Die größten Zeitfresser in der Buchhaltung und Warenwirtschaft

Kleine und mittlere Unternehmen verspielen Gewinne mit Excel

| Autor / Redakteur: CloudComputing-Insider / Florian Karlstetter

Manuell durchgeführte Buchhaltung kostet nicht nur Zeit und Nerven, oft schleichen sich auch Fehler ein.
Manuell durchgeführte Buchhaltung kostet nicht nur Zeit und Nerven, oft schleichen sich auch Fehler ein. (©-artem_ka---Fotolia.com)

Unternehmen, die sich bei Buchhaltung und Warenwirtschaft verzetteln, riskieren nicht nur einzelne Aufträge, sondern ihre gesamte Existenz. Wer die größten Fehler und Zeitfresser meidet, erhöht dagegen seine Gewinne.

Um am Markt zu bestehen, brauchen Unternehmen konkurrenzfähige Produkte und Dienstleistungen. Die müssen natürlich produziert, vertrieben und ordentlich abgerechnet werden. Eine entscheidende Rolle spielen dabei Warenwirtschaft und Buchhaltung. Gerade kleinere und mittelgroße Firmen organisieren diese betriebswirtschaftlichen Teilbereiche noch immer mit Papier oder Spreadsheets und verrennen sich dabei in ineffiziente Geschäftsabläufe, die bares Geld kosten.

Egal ob in Aktenordner oder Tabellenkalkulation: Werden Daten unstrukturiert und dezentral in verschiedenen Fachabteilungen vorgehalten, lassen sich Dopplungen nicht vermeiden. Redundante Informationen sind jedoch nur schwer zu pflegen. Wenn Mitarbeiter einzelne Einträge ändern, dürfen sie dabei keine einzige Aufzeichnung übersehen. Alles andere würde die Konsistenz der Aufzeichnungen gefährden. Auf lange Sicht müssen sich hier Fehler einschleichen.

Verstreute Daten kosten Zeit

Doch selbst fehlerfreie Aufzeichnungen führen zwangsläufig zu zahlreichen weiteren Problemen, weil Kennzahlen des Unternehmens bei Bedarf erst mühevoll und zeitaufwendig zusammengetragen werden müssen. Das bedeutet beispielsweise...

  • Wenn Kunden einen Großauftrag platzieren wollen, muss der Verkauf erst mühsam alle relevanten Informationen zu Limits, Verknüpfungen oder Kundenhistorie zusammentragen. Für Kunden, die am Telefon auf eine Zusage warten, wirkt es wenig professionell, wenn sich ihr Ansprechpartner erst mühselig durch Akten durcharbeitet.
  • Die Außenwirkung eines Unternehmens leidet zudem unter lieblos gestalteten und immer wieder angepassten Formularen : Word-Dokumente werden ständig verändert, Formatierungen verschieben sich immer wieder. Das Ergebnis sind dann mühsam erstellte Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen, die alles andere als professionell aussehen.
  • Fehlt es an aktuellen Daten zur Auslastung der Produktion, können Unternehmen nicht adäquat auf kurzfristige Bestellungen reagieren. Im schlimmsten Fall werden Aufträge abgesagt oder können nicht erfüllt werden.
  • Leitende Angestellte auf Dienstreise können sich nur über Umwege mit aktuellen Zahlen zum Geschäftsverlauf informieren; gelegentliche Anrufe bei vermeintlich informierten Mitarbeitern kosten Zeit, per E-Mail versendete Berichte sind nie auf dem aktuellen Stand.
  • Auch bei Gesprächen mit der Hausbank müssen relevante Geschäftszahlen jedes Mal mühsam und zeitaufwendig zusammengesucht werden.

Potential bei Einkauf und Mahnwesen

Schlimmer noch: Wenn Mitarbeiter nicht bequem auf aktuelle Daten zugreifen können, müssen sie das Unternehmen quasi im Blindflug steuern und verschenken eigentlich sichere Einnahmen:

  • In der Regel bezieht der Einkauf Materialien von unterschiedlichen Lieferanten und zu unterschiedlichen Preisen. Will das Unternehmen Gewinn machen, müssen verkaufte Endprodukte diese Ausgaben wieder einspielen. Um den mittleren Einkaufspreis zu ermitteln, braucht es jedoch eine effektive Kalkulation, die bei klassischen Akten oder unübersichtlichen Excel-Tabellen nur schwer realisierbar ist.
  • Ähnlich umständlich gestaltet sich das Mahnwesen: Mitarbeiter müssen offene Posten identifizieren, Zahlfristen einzeln abgleichen und säumige Kunden schließlich anschreiben. An eine automatisiertes Mahnwesen ist mit klassischen Office-Werkzeugen nicht zu denken.

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Buchhaltungsmuffel können beim Steuerberater Geld einsparen

Einem Trugschluss unterliegen häufig Unternehmer, die bewusst auf Buchhaltungswerkzeuge verzichten. Gerade weil das Thema fundierte Fachkenntnisse voraussetzt, können spitzer Bleistift und Tabellenkalkulation keine spezialisierten Programme ersetzen, die Anwender mit eindeutigen Anweisungen an die Hand nehmen, Fehlbuchungen gar nicht erst zulassen und Daten in einem Datev-konformen Format weiterleiten. Je unspezifischer dagegen die Software, desto schneller schleichen sich Patzer bei Rechnungseingang oder Zahlungseingang ein. Branchenkenner warnen: Wer sich mit Buchhaltung nicht auskennt, bucht zu 90 Prozent falsch.

Steuerberater buchen dagegen korrekt und bieten ihre Dienste gern kleinen Unternehmen an – kostenpflichtig versteht sich. Weil jede Buchung händisch eingegeben werden muss, verursacht jede Buchung aber auch leicht vermeidbare Kosten.

Auf Unternehmen kommen zudem dann zeit- und nervenaufreibende Nachfragen beim Jahresabschluss zu, wenn Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung nicht Hand in Hand arbeiten: Zwangsläufig werden externe Dienstleistern dann nämlich mit Unklarheiten und fehlenden Unterlagen konfrontiert.

Fazit

Wer bei Buchhaltung und Warenwirtschaft spart, der spart am falschen Ende. Wenngleich Buchungsakrobaten und Datenjongleure Abschlüsse mit Excel-Tabellen und dicken Aktenordnern erstellen können, taugt der Ansatz nicht für dynamische Unternehmen. Deren Mitarbeiter müssen aktuelle Kennzahlen jederzeit, kurzfristig abrufen und Zahlungsvorgänge nachverfolgen können. Alles andere führt über kurz oder lang zum organisatorischen Chaos, Zeitverschwendung und Verlusten.

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