Dokumentenmanagement im Vergleich

Klassisches DMS versus SharePoint – welche Unterschiede gibt es?

| Autor / Redakteur: Ulrich Gerke / Susanne Ehneß

Collaboration und Social Content

In den letzten Jahren haben immer mehr sogenannte „Knowledge Worker“ den Bedarf an Prozessunterstützung im Dokumenten-Management erkannt. Die Tätigkeiten des Knowledge Workers im Sinne dieses Beitrags sind dadurch gekennzeichnet, dass er im Vergleich zum transaktionsorientierten Sachbearbeiter (zum Beispiel Rechnungsprüfer) in der Regel eine geringere Anzahl von Vorgängen im gleichen Zeitablauf abarbeitet, wobei der einzelne Vorgang sehr viel einfacher oder sehr viel komplexer gestaltet sein kann und mehr unstrukturierte, verteilt vorliegende Informationen zur Abarbeitung benötigt werden.

Mit anderen Worten: Häufig besteht hier der situativ entstehende Bedarf, Informationen ad hoc abzurufen oder zu erstellen. Die zeitliche Abstimmung und Koordinierung der Abläufe erfolgt fallweise. Diese teilweise projektbezogenen Tätigkeiten verlangen erheblich weitergehende Unterstützungsfunktionen zur Zusammenarbeit als „reines“ Dokumenten-Management.

Die funktionalen Überschneidungen von Collaboration- und DMS-Lösungen erfordern strategische Entscheidungen über deren Einsatz und Abgrenzung. Durchaus kann es sinnvoll sein, Collaboration- und DMS-Lösungen mittels Projektintegrationen miteinander zu verbinden. Allerdings sind nur wenig gute Standard-Integrationen im Markt erhältlich.

Um entscheiden zu können, in welchen Einsatzfeldern ein DMS oder eine Collaboration-Plattform besser geeignet ist und wo sogar eine Integration dieser beiden Plattformen sinnvoll oder notwendig sein kann, ist eine sorgsame Arbeitsprozessanalyse und Designarbeit nötig, die auch sicherstellen muss, dass Anwender möglichst intuitiv auf die benötigten Informationen und Dokumente zugreifen können und wissen, wann welche Plattform wie genutzt werden soll. Im Bereich Collaboration besitzt der MS SharePoint 2013 klare Vorteile gegenüber den klassischen DMS-Lösungen.

Schnittstellen

Standard-Archivschnittstellen bieten zum Beispiel SAP und ADP (Paisy) an. Beide Hersteller verwenden überdies ein Zertifizierungsverfahren, um die Korrektheit der implementierten DMS-Schnittstelle sicherzustellen. Im Übrigen stellt die Zertifizierung nur diese Kompatibilität sicher und bewertet insbesondere nicht die sonstige Leistungsfähigkeit der geprüften DMS-Lösung.

In allen anderen Anwendungsumgebungen muss projektindividuell eine Integration vorgenommen werden. Selbst wenn einige DMS-Hersteller vollmundig mit einer „Standard“-Integration in die verschiedensten Fachverfahren werben, beschränken sich diese häufig auf die Bereitstellung vorkonfigurierter COLD-Jobs zur Archivierung ausgehender Dokumente oder von Dateiaustauschverfahren beziehungsweise Screen-Scraping-Methoden (also dem Auslesen von Texten über den Computerbildschirm). Eine Retrieval-Integration in die Fachverfahren oder ein direkter Datenbankzugriff zwecks Indexaustausch zwischen DMS und Fachverfahren ist dann schon nicht mehr Standard, sondern eher „handgeklöppelt“. Häufig wissen die Fachverfahren-Hersteller gar nichts von der Existenz besagter Standard-Schnittstellen, was dann bei Produkt-Upgrades und Versionswechseln der Fachverfahren zu Schnittstellenproblemen führt und den Aufwand für Wartung und Weiterentwicklung enorm erhöht.

Für die Standardschnittstelle von SAP (ArchiveLink) haben die typischen DMS-Anbieter fertige Lösungen im Portfolio. Beim MS SharePoint hingegen müssen für die SAP-Integration Drittlösungen oder Eigenentwicklungen eingesetzt beziehungsweise entwickelt werden.

Dies ist teilweise vergleichbar mit der Integration von Fachverfahren im Verwaltungsbereich. Die auf den öffentlichen Sektor spezialisierten DMS-Anbieter haben typischerweise fertige Integrationen im DMS-Portfolio, bei Verwendung von SharePoint muss erfahrungsgemäß noch „anprogrammiert“ werden.

Fazit

Es wurden viele neue innovative Themen in das SharePoint Server 2013 Release aufgenommen, die für Microsoft offensichtlich einen höheren Stellenwert als die Vervollständigung der DMS- oder Content-Management-Funktionen haben.

Die Positionierung von SharePoint 2013 zum Beispiel als Facebook und Twitter für das Intranet ist ein interessanter Ansatz, geht jedoch an den Bedürfnissen der Anwender vorbei, die SharePoint vorrangig zur effizienten Verwaltung ihrer Dokumente verwenden möchten und hofften, dass mit SharePoint 2013 die Schwächen bei der Handhabung von Dokumenten behoben sind.

Ulrich Gerke, Senior-Berater bei der Zöller & Partner GmbH
Ulrich Gerke, Senior-Berater bei der Zöller & Partner GmbH (Bild: Zöller & Partner)

Kritische Stimmen kommen auch aus der IT-Fraktion, da die Komplexität einer SharePoint-Einführung mit der Version 2013 noch einmal deutlich gestiegen ist. Die Anforderungen an Budget und Know-how sind für kleine und mittlere Verwaltungen eher schwieriger zu stemmen. Hingegen sind für die klassischen DMS-Anbieter die Themen Social Networks oder auch Collaboration-Funktionen immer noch eine Herausforderung, die der SharePoint 2013 besser meistert.

Nicht nur deshalb ist es interessant, diese beiden Technologien zu kombinieren und je nach fachlichen DMS-Anforderungen einzusetzen. Hierbei kann das Wissen von Spezialisten und auch deren Projektwerkzeuge eine immense Hilfe leisten. Hier gilt: Know-how und Projekterfahrung sparen viel Geld.

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