SPORT+MARKT steuert Marketing- und Vertriebsprozesse mit Sage CRM Mit Individualisierung zum optimalen Kundenmanagement

Autor / Redakteur: Ralf Preusser * / Florian Karlstetter

SPORT+MARKT, ein international tätiges Forschungs- und Beratungsunternehmen im internationalen Sportbusiness bildet sämtliche Marketing- und Vertriebsprozesse mit der Kontaktmanagementlösung Sage CRM ab.

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SPORT+MARKT steuert die komplette Kommunikation mit den mehr als 40.000 Kontakten über Sage CRM.
SPORT+MARKT steuert die komplette Kommunikation mit den mehr als 40.000 Kontakten über Sage CRM.

Sportveranstaltungen sind gleichermaßen Magneten für Millionen von sportbegeisterten Menschen wie für Unternehmen, die ihre Marke einem breiten Publikum präsentieren möchten. Bei großen Sportereignissen wie den Olympischen Spielen oder Fußball-Weltmeisterschaften werden beträchtliche Werbe- und Sponsoring-Budgets investiert. Veranstaltungen dieses Kalibers werden von Global Playern genutzt – Großkonzernen, deren Budgets zum Teil im dreistelligen Millionen-Bereich liegen. Abseits der Großevents gibt es zusätzlich eine Vielzahl von Sportveranstaltungen, die Unternehmen für eine einmalige oder dauerhafte Präsenz ihrer Marke oder ihrer Produkte nutzen können.

Als das führende Forschungs- und Beratungsunternehmen im internationalen Sportbusiness analysiert SPORT+MARKT seit 25 Jahren die Entwicklungen und die Erfolgsfaktoren im Sponsoring- und Werbemarkt. Neben der Kompetenz im Bereich Markt-, Mediaforschung und strategischer Beratung steht den Kunden eine der weltweit größten Datenbanken für Sport, Sponsoring und Kommunikation zur Verfügung.

Als unabhängige Referenz im Markt entwickelt SPORT+MARKT individuelle Lösungen für die Planung, Bewertung und Optimierung von Engagements im Sportbusiness. Mit über 500 Mitarbeitern ist SPORT+MARKT in mehr als 120 Ländern weltweit aktiv. Im Rahmen einer strategischen Partnerschaft mit dem australisch-amerikanischen Unternehmen Repucom ist die Gruppe nun mit Niederlassungen in den wichtigsten Sponsoringmärkten der Welt vertreten und ist somit der erste globale Player in der internationalen Sponsoringforschung.

Beim Management der zahlreichen Kunden und Umsatz-Potentiale ist SPORT+MARKT auf eine leistungsstarke Customer Relationship Management (CRM)-Software angewiesen.

Das Thema CRM ist bei SPORT+MARKT keinesfalls neu. Als eines der ersten Unternehmen im Sportbusiness setzt das Kölner Unternehmen bereits seit 2002 ein CRM-System ein. Inzwischen wird unternehmensweit die komplette Kommunikation mit den mehr als 40.000 Kontakten über Sage CRM gesteuert.

Leistungsfähiges System für besondere Anforderungen

Anfang 2009 entschieden sich die Verantwortlichen von SPORT+MARKT nach einer neuen Kundenmanagementlösung zu suchen, die eine Abbildung der Marketing- und Vertriebsprozesse sowie die Auswertung durch entsprechendes Reporting und Controlling ermöglicht. Denn mit dem alten System waren sie an Grenzen gestoßen. Weitere Produktivitätssteigerungen ließen sich nicht mehr erreichen, Geschäftserweiterungen waren nur schwer möglich.

Das Ergebnis der Anforderungsdefinition aller Abteilungen wurde in Form eines dezidierten Lastenheftes dokumentiert. Die Kernpunkte lassen sich wie folgt zusammenfassen:

  • transparente Prozesse,
  • intuitive Bedienbarkeit,
  • Internationalität,
  • reibungslose Integration in die bestehende IT-Landschaft und ein
  • flexibler, webbasierter Zugriff von allen Standorten.

Auch die Zukunftsfähigkeit und die Investitionssicherheit des Systems spielten eine große Rolle. Dies sollte vor allem durch die Fähigkeit, das System selbständig an die dynamische Unternehmensentwicklung innerhalb des heterogenen Sportbusiness-Marktes anpassen zu können, gewährleistet werden. Da das CRM-System bei SPORT+MARKT zu den Primäranwendungen gehört und im Mittelpunkt aller Kontakt- und Vermarktungsaktivitäten steht, kam dem Auswahlprozess eine hohe Bedeutung zu. Beim Vergleich der unterschiedlichen Lösungen mussten diese sich unter anderem in ihren Fähigkeiten beim Management internationaler Kampagnen, der Erstellung komplexer Reports sowie der Integration in MS-Office Produkte beweisen. Nach gründlicher Prüfung mehrerer Lösungen entschied sich SPORT+MARKT im Juli 2009 für Sage CRM als etabliertes und leistungsfähiges Produkt aus dem Hause Sage Software.

Customizing: Wie wir es wollen

Seit April 2010 ist das System nun im Einsatz. Neben den im Lastenheft definierten Hauptanforderungen, waren für die Produktauswahl auch die vielfältigen Customizing-Möglichkeiten der Software, also die Anpassungsfähigkeit an die speziellen Bedürfnisse des Unternehmens im Kundenmanagement, ausschlaggebend. Hierdurch konnte SPORT+MARKT bei der Implementierung einen besonderen Ansatz verfolgen: Die Key User konnten bereits während der 6-monatigen Einführungsphase gemeinsam mit den Projektleitern auf Seiten des Anbieters die Software mitentwickeln. Der Vorteil dieser Vorgehensweise lag in dem frühzeitigen Aufbau von Know-how bei dem 3-köpfigen CRM-Project-Team von SPORT+MARKT und der Möglichkeit, bestehende und zukünftige Anforderungen selbstständig umsetzen zu können. „Für uns war es wichtig von Anfang an involviert zu sein. So konnten wir die Software während der Implementierungsphase intensiv kennen lernen und sind inzwischen auch zu Experten für unsere Lösung geworden“, berichtet Rouven Welke, CRM Manager und Projektleiter bei SPORT+MARKT.

Inzwischen arbeiten etwa 120 Mitarbeiter aus verschiedensten Bereichen des Unternehmens mit der Lösung, die auf ihre individuellen Ansprüche angepasst ist. „Wir haben die Schulungen für die Mitarbeiter bereits während der Testphase durchgeführt. Dabei haben sich Fragestellungen ergeben, auf die wir umgehend reagieren konnten, sodass beim Go-Live jeder Mitarbeiter vom ersten Tag an mit Sage CRM effizient arbeiten konnte“, so Rouven Welke weiter. Alf Eckardt, Projektleiter beim Sage-Partner Avantgarde Business Solutions ergänzt: „Die Stärken von Sage CRM liegen vor allem in der hohen Flexibilität, die es ermöglicht, das System sehr effizient auf die spezifischen Prozesse eines Kunden auszurichten. Durch die von uns gewählte Einführungsmethodik mit einem hohen Coaching Anteil war SPORT+MARKT früh in der Lage dieses Potential auch eigenständig zu nutzen.“

Integration in bestehende IT-Landschaft

Schritt für Schritt hat SPORT+MARKT zudem bestehende IT-Lösungen in Sage CRM eingebettet. So wurde bereits von Beginn an die hauseigene Pressedatenbank integriert. Des Weiteren besteht eine Verbindung zu SPONSORGLOBE, einer selbstentwickelten Datenbank mit Informationen zu etwa 50.000 weltweiten Sponsorship-Deals. Die Verlinkung zu der Adressdatenbank Bureau van Dijk mit mehr als 75 Mio. Unternehmensdaten wurde erst Anfang 2011 umgesetzt. Oliver Beisser, IT- Manager im CRM-Project Team resümiert: „Die Anbindung bestehender Datenbanken sowie weiterer externer Lösungen war durch die von Sage CRM bereitgestellten Schnittstellen einfach realisierbar“.

Kommunikationserfolg

Mit Sage CRM können alle Marketing-Aktivitäten des Unternehmens effektiv gesteuert werden. Im E-Marketing Control-Center lassen sich E-Mail-Kampagnen bis ins Detail planen, durchführen und lückenlos auswerten.
Mit Sage CRM können alle Marketing-Aktivitäten des Unternehmens effektiv gesteuert werden. Im E-Marketing Control-Center lassen sich E-Mail-Kampagnen bis ins Detail planen, durchführen und lückenlos auswerten.
Im Kampagnenmanagement setzt SPORT+MARKT auf das Sage CRM Add-On „Marketing-Center“. „Das Marketing-Center stellt zusammen mit einigen spezifischen Erweiterungen auf Basis unseres Know-hows für uns die technische Basis für komplexe internationale Direkt-Marketing-Kampagnen dar. Von der Vorbereitung über die Koordination bis hin zur Kontrolle der Kampagnen wird der gesamte Prozess über das System abgewickelt“, so Rouven Welke.

Ein elementarer Teil der Kampagnenvorbereitung ist die Auswahl von potenziellen Kunden. Hat Sport+Markt die Ziele für eine Kampagne definiert, wird im CRM eine Liste mit den Top-Firmen sowie deren Ansprechpartnern erstellt und mit den Werkzeugen im Kampagnenmanagement verknüpft. Mit wenigen Klicks werden individuelle Anschreiben erstellt und professionelle Mailings vorbereitet. Im CRM erfolgt auch die Zuweisung der Aktionen an Mitarbeiter oder eine Mitarbeitergruppe. So weiß jeder Beteiligte, was er zu tun hat und es können Redundanzen und Auslassungen beim Kontakten vermieden und die Kampagne zum Erfolg geführt werden.

Der Autor

Ralf Preusser ist Leiter Produktmarketing CRM bei Sage Software.

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