Software as a Service als Wettbewerbsvorteil verstehen Mit Cloud Computing der Finanzkrise trotzen

Autor / Redakteur: Dr. Joachim Philippi * / Florian Karlstetter

Gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten suchen Firmen Lösungsansätze, um die Effizienz zu steigern und Kosten zu sparen – Software as a Service im Rahmen von Cloud Computing ist eine Möglichkeit. 81 Prozent der Fach- und Führungskräfte wollen durch Prozessoptimierung besser für wirtschaftliche Unsicherheiten aufgrund von Kapitalmarktschwankungen gerüstet sein.

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Klar kalkulierbare Kosten sind ein Vorteil von standardisierter Software aus der Cloud.
Klar kalkulierbare Kosten sind ein Vorteil von standardisierter Software aus der Cloud.
(© K.-U. Häßler - Fotolia.com)

Prozessoptimierung bedeutet für die Unternehmen vor allem den Einsatz von Standardsoftware. Das ist das Ergebnis des Managementkompass „Ertragssicherung in der Finanzkrise“ von Steria Mummert Consulting in Zusammenarbeit mit dem F.A.Z.-Institut.

Rund die Hälfte der Großunternehmen ab 5.000 Mitarbeitern erwartet für die Zukunft einen risikoreichen Einfluss von Kapitalmarktschwankungen auf ihr Unternehmen, im Schnitt aller Befragter liegt dieser Wert bei 35 Prozent. Denn Finanz- und Staatskrise halten weiter an und treiben nicht nur Banken, sondern auch Unternehmen anderer Branchen trotz guter deutscher Konjunkturlage in eine kritische Situation.

Doch die meisten hiesigen Unternehmen haben bereits reagiert und ihr Unternehmen wetterfest gemacht. Trotz der widrigen Bedingungen in Europa fühlen sich 66 Prozent der Befragten gut für die Zukunft gerüstet - vor allem, weil sie Prozessoptimierung betreiben wollen. 90 Prozent der Firmen, die sich gut gewappnet fühlen, setzen auf dieses Vorgehen.

Software: Standard statt individuelle Entwicklung

Besonders viele Befragte planen, ihre Prozesse zu optimieren, in dem sie die Kostenstrukturen bei der IT überprüfen. 40 Prozent wollen ihre IT-Anwendungen konsolidieren und 33 Prozent setzen auf die Modernisierung der Anwendungslandschaften (siehe Grafik in der Bildergalerie). Mit diesen Maßnahmen wollen sie ihr Unternehmen effizienter gestalten und Kosten sparen, um in der Krise flexibler reagieren zu können.

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Die Hälfte der Firmen, die sich gut gerüstet fühlen, setzen auf Standardsoftware statt auf teure und aufwändige Eigenentwicklungen. Insgesamt wollen 42 Prozent der befragten Entscheider ihre Prozesse optimieren, indem sie Standardsoftware einsetzen. Das entspricht dem Trend, dass Einsparungen bei den Anwendungen zunehmend durch Softwareablösungen erzielt werden. Um Kosten zu sparen, setzen Unternehmen immer häufiger auf die Implementierung von Standardlösungen mit geringer Individualisierung.

Auch die Konsolidierung der IT-Infrastruktur ist heute eng verknüpft mit dem Thema Virtualisierung. Physische Server können in virtuelle Maschinen oder virtuelle Umgebungen konsolidiert werden und dies ermöglicht deutliche Energie- und Raumeinsparungen. Außerdem erlaubt diese Virtualisierung eine schnellere Inbetriebnahme von Systemen.

Effizienz in der Wolke

Diese Virtualisierung von Servern kann auch als Infrastructure as a Service (IaaS) und damit als Form des Cloud Computing realisiert werden. Dieses bietet Unternehmen die Möglichkeit, bisher selbst organisierte Arbeitsbereiche wie etwa den eigenen Server für Mails und Kalender an Internet-Dienstleister auszulagern. Damit lassen sich Kosten für Hardware und Software sparen.

Doch eine solche Auslagerung macht auch eine Optimierung auf Seiten der Personalplanung möglich. Es werden in-house keine oder weniger Mitarbeiter benötigt, die die Systeme betreuen und warten. Gerade in der Finanzkrise ist dies ein wichtiges Argument. Cloud-Lösungen lassen sich flexibler an die Unternehmenssituation anpassen.

Über die Cloud bezogene Dienstleistungen können in Zeiten schlechter Geschäftsentwicklung relativ leicht abgemeldet werden, um Geld zu sparen. Auch Skalierungs-Herausforderungen lassen sich meistern, wenn zum Beispiel neue Märkte erobert werden sollen.

Flexibel mit Software as a Service

Neben IaaS sind auch Platform as a Service (PaaS) und vor allem Software as a Service (SaaS) mögliche Formen des Cloud Computing. SaaS ermöglicht Unternehmen, die Software in Form einer Online-Applikation über das Internet zu beziehen. Bei diesem Geschäftsmodell wird Software nicht als Lizenz an das Unternehmen verkauft, sondern lediglich die Benutzung als Service zur Verfügung gestellt – ähnlich dem PKW-Leasing. Dabei muss sie nicht auf den Rechnern installiert werden und das Unternehmen muss sich nicht um Wartungen sowie Updates selber kümmern.

SaaS bindet somit kein Kapital und das Unternehmen erreicht hohe Flexibilität und Handlungsfreiheit, die besonders in Krisenzeiten wichtig sind. Einige Studien gehen von Kosteneinsparungen um die 50 Prozent aus, wenn SaaS eingesetzt wird. Die Software kann nur eingeschränkt individuell angepasst werden, ist aber dadurch auch deutlich schneller verfügbar. Zudem kann SaaS die Produktivität steigern, weil Mitarbeiter von nahezu überall auf das System zuzugreifen können – vorausgesetzt die Internetverbindung steht. Offline-Lösungen, die den Anwender unabhängig von einer Netzverbindung machen, sind zur Zeit erst noch in Entwicklung.

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Es hat sich gezeigt, dass insbesondere Basisfunktionalitäten wie E-Mail und Kalender, sowie Software zur Unterstützung sogenannter Sekundärprozesse sehr gut geeignet sind für SaaS-Lösungen. Dazu zählen Klassiker wie Customer-Relationship-Management (CRM) und E-Recruiting, aber mittlerweile auch komplette ERP-Lösungen (Enterprise Ressource-Planning) zur Planung von Personal, Kapital und Betriebsmitteln aus der Cloud. Weniger geeignet sind Cloud-Lösungen derzeit noch im Bereich der (Realtime)-Prozesssteuerung oder in Bereichen, wo es auf Hochverfügbarkeit ankommt.

Warum die Nutzung der Wolke Sinn macht

Der Einsatz von Cloud und SaaS wird in letzter Zeit deutlich vorangetrieben und gewinnt zunehmend an Bedeutung im Markt. Nicht zuletzt aufgrund seiner deutlichen Vorteile gegenüber einer On-Premise-Lösung, bei der der Nutzer eine Software erwirbt und selbst betreibt.

Einige Vorteile sind:

  • Kosten im Sinne von „Total cost of ownership“ sind in der Regel geringer als beim On-Premise-Einsatz
  • Große Flexibilität, da sich die Dienste im Rahmen der Vereinbarungen mit dem Anbieter individuell an die Anforderungen des Unternehmens anpassen lassen
  • Hohe Aktualität, da die Software auf einem zentralen Server immer auf dem aktuellen Stand gehalten wird. Die jeweilige Anwendung wird nur im Webbrowser oder einem entsprechenden Device geöffnet und muss nicht auf jedem einzelnen Computer aktualisiert werden
  • Die Verfügbarkeit ist höher, weil der Zugriff auf Software aus der Cloud überall möglich ist, wo ein Internetzugang besteht - auch von unterwegs mit Blackberry und iPad.

Herausforderungen auf dem Weg zur Cloud

Cloud Computing hat aber auch Nachteile für das Unternehmen oder den einzelnen Nutzer. Darunter fallen:

- Zwingend erforderlicher Netzzugang: Da die Dienstleistung in der Regel nur online verfügbar ist, muss immer eine Internetverbindung bestehen. Offline-Szenarien sind zwar in der Entwicklung, aber noch nicht durchgängig verfügbar.

- Da die Software online abgerufen wird, hängt die Arbeitsgeschwindigkeit vom Internetzugang und der Auslastung der Server ab.

- Sicherheitsprobleme und Vertrauensverlust drohen trotz Verschlüsselungsmaßnahmen. Oder hohe Sicherheitsmaßnahmen behindern den Zugriff zum Beispiel von außerhalb des Firmennetzwerks.

Besonders das Thema Sicherheit wird oftmals noch unterschätzt. Unternehmen geben Kontrollmöglichkeiten ab, wenn sie Daten in die Cloud verlagern. Häufig weiß der Anwender gar nicht, wo genau seine Daten gespeichert werden, diese können verteilt in unterschiedlichen Ländern liegen. Service-Level-Agreements sollten genau geprüft werden. Teilweise können Schäden auch durch Dritte entstehen, wenn beispielsweise der Hostbetreiber als Subunternehmer des Softwareunternehmens einen Fehler macht. Im Fall einer Kündigung oder Insolvenz müssen alle Daten verfügbar sein, dies muss auch für Drittanbieter gelten und vertraglich garantiert sein.

Cloud und Change Management

Damit sich die erwünschte Kosteneinsparung auch nachhaltig einstellt, sind bei der Einführung von Cloud und SaaS nicht nur technische und juristische Aspekte zu beachten. Wichtig ist vor allem, die betroffenen Mitarbeiter in den Fachbereichen und IT-Abteilungen rechtzeitig miteinzubeziehen.

Für jüngere Arbeitnehmer, die mit Social Media und Smartphone aufgewachsen sind, stellt die Umstellung auf Software aus der Wolke eher selten ein Problem dar. Doch langjährige Mitarbeiter, die an die homogene Systemlandschaft gewöhnt sind, benötigen oft Hilfestellung bei dieser Veränderung.

Frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter

Alle Mitarbeiter müssen sich damit abfinden, dass Datenzugriffe häufiger von einer Internetverbindung abhängen und dass benutzerspezifische Anpassungen begrenzt sind. Auch psychologische Aspekte sind nicht unbedeutend – einige Mitarbeiter haben ein größeres Sicherheitsgefühl, wenn sie ihre Daten immer auf ihrem eigenen Rechner gespeichert und verfügbar haben.

Wichtig ist daher eine frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter noch vor der Umstellung auf SaaS. In Workshops können Berührungsängste abgebaut und Fragen beantwortet werden. Dazu gehört eine gute Kommunikation über das Intranet, firmeninterne Social Media und natürlich durch persönliche Ansprache zum Beispiel über Multiplikatoren.

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Auch die IT-Abteilungen muss sich erst in der neuen Rolle einfinden. Sie stehen durch eine steigende Anzahl nützlicher Internetanwendungen unter Druck. Fachbereiche können eine Lösung direkt im Internet bestellen, wenn die eigene IT dafür zu viel Zeit benötigt oder gerade keine freien Kapazitäten hat. Im Vordergrund steht dabei in aller Regel die schnelle Problemlösung, Fragen nach IT-Strategie oder IT-Sicherheit werden dabei meist gar nicht oder nicht ausreichend betrachtet. Diesem Wettbewerb müssen sich die IT-Abteilungen nun stellen.

Die Cloud bringt mehr Flexibilität und Agilität in alle Abteilungen. Das wirkt sich unmittelbar auf die Zusammenarbeit im Unternehmen aus. Während interne Widerstände ein Projekt durchaus zum Scheitern bringen können, kann eine auf die spezifische Unternehmenssituation abgestimmte Cloud-Strategie sehr positiv auf die Mitarbeiter wirken.

Der Autor

Dr. Joachim Philippi ist Solutions-Experte bei Steria Mummert Consulting.
Dr. Joachim Philippi ist Solutions-Experte bei Steria Mummert Consulting.
Dr. Joachim Philippi ist Solutions-Experte bei Managment- und IT-Beratungsunternehmen Steria Mummert Consulting.

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