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Cloud-Kollaboration im Eigenbau mit Onlyoffice Mit Open-Source-Tools zur unabhängigen Office-Umgebung

| Autor / Redakteur: Richard Mehlhose* / Elke Witmer-Goßner

Die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten ist nicht nur in Corona-Zeiten ein wichtiger Produktivitätsfaktor. Doch viele Unternehmen scheuen zum Beispiel aufgrund hoher Datenschutzstandards den Einsatz der SaaS-Angebote großer Hersteller. Open-Source-Technologie bietet hier eine vielversprechende Alternative

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Open-Source-Lösungen erlauben durch den offenen Quellcode ein hohes Maß an Individualisierung beim Aufbau eigener Cloud-Infrastrukturen.
Open-Source-Lösungen erlauben durch den offenen Quellcode ein hohes Maß an Individualisierung beim Aufbau eigener Cloud-Infrastrukturen.
(Bild: © metamorworks - stock.adobe.com)

Von der Auswahl der passenden Cloud- Infrastruktur bis hin zur Implementation von individuellen Add-Ons lassen sich durch die Kombination verschiedener Open-Source-Dienste leistungsfähige cloud-basierte Office-Lösungen realisieren, die den eigenen Bedarf optimal adressieren.

Cloud-basierte Zusammenarbeit

Cloud-Kollaboration gilt im Geschäftsalltag als wichtiger Wettbewerbsfaktor. Neben der Möglichkeit eines einfachen Austausches von Dateien fordern Nutzer und Mitarbeiter heute immer häufiger, dass sie Dokumente gemeinsam und gleichzeitig bearbeiten können – ohne Versionskonflikte und mit maximaler Flexibilität.

Eine Content-Collaboration-Plattform sollte dabei aber möglichst sicher, offen und flexibel sein. Doch die großen kommerzielle SaaS-Anbieter forcieren mit ihren Produkten häufig genau das Gegenteil: Viele Cloud-Services basieren nämlich auf nicht-standardisierten Formaten und folgen Applikationslogiken, die nur innerhalb der jeweiligen Plattform Kompatibilität zwischen Anwendungen zulassen. Migration und Interoperabilität werden damit deutlich erschwert oder sogar unmöglich. Zugespitzt formuliert: Wer sich einmal für einen Anbieter entscheidet, bleibt an ihn gebunden – und gibt damit die Kontrolle über die eigenen Daten unwiederbringlich ab.

Offene Software verhindert Abhängigkeiten

Ein solches Szenario lässt sich vermeiden: Open-Source-Software ermächtigt die User dazu, sich von unliebsamen Vendor-Lock-Ins zu lösen und auch sonst keine Kompromisse bei Datenschutz und Datensouveränität eingehen zu müssen: Angefangen bei der Wahl des Speicherortes bis hin zur Integration von Office-Funktionen – mit quelloffenen Systemen erhalten User bzw. Unternehmen uneingeschränkte Möglichkeiten beim Aufbau ihrer Dateninfrastruktur.

„Viel Flexibilität, viel Komplexität”, so lautet eines der Hauptvorurteile gegenüber Open Source. Vor allem unerfahrene Anwender befürchten bei quelloffener Software aufwendige Setups, viel Eigenentwicklung und hohe Admin-Kosten – und proprietäre Hersteller haben ein Interesse daran, dieses Narrativ in den Köpfen der CIOs zu verankern. Zurück bleibt das Bild, dass eine leistungsfähige Cloud-Infrastruktur nur mit SaaS-Lösungen zu realisieren sei. Doch das ist mitnichten der Fall. In den vergangenen Jahren und Monaten ist rund um das Thema offene Software ein Ökosystem entstanden, das auch für Unternehmen attraktive und leicht zu betreibende Lösungen bereithält.

Ein besonders prominentes Beispiel ist hier der Aufbau einer cloud-basierten Produktivitätsumgebung. Gerade in Corona-Zeiten erfolgte in vielen Unternehmen der prompte Wechsel auf Microsoft 365 oder vergleichbare Lösungen, weil vor allem die schnelle Inbetriebnahme einer Remote-Work-Umgebung Priorität hatte. Dass eine solche Lösung auch in wenigen Schritten mit Open-Source-Technologie realisiert werden kann, ist dabei weniger bekannt. Das folgende Beispiel soll zeigen, dass das OSS-Ökosystem durchaus Alternativen zu den SaaS-Angeboten bereithält.

Eine quelloffene Alternative zu Office 365

Die Open-Source-Office-Lösung Onlyoffice von Ascensio Systems SIA ist eine Office-Suite, die alle bekannten Funktionen gängiger Desktop-Anwendungen enthält und Usern darüber hinaus vielfältige Online-Funktionen bietet. Dazu gehören der Zugriff von jedem Ort und von jedem Gerät aus sowie ein schneller Dateiaustausch und Kollaboration in Echtzeit. Damit wird Usern die Arbeit mit Dokumenten, Tabellenkalkulationen und Präsentationen aller gängigen Formate ermöglicht: Unter anderem lassen sich MS-Office-Dateien und Open-Document-Formate mit Onlyoffice bearbeiten. Die Lösung kann auf allen gängigen Plattformen und Cloud-Speicherdiensten installiert werden. Durch die quelloffene API können Entwickler zudem eigene Add-ons schreiben. Der komplette Quellcode ist auf GitHub einsehbar.

Onlyoffice bietet eine Reihe eigens entwickelter Schnittstellen (oder: Konnektoren), mit denen sich die Office-Lösung an verschiedene Open-Source-Lösungen andocken lässt. Dazu gehören – neben den bekannten Cloud-Lösungen Nextcloud und ownCloud – zahlreiche andere Applikationen wie Alfresco, Confluence, Liferay, Sharepoint, HumHub und Plone. Die von Partnern entwickelten Apps erweitern die Integrationsmöglichkeiten dabei noch einmal zusätzlich: So lassen sich auch Dienste wie Seafile, eXo Platform, Moodle, Pydio und viele andere an die Dokumentensuite andocken. Eine einfache und schnelle Möglichkeit, eine vollständig auf Open Source basierte Cloud-Produktivitätsumgebung aufzusetzen, ist die Installation von Onlyoffice in Nextcloud bzw. ownCloud.

Kollaboration ohne Hürden

OwnCloud und sein Spin-off Nextcloud gelten als wichtigste Open-Source-Alternativen für die Wartung, Synchronisierung und gemeinsame Nutzung von Daten in einer privaten Cloud. Bei der Auswahl des Speicherortes bieten beide Lösungen ein hohes Maß an Flexibilität. Die Software kann auf einem eigenen Server, in einer virtuellen Maschine, auf einem Webserver oder einem beliebigen Hosting-Service installiert werden. Als einfachste Variante lässt sich ownCloud oder Nextcloud über einen Hoster beziehen. Der User erhält hierbei die Zugangsdaten für die vollständig konfigurierte Software und muss sich ansonsten um nichts weiteres mehr kümmern. In anderen Fällen muss der Benutzer die notwendige Software selbst installieren und konfigurieren. Beide Hersteller liefern auf ihren Websites detaillierte Anleitungen für die Installation.

User von Nextcloud und ownCloud können mit Onlyoffice Dokumente gemeinsam bearbeiten und Dank der nahtlosen Integration über den Webbrowser gleichzeitig an derselben Datei arbeiten, ohne Konflikte bei der Synchronisation von Dateien befürchten zu müssen. Auch der gleichzeitige Zugriff auf Dokumente sämtlicher Microsoft-Office-Dateiformate und deren gemeinsame Bearbeitung in Echtzeit über das ownCloud- und Nextcloud-Frontend ist möglich.

Mehr Freiheit und Flexibilität

Corona hat die Notwendigkeit der Remote-Zusammenarbeit mehr als deutlich gemacht. Doch weil nicht alle Unternehmen die Möglichkeit haben, von heute auf morgen die Technologie der bekannten SaaS-Plattformen einzuführen, sind sie auf Alternativen mit mehr Freiheit und Flexibilität angewiesen, wie sie eigentlich nur Open-Source-Lösungen adressieren.

IT-Fachjournalist und Autor Richard Mehlhose.
IT-Fachjournalist und Autor Richard Mehlhose.
(Bild: Medienstürmer)

* Der Autor Richard Mehlhose ist Journalist und Texter in München. Im Fokus seiner Arbeit bei der Agentur „Medienstürmer“ liegen vor allem die Themen Modern Work, Projektmanagement, Office-Kollaboration und Open Source.

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