Dokumentenmanagement im Vergleich

Klassisches DMS versus SharePoint – welche Unterschiede gibt es?

| Autor / Redakteur: Ulrich Gerke / Susanne Ehneß

Dokumenten-Anzeige

Der Funktionsbereich der Dokumenten-Anzeige spielt für den Endanwender eine sehr wichtige Rolle. In einem DMS und auch im SharePoint werden schließlich nicht nur TIFF- oder PDF-Dateien abgelegt, sondern auch eMails (mit und ohne Anlagen), Office-Dokumente und Visio-Dateien.

Ein Anwender möchte nun natürlich nicht immer auf eine Datei doppelklicken und das Dokument öffnen, um dann festzustellen, dass dieses gegebenenfalls nicht das Dokument war, welches er benötigt. Er möchte eher wie beim „Daumenkino“ schnell durch alle Dokumente im DMS „blättern“. Dieses ist mit einem Multiformat-Viewer möglich.

DMS-Systeme stellen teilweise Multiformat-Viewer zur Verfügung, der SharePoint hingegen besitzt keinen eigenen Viewer im Standard, sondern greift auf die jeweilige Applikation zurück, um ein Dokument anzuzeigen. Hier ist also kein „schnelles Blättern“ in Dokumentenablagen oder auch in Akten möglich (dazu später mehr).

Auch sind möglicherweise elektronische Annotationen auf einem Dokument wichtig (Haftnotizen, Pfeile, Textanmerkungen). Diese sollen natürlich nicht nur auf Bildformate beschränkt, sondern auch für Office oder Mail-Dateien möglich sein. Hier trennt sich dann die „Spreu vom Weizen“. Wenn diese Funktionen benötigt werden, lohnt sich ein tieferer Blick in die Viewer-Funktionalität der jeweiligen DMS-Lösungen. Der SharePoint selbst unterstützt keine Annotationen auf Dokumenten in seinem Standardumfang.

eAkte

Unter der eAkte wird meistens die Abbildung der heutigen Papierablage, also des guten alten Papieraktenordners oder des Hängeregisters, verstanden – nur in elektronischer Form mit komfortablen Suchmöglichkeiten. Aber auch komplexe, regelbasierte Postkorb-/Workflow-Systeme, welche jegliche Verwaltungspost elektronisch an die zuständigen Anwender weiterleiten, können Bestandteil eines eAkten-Projektes sein.

Die wesentliche Grundanforderung an eine elektronische Aktenverwaltung ist, dass das DMS überhaupt ein „Aktenobjekt“ kennt, was nicht selbstverständlich ist. Folgende Funktionen sollten mindestens von einer brauchbaren eAkten-Lösung unterstützt werden:

  • Der klassische Aktendeckel und Aktenregister müssen digital umgesetzt werden können.
  • Verlinkungen oder Kopien von Akten, Registern, Dokumenten und Workflow-Objekten müssen möglich sein.
  • Aktenpläne müssen abgebildet und umgesetzt werden können.
  • Auch individuelle Strukturen ohne Aktenplan können abgebildet werden.
  • Elektronische Akten können eigene Zugriffsrechte besitzen.
  • Akten können Löschregeln, Verweildauern und Aussonderungsvorgaben besitzen.
  • Multiformat-Viewer oder automatisierte Formatkonvertierungen sind verfügbar, um verschiedene Dokumentenformate (also Mail, Word, Excel, PDF) schnell in einer eAkte anzeigen zu können (Stichwort: schnelles Aktenblättern).

Zugegebenermaßen sind ausgeprägte elektronische Aktenfunktionen nicht bei allen DMS-Lösungen im Standard verfügbar, aber immerhin bei den „besseren“ Systemen am Markt. Im SharePoint muss hier erfahrungsgemäß auf Drittprodukte oder individuelle Erweiterung per Programmierung zurückgegriffen werden.

Die Systeme sind nicht alle gleich – dies gilt auch für die Postkorb- und Workflow-Module. Lesen Sie auf der nächsten Seite mehr zu diesem Thema.

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