Einhaltung von neuen Steuerrichtlinien Konzernverrechnung in der Cloud

Besonders für internationale Konzerne stellt der Finanzabschluss schon immer eine komplexe Aufgabe dar. Wie eine Cloud-Lösung für Transparenz sorgt und so bei der Einhaltung von neuen Steuerrichtlinien hilft, zeigt dieser Beitrag.

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In internationalen Konzernen gilt es, sowohl die Einzelbilanzen über unterschiedliche Währungen, Steuerrichtlinien und Rechnungslegungstandards hinweg zusammen zu fassen, als auch die Innenumsätze zwischen den verbundenen Unternehmen im Konzern sauber abzubilden und zu eliminieren. Globales Wachstum und internationale Bestimmungen führen zusätzlich zu immer komplexer werdenden Prozessen. Ist die akkurate und zeitgerechte Konzernverechnung an sich schon eine hohe Hürde für international operierende Unternehmen, so wird die Situation durch die Bemühungen der EU um Steuertransparenz und der amerikanischen Außenpolitik noch verkompliziert. Die anstehenden Änderungen im Steuerrecht sind allerdings schon Realität, wie das BEPS-Projekt (Base Erosion and Profit Shifting) zeigt.

Herausforderungen durch hohes Datenvolumen

Die einzelnen Einheiten im Konzern verbundener Unternehmen produzieren unzählige verschiedenartiger Transaktionen mit einer Vielzahl unterschiedlicher Systeme und Prozesse. Diese Transaktionen zwischen Einheiten überall auf der Welt werden in den verschiedensten Währungen abgewickelt und unterschiedlich besteuert. Abweichende Rechnungslegungsstandards und verschiedenartige Softwaresysteme machen das Berichtswesen zusätzlich komplex und führen zu unvollständigen oder nichtabgestimmten Prozessen. Denn in heterogenen Umgebungen mit verschiedenen ERP- und anderen Systemen werden Transaktionen uneinheitlich abgerechnet. Dadurch entstehen leicht unausgeglichene Posten, die den Abschluss behindern. Im Hinblick auf das Berichtswesen ist der Prozess anfällig für menschliche Fehler, vor allem in Firmen mit immensen Datenvolumen, nicht ausreichend standardisierten Prozessen und geringer Automatisierung.

Fehlerquellen durch manuelle Prozesse und mangelhafte Standards

Viele Unternehmen nutzen Enterprise Ressource Planning (ERP)-Systeme, die einen integralen Bestandteil jeder Finanzorganisation darstellen. Die Funktionalitäten reichen aber beim Finanzabschluss meist nicht weit genug. Denn es gibt eine Lücke im traditionellen Financial-Close-Prozess zwischen ERP- und CPM/EPM-Systemen. Viele Unternehmen nutzen deshalb nach wie vor Spreadsheets, um diese zu schließen. Erwiesenermaßen weisen manuelle Prozesse aber eine hohe Fehleranfälligkeit auf und sind intransparent. Unstimmigkeiten, Fehler oder gar Betrug können nur unter großem Aufwand erkannt und ausfindig gemacht werden. Unter Zeitdruck steigt dadurch das Risiko von Regelverletzungen.

Gerade im internationalen Umfeld treten Komplikationen auf, wenn es keine standardisierten Prozesse gibt. Ein Beispiel: Tochtergesellschaft A in München hat eine Forderung zu einer Transaktion mit Tochtergesellschaft B in ihrem System in Euro eingetragen, Tochtergesellschaft B in New York hat denselben Betrag als Verbindlichkeit aber in Dollar gebucht – 100 Euro versus 100 Dollar. Am Monatsende sind damit die Innenumsätze nicht vollständig eliminiert, der Abgleich ergibt nicht null. Derartige Abweichungen behindern den Prozess vom Abschluss bis zur Offenlegung und kosten Zeit und Ressourcen.

Transparenz aus der Cloud

Je nachdem, ob die bestehenden Prozesse bei der Erfassung von Intercompany-Aktivitäten beibehalten werden oder ob der Prozess als solches verbessert werden soll, bieten sich unterschiedliche Lösungsszenarien an. Diese reichen von der Automatisierung bestehender Abstimmungsprozesse bis hin zu konzeptioneller Neuorientierung und der Implementierung eines durchgängigen, integrierten und zentralisierten Managements von Rechnungslegungsprozessen. Umgesetzt wird dies mithilfe einer cloudbasierten Software für Enhanced Finance Controls and Automation (EFCA) und Financial Corporate Performance Management (FCPM).

Als Datenknoten an die jeweiligen ERP- und Business-Intelligence-Systeme (BI) angeschlossen, stellt eine solche Software ein mächtiges Tool für die Finanzabteilung dar und ermöglicht den Informationsaustausch zwischen den Unternehmenseinheiten. Der Abstimmungsprozess konzerninterner Transaktionen kann zu einem hohen Maß automatisiert werden. Ein regelbasierter Abgleich deckt Abweichungen und Fehler auf und bettet alle Aktivitäten in einen transparenten Workflow ein. Um die Datenqualität grundlegend zu verbessern und dadurch die Konzernverrechnung zu optimieren, werden Unstimmigkeiten bei Transaktionen von vornherein vermieden. Eine konzernübergreifende Schnittstelle oder auch Intercompany Hub ermöglicht die zentrale Erfassung und Verteilung von Daten in einem abgestimmten Workflow.

Akkurate Finanzabschlussprozesse

Im System hinterlegte Validierungsregeln sorgen für die korrekte Buchung aller Transaktionen. Durch automatisierte Standards werden Unstimmigkeiten über Währungskurse, Transaktionsbeträge und Steuerfragen vermieden. Abrechnungen erfolgen stets gemäß den Unternehmensrichtlinien für Konzernverrechnungen und die Transaktionsdaten werden im Rahmen eines gesteuerten Prozess akkurat abgestimmt und erfasst.

Da auch Informationen wie Transaktionswährungen im System hinterlegt sind, gibt es keine Unstimmigkeiten über Währungsschwankungen. Jede Anfrage innerhalb des Konzerns wird dokumentiert und Transaktionstyp, Datum, Betrag, Währung, Mehrwertsteuer und Lizenzgebühren werden erfasst und gespeichert. Journalbuchungen werden zeitgleich in allen Hauptbuchsystemen vorgenommen. Zusätzlich stellt die Lösung sicher, dass Kosten, die von einer bestimmten Business Unit verursacht werden, auch sicher dieser angelastet werden. Ein Beispiel dafür sind Reisekosten für Berater, die von der anfordernden Einheit übernommen werden müssen.

Viele Buchhalter wenden jeden Monat enorm viel Zeit dafür auf, immer wieder dieselben Aufgaben mit ähnlichen Daten auszuführen, beispielsweise für Journalbuchungen. Das System stellt eine automatische Hauptjournal-Funktion bereit, bei der die Regel-Engine die Daten auswertet und zu Journalen verarbeitet, sodass die Buchungen nicht einzeln von Hand vorgenommen werden müssen. Dies erleichtert nicht nur das sonst so mühsame Journalbuchungsverfahren, sondern vermeidet zugleich auch menschliche Fehler. Dank der systemübergreifenden Transparenz können Buchhalter die Journalbuchungen zu jeder Konzernverrechnung detailliert prüfen. So müssen die Buchhalter ihre Zeit nicht mit monotonen Aufgaben vergeuden, sondern können sich auf die Ausnahmen konzentrieren – die Transaktionen, die am Monatsende nicht ausgeglichen sind.

Dr. Ulrich Müller, Solutions Consultant bei BlackLine.

Fazit

Die BEPS-Richtlinien verlangen von Unternehmen Transparenz über die internationalen Konzerntransaktionen, um zu verhindern, dass Steuervermeidung durch Gewinnverlagerungen stattfinden. Diese manuell über verschiedene unabhängige ERP-Systeme, Hauptjournale und BI-Anwendungen auf Basis von Excel-Listen via Emails und Telefon sicherzustellen, ist gleichermaßen zeitaufwändig wie risikobehaftet. Mit den neuen Richtlinien bekommen Unternehmen zusätzlich Druck durch Dokumentationspflichten.

Um sich frühzeitig auf die Veränderungen im Steuersystem einzustellen, müssen Unternehmen eruieren, welche ihrer Transaktionen unter die erweiterte Dokumentationspflicht fallen und dazu die nötige Transparenz herzustellen. Dies schnell und effizient zu lösen, steht und fällt mit der Digitalisierung und Automation von Finanzprozessen mittels entsprechender Cloud-Lösungen.

Der Autor: Dr. Ulrich Müller, Solutions Consultant bei BlackLine.

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