Dokumentenmanagement im Vergleich

Klassisches DMS versus SharePoint – welche Unterschiede gibt es?

| Autor / Redakteur: Ulrich Gerke / Susanne Ehneß

Elektronische Archivierung

Im Funktionsbereich der Dokumentenablage/-verwaltung (Archivfunktion) unterscheidet sich ein klassisches DMS stark vom MS SharePoint. Archivspeichertreiber, zum Beispiel systemeigene Treiber für einmalbeschreibbare Speichersysteme, sind in den klassischen DMS-Lösungen fast immer vorhanden, im SharePoint-Umfeld muss hier erneut auf Drittlösungen zurückgegriffen werden. Hingegen bietet beim Thema Zugriffsschutz (eigene Rechteverwaltung, LDAP/ADS-Integration, Single-Sign-On, differenzierter Zugriffsschutz auf Bibliotheken und Dokumente) der SharePoint Server 2013 auch das, was klassische DMS-Lösungen ermöglichen.

Caching/Replikation, also zum Beispiel die Verteilung von DMS-Inhalten auf unterschiedliche Standorte mit zentraler/dezentraler Indexdatenverwaltung, ist eine häufig vorkommende Anforderung, die von manchen DMS-Produkten im Standard abgedeckt werden kann. Im SharePoint hingegen ist diese Funktionalität im Standard so nicht abbildbar oder verfügbar.

Verwaltungen mit verteilten Standorten und suboptimalen Netzanbindungen hätten also mit klassischen DMS-Lösungen, die diese Funktion unterstützen, eine technische Alternative zur wirtschaftlichen Erhöhung der Systemperformance, ohne gleich die Netzwerkinfrastruktur komplett zu verändern.

Im Hinblick auf die notwendige Definition von Lösch-, Transfer- und Auslagerungsfristen anhand von Aktenmodellen im Verwaltungsbereich hat der SharePoint Server relativ wenig im Standard zu bieten. Hingegen können hier auf Verwaltungen spezialisierte DMS-Lösungen direkt beim Import von Aktenplanmodellen (zum Beispiel dem Produktaktenplan, einem „abgespeckten“ KGSt oder Boorberg Aktenplan et cetera) Regeln für die Aufbewahrung und Auslagerungen von Dokumenten, bis hin zu ganzen elektronischen Akten, hinterlegen und einfach importieren sowie konfigurieren.

Basis-DMS-Funktionen

Im Bereich der DMS-Funktionen steht die Versionsverwaltung von Dokumenten im Vordergrund. Typische funktionale Anforderungen der Versionsverwaltung sind beispielsweise:

  • Check-Out, Check-In
  • Überarbeitungen in der Entstehungsphase von Dokumenten
  • Änderung/Ergänzung bereits archivierter Dokumente
  • Beibehalten der Ursprungsversion (Löschschutz)
  • Versions- und Änderungshistorie (wer, wann, was)
  • Automatische versus manuelle Versionsnummernvergabe
  • Nutzung vorgegebener oder individueller Nummernlogik (dezimal, alphanumerisch, Anzahl Versionsstufen)
  • Hauptversionen (öffentlich) versus Unterversionen (persönlich)
  • Versionierung von Indexdaten
  • (Abonnierbare) Benachrichtigung (zum Beispiel per Mail) nach Versionsänderung
  • Versionsschutz (Einfrieren eines Versionsstandes – schützt vor Überschreiben mit weiteren Versionen)
  • High-End-Anforderung: Versionierung kompletter Ordner bzw. Akten

Hier hat der MS SharePoint seine Stärken, insbesondere im Zusammenspiel mit MS Office 2013. Eine tiefe Integration in das Office-2013-Paket ermöglicht hier eine gute Benutzerergonomie und ein schnelles, effizientes Arbeiten.

Für Verwaltungen, die auf Open-Office-Büropakete setzten, ist eher ein klassisches DMS-Produkt die bessere Wahl: Dort gibt es Anbieter, die auch für alternative Office-Produkte Lösungsintegrationen sowohl für die direkte Dokumentenablage als auch -recherche, anbieten. Im SharePoint-Umfeld ist hier ein eher umständliches Dateihandling über den Windows-Explorer notwendig (also „Datei speichern unter“ und dann in die SharePoint-Bibliothek uploaden/ablegen). Aber das ist durchaus verständlich, denn der SharePoint ist auf das Zusammenspiel mit den hauseigenen Microsoft-Office-2013-Produkten getrimmt.

Im Mail-Umfeld (also Lotus Notes oder MS Outlook) sind vom integrativen Ansatz die klassischen DMS-Lösungen typischerweise gut aufgestellt. Integrationen in beide, heute noch im Verwaltungsbereich relevanten Mail-Systeme, sind häufig als Standardkomponenten bei den DMS-Produkten verfügbar. Insbesondere im Hinblick auf Lotus Notes bietet der SharePoint keine wirkliche integrative Standardlösung.

Das Finden von Informationen ist wohl eine der wichtigsten Vorteile eines DMS-Systems. Lesen Sie dazu mehr auf der nächsten Seite!

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