Dokumentenmanagement im Vergleich

Klassisches DMS versus SharePoint – welche Unterschiede gibt es?

| Autor / Redakteur: Ulrich Gerke / Susanne Ehneß

Langfristig planen

Funktionsspektrum eines modernen Dokumentenmanagement-Systems
Funktionsspektrum eines modernen Dokumentenmanagement-Systems (Quelle: Zöller & Partner)

Microsoft ist sich sehr wohl um den Stellenwert des SharePoint-Produkts am Markt bewusst und wird daher auch zukünftig neue Releases entwickeln und supporten. Der Fokus wird aber verstärkt auf „Yammer“ und Lösungen rund um „Office 365“ liegen. Wie und welche DMS-Funktionen im SharePoint-Produkt weiter ausgebaut beziehungsweise neu mit aufgenommen werden, bleibt dagegen etwas unscharf. Kann daher eine SharePoint-Lösung im Vergleich zu den klassischen DMS-Lösungen langfristig bestehen?

Diese Frage lässt sich wohl einfacher beantworten, wenn zumindest das wesentliche Verständnis dafür geschärft wird, was unter dem Begriff DMS und im weiteren Sinne ECM (Enterprise Content Management) verstanden wird und welche Funktionsbauteile diese Systeme beinhalten. Leider gibt es keinen festgelegten „normierten“ Mindestfunktionsumfang für ein DMS. Daher soll im Nachfolgenden erklärt werden, was unter dem allgemein in der DMS-Branche akzeptierten Funktionsumfang eines DMS verstanden wird und wie sich die klassischen DMS-Lösungen zum mittlerweile recht bekannten MS SharePoint Server 2013 abgrenzen.

Kernfunktionen einer modernen DMS-Lösung sind:

  • Dokumentenerfassung (Capture) für Papier und elektronische Dokumente inklusive eMail,
  • Ablageverwaltung/elektronische Archivierung,
  • DMS-Funktionen inklusive Versionierung,
  • Suchfunktionen inklusive Volltextsuche,
  • Dokumenten-Anzeige,
  • elektronische Aktenfunktionen,
  • elektronische Freigaben/Workflow.

Social Content/Collaboration ist ein Funktionsbereich, der immer wichtiger wird, aber bisher noch selten in der Standardfunktion eines klassischen DMS enthalten ist. Die hier aufgelisteten Funktionen sollten eigentlich typisch für ein DMS-Produkt sein. Aber jeder, der sich näher mit dem Thema beschäftigt hat, weiß, dass die zuvor genannten Funktionen nicht selbstverständlich im Standardumfang der zahlreichen am Markt verfügbaren DMS-Lösungen enthalten sind.

Daher ist es wichtig, dass die eigentlichen DMS-Anforderungen für geplante Umsetzungsprojekte möglichst umfassend identifiziert und beschrieben werden. Nur wenn die wesentlichen Aufgabenstellungen und Anforderungen im Vorfeld eines Projekts klar sind, kann auch das entsprechende Produkt zur Dokumentenverwaltung ausgewählt werden. Nun aber zum groben Vergleich der einzelnen Funktionsbereiche von klassischen DMS-Lösungen mit denen von MS SharePoint 2013.

Dokumentenerfassung ist eine der am wenigsten beachteten Funktionen, aber eine der wichtigsten Aufgaben im DMS-Projekt. Lesen Sie weiter!

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