

Virtuelle Events werden mittlerweile sowohl als Ersatz als auch als Zusatzangebot bei klassischen Veranstaltungen akzeptiert. Zudem bieten sie weitere Vorteile neben der Zeit- und Kostenersparnis sowie der Erfolgsbewertung von Event-Content. Denn es lässt sich genau nachvollziehen, was besonders gut besucht oder downgeloadet wurde. Zum anderen entfallen logistische Aufgaben, somit lässt sich ein Zeichen für Nachhaltigkeit setzen.

Andreas Droste, T-Systems International GmbH.
Andreas Droste, T-Systems International GmbH.
(Bild: PR-Fotografie Köhring)

Ja, unsere Erfahrungen zeigen: hybride Events sind mehr als nur ein Ersatz in Krisenzeiten. Sie bieten neue Möglichkeiten, emotionale Begegnungen im virtuellen Raum zu erfahren, „zu menscheln“ und miteinander effektiv zusammenzuarbeiten.

* Der Autor Andreas Droste ist Senior Innovation Manager bei der T-Systems International GmbH.

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