Toms Wochentipp: Teams-Chats in Outlook auslagern Microsoft Teams und Outlook gemeinsam nutzen

Im Rahmen der Kommunikation im Unternehmen kommen beim Einsatz von Microsoft 365 häufig Teams und Outlook mit Exchange Online gemeinsam zum Einsatz. Es ist auch möglich Nachrichten schnell und einfach von Teams zu Outlook zu verschieben.

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Unterhaltungen aus Microsoft Teams lassen sich zu Exchange Online und Outlook auslagern. Das macht die Zusammenarbeit im Team einfacher und verbessert auch die Zusammenarbeit der verschiedenen Tools aus Microsoft 365 deutlich.

Chats und Dokumente aus Teams in Outlook teilen

Innerhalb von Chats und Channels in Microsoft Teams stehen im Teams-Client über den Menüpunkt mit den drei Punkten auf der rechten Seite erweiterte Optionen zur Verfügung. Eine dieser Optionen ist der Menüpunkt „Mit Outlook teilen“.

Durch die Auswahl öffnet sich ein neues Fenster im Teams-Client mit einer neuen E-Mail. Es ist keine Outlook-Installation dazu auf dem Rechner notwendig. Der Teams-Client erstellt eine neue E-Mail mit Outlook Web App und den Anmeldedaten des Benutzers aus Teams. Die E-Mails enthält als Inhalt bereits die Unterhaltung oder den Kanal, den ein Anwender teilt und auch die Betreffzeile. Natürlich kann jederzeit der Text auch geändert werden. Nach der Eingabe des Empfängers ist die E-Mail bereit und kann gesendet werden.

E-Mails aus Teams in Outlook erhalten

Der Empfänger erhält die E-Mail in sein Postfach zugestellt. Im Inhaltsfeld ist genau gekennzeichnet, dass es sich um eine Nachricht aus Teams handelt. Antwortet der Empfänger auf die E-Mail wird diese aber nicht in Teams veröffentlicht, sondern der Absender erhält eine E-Mail zurück. In der E-Mail steht aber auch der Link „Zu Teams wechseln“ zur Verfügung. In diesem Fall öffnet sich bei dem Empfänger der E-Mail der Teams-Client. Dieser springt auch gleich zur entsprechenden Unterhaltung.

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Teams-Besprechungen aus Outlook herausplanen

Will ein Anwender eine neue Besprechung in Teams planen, kann er dazu auch Outlook verwenden. Beim Erstellen einer neuen Besprechung steht auch der Menüpunkt „Teams-Besprechung“ zur Verfügung. Hierüber erstellt Outlook eine neue E-Mail mit den Daten der Teams-Besprechung. Im unteren Bereich lassen sich auch die Einstellungen für die Besprechung anpassen. Dazu ist auf dem Rechner kein Teams-Client notwendig. Die Anpassung funktioniert auch mit dem Teams-Web-Client.

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