CRM für kleine Unternehmen und Selbstständige

Kontaktmanagement aus der Cloud – Was KMU wirklich wünschen

| Autor / Redakteur: Sven Sester* / Elke Witmer-Goßner

Reduzierter Umfang

Kleinunternehmen können auf einen Großteil der in klassischen CRM-Systemen angebotenen Funktionen gut und gerne verzichten. Diese machen die Software nicht nur langsamer sondern auch viel komplizierter. Wenige kleine Agenturen oder Handwerksbetriebe benötigen ein Zusammenspiel mit Warenwirtschaft, Ticket-Systemen oder Social-Media-Anwendungen. Ein komplexes Rechtemanagement mag in einem Konzern mit zig Hierarchiestufen sinnvoll sein, für eine kleine Personalberatung ist es bestenfalls überflüssig und in den meisten Fällen sogar schädlich. Zumal die Qualität der Einzelfunktionen bei solchen „Alleskönnern“ schnell leidet, denn selten macht Software, die nach außen hin alles kann, auch alles gut.

Wenige Kennzahlen

Großunternehmen werden über Zahlen gesteuert und zwar fast ausschließlich. Der Standortleiter möchte keine Details sondern wissen, ob die Umsätze laut Plan verlaufen, Zeiten eingehalten und die Anforderungen der Chefetage erfüllt werden. Dafür reichen ihm die „Cockpit-Ansichten“ oder „Dashboards“ der einzelnen Abteilungen. Dazugehörige CRM-Systeme sind für die Leitungsebene konzipiert – auf Kosten der Mitarbeiter. Die müssen all das einspeisen, worauf jene Darstellungen basieren, denn ohne Rohdaten füllt sich das Cockpit der Führungsebene nicht.

Kleine Unternehmen brauchen das nicht. Natürlich ist es wichtig zu wissen, wie viele Angebote noch offen sind und wie hoch die Chancen sind, diese auch zu gewinnen. Dafür braucht es aber eine Hand voll Kennzahlen, nicht hunderte. Viel wichtiger sind doch die Beziehungen zu den Kunden selbst. Wer hat was mit wem besprochen? Worauf hat man sich geeinigt? Wer sind die relevanten Ansprechpartner? Sind die Kontaktdaten aktuell und vollständig? Kurz: absolute Basics!

Einfache Bedienung

Mit einer einfachen, sprich intuitiven Bedienung steht und fällt, ob ein CRM-System im Unternehmen seinen Zweck erfüllt. Der Grund ist simpel: nur wenn die Software von allen Anwendern schnell verstanden und gerne genutzt wird, stimmt am Ende die Datenqualität. Und nur dann stiftet sie mehr Nutzen, als sie Arbeit macht. Die Voraussetzung dafür sind zum Beispiel eine übersichtliche Oberfläche, präzise beschriftete Buttons, durchdachte Klickwege und vor allem, dass die Software genau das macht, was man von ihr erwartet – oder idealerweise übertrifft.

Geringe technische Voraussetzungen

In puncto einfacher, technischer Einstieg spielen SaaS-Dienste ihren Vorteil voll aus. Die lokale Installation von CRM-Software setzt in der Regel eine gut ausgebaute Server-Infrastruktur voraus, unabhängig davon, ob es sich um Open Source Programme oder kommerzielle Software handelt. Das ist IT, die in kleinen Unternehmen kaum zur Verfügung steht – und auch nicht muss. Webbasierte CRM-Lösungen verlagern den gesamten technischen Aufwand des Betriebes direkt zum Hersteller. Eine schlanke Web-Software ist heute nicht nur so schnell wie eine lokal installierte Version, sondern auch von jedem internetfähigen Rechner oder Smartphone aus abrufbar. Die Daten selbst liegen zentral beim Betreiber, dadurch sinkt das Risiko von Synchronisationsproblemen, Überschneidungen und doppelten Datenbeständen. Gerade wenn man im Team damit arbeitet, vermeidet man so Kommunikationsbrüche. Voraussetzung für den Schutz der eigenen Daten ist jedoch die Speicherung auf Servern in Deutschland (mit deutschem Datenschutz) und die verschlüsselte Übertragung.

Günstig im Preis, flexibel im Vertrag

Große CRM-Systeme „locken“ mit fünfstelligen Anschaffungspreisen oder monatlichen Kosten von über hundert Euro pro Nutzer. Zumindest wenn man mehr möchte als die ausschließliche Adressverwaltung. Schulungs- und Anpassungskosten von 1.500 Euro pro Tag sind hier noch nicht eingerechnet. Das sind Kosten, die sich – wenn überhaupt – erst nach Jahren amortisieren und die sich keine kleinere Firma leisten kann. Zumal man bei den üblichen Mindestvertragslaufzeiten von 24 Monaten stets die Katze im Sack kauft. Denn ob eine Software wirklich im Unternehmen funktioniert, zeigt sich erst im Tagesgeschäft. Für kleine Unternehmen zugeschnittene SaaS-CRM-Systeme sind bereits ab fünf Euro pro Monat und Anwender erhältlich und zudem deutlich flexibler in der Anpassung der Nutzerzahlen.

Empfehlung

Gerade als kleine Firma tut man gut daran, sich mit dem CRM aus der Cloud zu beschäftigen. Und dann bitte nicht mit der „abgespeckten“ Version der Konzern-Software, sondern mit einem eigens für kleine Unternehmen konzipierten CRM-System. Damit wird professionelles Kontaktmanagement bereits zu geringen Kosten möglich. Sagen Sie dem Datenchaos also den Kampf an!

Sven Sester, 42he GmbH.
Sven Sester, 42he GmbH. (Bild: 42he)

* Der Autor Seven Sester widmet sich dem Kontaktmanagement in Klein- und Mittelbetrieben beim Software-Anbieter 42he GmbH in Köln. Dieser hat sich auf schlanke Web-Software für kleine und mittlere Unternehmen spezialisiert. Das Produkt CentralStationCRM für einfaches Kontaktmanagement und CRM wurde speziell für KMU und Freelancer entwickelt.

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